Wenn der Kunde das Angebot bestätigt, muss das Angebot in einen Kundenauftrag umgewandelt werden. Dies kann mithilfe der Option „Auftrag aus Angebot erstellen“ entweder auf der Seite Verkaufsangebot oder auf der Seite Verkaufsangebote geschehen. Das Dialogfeld Auftrag aus Angebot erstellen wird zur Eingabe zusätzlicher Auftragsinformationen angezeigt. Es müssen Informationen eingegeben werden, wie Auftragstyp, Grund für die Annahme des Angebots,ob die Begründungen/Hinweise zur Annahme des Verkaufsangebot überschrieben werden sollen, gewünschtes Lieferdatum, ob der Kundenauftrag im Status Geplant oder Freigegeben erstellt werden soll und Mengen für Positionen mit Staffelpreisen. Diese Angaben sind obligatorisch. Optional kann auch die Vorkontierung angegeben werden.
Jede eingegebene Menge muss sich im Bereich der Staffelpreise befinden, d. h. die Eingabe von Mengen ohne Preisbestimmung ist nicht möglich. In diesem Fall müssen die Staffelpreise für die Position gelöscht werden, oder es muss eine neue Position ohne Staffelpreise erstellt werden.
Wenn ein zusätzlicher Rabatt im Angebotskopf eingegeben worden ist, wird der Rabatt automatisch auf den Kundenauftrag übertragen.
Das Verkaufsangebot wird dann abhängig vom Kundenauftragstyp entsprechend abgewickelt.
Es erfolgt entsprechend diesem Arbeitsablauf eine Kreditprüfung für den Auftrag. Zunächst wird geprüft, ob der Kredit für den Kunden gesperrt wurde. Dann wird der Wert aller ausstehenden Aufträge, die reserviert, aber noch nicht fakturiert, sind, summiert, so dass sie das Kreditlimit des Kunden nicht überschreiten. Wenn die Komponente IFS Rechnungswesen installiert ist, werden zusätzlich alle ausstehenden Rechnungsbeträge berücksichtigt. Wenn der Kreditrahmen überschritten wurde, wird der Kredit gesperrt. Der Kundenauftrag erhält den Status „Gesperrt“ und wird nicht weiter bearbeitet. Der Auftrag kann jedoch auf der Seite Kundenaufträge mit Kreditsperre freigeben/reservieren manuell freigegeben werden.
Wenn Zusatzkosten im Angebotskopf angegeben sind, die in den Kopf des Kundenauftrags übernommen werden, aber nicht alle Angebotspositionen in den Kundenauftrag übernommen wurden, wird eine Warnmeldung angezeigt. In diesem besonderen Fall muss der Anwender die Zusatzkosten kontrollieren.
Wenn irgendeine umzuwandelnde Position aus einem konfigurierten Artikel besteht, dessen Beschaffungscode auf Lagerauftrag gesetzt wurde, berücksichtigt das System außerdem die Option Zur Planung freigeben und deaktiviert die entsprechende Option Freigabe für Materialplanung für die Kundenauftragsposition.
Hinweis:
- Wenn der Kundenauftrag im Status Freigegeben erstellt wird, wird die Option Freigabe für Materialplanung aktiviert.
- Wenn der Kunde auf dem Verkaufsangebot Interessent ist, wandeln Sie Interessent in Kunde um, bevor Sie einen Kundenauftrag erstellen.
Wenn die Option Verkauf auf Sortimente beschränken aktiviert ist, ist der Kunde ausschließlich auf den Verkauf von Artikeln beschränkt, die mit den beschränkten Sortimenten verknüpft sind. Ein Kundenauftrag kann nicht erstellt werden, wenn für mindestens eine Verkaufsangebotsposition ein Artikel vorhanden ist, der nicht mit den eingeschränkten Sortimenten für den Kunden verknüpft ist. Sie können diese Option deaktivieren, wenn Sie diese Einschränkung auf Standortebene außer Kraft setzen möchten.
Das Verkaufsangebot muss freigegeben sein, d. h. den Status Freigegeben aufweisen.
Das Verkaufsangebot wird unter Verwendung aller verfügbaren Informationen im Kundenangebotskopf in einen regulären Kundenauftrag umgewandelt. Der Status des Verkaufsangebots wird auf Abgeschlossen aktualisiert. Der Kundenauftrag wird mit dem Status Geplant erstellt. Wurde die Erstellung des Kundenauftrags im Status Freigegeben gewählt, wird der Kundenauftrag dann automatisch freigegeben, was zu einem Status in Abhängigkeit vom Auftragstyp führt. Wenn die Vorkontierung angewendet wurde ist, wird er im Kundenauftragskopf und dessen Positionen abgerufen.
Alle außer den im Status Abgelehnt oder Abgeschlossen befindlichen Angebotspositionen generieren neue Kundenauftragspositionen, die den Status Freigegeben aufweisen. Der Status dieser Angebotspositionen wird auf KA erstellt gesetzt und erhält den gleichen Annahmegrund wie im Angebotskopf. In der Kundenauftragsposition wird ein Bezug zu der diese erzeugenden Angebotsposition gespeichert, und die zugehörige Kundenauftragsposition wird in der Angebotsposition gespeichert.
Das Verkaufsangebot wird nur in einen Kundenauftrag konvertiert, wenn alle eingegebene Mietangebotspositionen mit geplantem Mietstartdatum und geplantem Mietenddatum eingeben werden. Wenn bei mindestens einer Mietangebotsposition diese Information fehlt, wird die Konvertierung mit einem Fehler angehalten.