Die Verkaufsangebotsfunktion ist eine Vorstufe für einen Kundenauftrag. Mit ihr können Anfragen von Kunden und Interessenten bearbeitet werden.
Das Verkaufsangebot besteht wie der Kundenauftrag aus zwei Ebenen, einem Auftragskopf und mindestens einer Auftragsposition. Bei einem neuen Eintrag wird zuerst der Kopf „Verkaufsangebot“ eingegeben. Wenn in den Kopf gültige Daten eingegeben und gespeichert worden sind, nimmt dieser den Status „Geplant“ an. Der zweite Schritt bei einem neuen Eintrag ist die Eingabe der Positionen. Nach Eingabe einer Angebotsposition nimmt diese ebenfalls den Status „Geplant“ an. Der Status des Auftragskopfs ändert sich nicht, er bleibt „Geplant“.
In den Angebotspositionen werden die Artikel und Mengen eingegeben, die der Kunde bestellen möchte. Für jede Angebotsposition können außerdem folgende Daten eingegeben werden: gewünschtes Lieferdatum, geplantes Lieferdatum, Preise oder Staffelpreise, Rabatte usw. Die Eingabe der Menge ist nicht unbedingt erforderlich, stattdessen können Staffelpreise (verschiedene Preise für unterschiedliche Mengen) verwendet werden. Dies wird durch Auswählen der Angebotsposition und Auswählen des Befehls Staffelpreise und Eingabe der Staffelpreise ausgeführt (Staffelpreise für Vertriebsstückliste sind nicht möglich).
Ein geplantes Verkaufsangebot wird durch dessen Freigabe aktiviert. Der Status im Kopf wird von „Geplant“ auf „Freigegeben“ aktualisiert. Im Gegensatz zum Aktivieren eines Kundenauftrags wird das Angebot beim Aktivieren gesperrt. Sobald das Verkaufsangebot freigegeben wurde, kann es gedruckt und an den Kunden gesendet werden. In jedem Status kann jedoch ein Ausdruck des Verkaufsangebots in Auftrag gegeben werden. Der Ausdruck wird als „Vorläufig“ markiert, wenn weder der Angebotskopf noch eine seiner Positionen freigegeben worden ist. Wenn der Angebotskopf beim Drucken den Status „Freigegeben“ aufweist, wird im Angebot das Kontrollkästchen „Gedruckt“ aktiviert und das Angebotsdatum gespeichert.
Hinweis: Wenn ein bereits gedrucktes Angebot mit dem Status „Freigegeben“ geändert wird, ändert sich die Revisionsnummer, und der Status wechselt zu „Geändert“. Zudem wird der Indikator „Gedruckt“ deaktiviert. Durch das Ändern eines Angebots mit dem Status „Abgelehnt“ ändert sich die Revisionsnummer, und der Status wird auf „Geändert“ festgelegt, unabhängig vom Wert des Indikators „Gedruckt“. Ein geändertes Angebot muss erneut freigegeben werden. Es können auch einzelne Positionen freigegeben werden. Bei der Freigabe einzelner Positionen bleibt der Status des Kopfes unverändert. Bei jeder Änderung des Angebots und Erstellung einer neuen Revision werden die geänderten Daten in der Datenbank gespeichert und in der Registerkarte „Historie“ und in der Angebotspositionshistorie angezeigt.
Neueingaben und Änderungen zu den folgenden Daten generieren eine neue Revisionsnummer und neue Historiendaten:
Disponent
Gültig bis
Lieferbedingungen
Versandart
Zahlungsbedingung
Wunschliefertermin
Vertriebs-MA
Lieferadresse
Gebühren
Angebotsposition
Mengen
Preise
Beschaffungscode
Gewünschtes Lieferdatum
Lieferbedingungen
Versandart
Zugesagter Liefertermin
Rabatte
Staffelpreise
Lieferadresse
Wenn der Kunde das Angebot bestätigt, muss das Angebot in einen Kundenauftrag umgewandelt werden. Es müssen einige zusätzliche Bestellinformationen eingegeben werden, wie Auftragstyp, Grund für die Annahme des Angebots, gewünschtes Lieferdatum, ob der Kundenauftrag im Status „Geplant“ oder „Freigegeben“ erstellt werden soll und Mengen für Positionen mit Staffelpreisen. Der Status des Angebots wird auf „Geschlossen“ gesetzt, und der Grund für die Annahme wird im Angebot gespeichert. Der sich daraus ergebende Kundenauftrag wird dann in dem für den Auftragstyp vorgeschriebenen Auftragsbearbeitungsablauf abgewickelt.
Wenn der Kunde auf Ihr Angebot antwortet und eine negative Antwort gibt, können Sie das Angebot in „Verloren“ oder „Abgelehnt“ ändern. Wenn das Angebot abgelehnt wird, können Sie es ändern und erneut übermitteln. Ein Angebot kann jedoch nur auf Kopfebene abgelehnt werden. Wenn das Angebot als verloren gewertet wird, müssen Sie den Grund dafür eingeben und optional den Mitbewerber, an den es verloren wurde. Dabei wird der Status des Kopfs des Verkaufsangebots auf Geschlossen gesetzt, allen Angebotspositionen ohne eine Angabe zum Grund für Annahme/Verlust wird der gleiche Grund für den Verlust zugewiesen, und sie werden auf Abgelehnt gesetzt. Es können auch einzelne Auftragspositionen auf „Abgelehnt“ gesetzt werden. In diesem Fall bleibt der Status des Angebotskopfs unverändert. Es können jedoch nur die freigegebenen oder geänderten Positionen auf Verloren gesetzt werden.