Eingangspositionen mit einem Kontrollbedarf für die Quellposition stammen gewöhnlich von Bestellpositionen mit den folgenden Wareneingangsarten: Eingang in WE-Lager - WE-Kontrolle, Eingang in WE-Lager - Prüfung in Qualitätskontrolle oder Eingang in QK - Prüfung in Qualitätskontrolle. Der Status der Wareneingangsposition muss Zur Prüfung lauten, bevor Prüfergebnisse eingegeben werden können.
Liegt eine Eingangsposition mit einem bestandsgeführten Artikel und einer Prüfanforderung vor, müssen die Prüfergebnisse erfasst werden, bevor die Artikel zu einem Bestandslagerplatz transferiert werden können. Bei Eingangspositionen mit nicht bestandsgeführten Artikeln oder Artikeln ohne Nummer mit Prüfanforderung müssen die Prüfergebnisse erfasst werden, damit der Wareneingang abgeschlossen werden kann.
Die Menge, die im Wareneingangsprozess zu prüfen ist, kann direkt von der Wareneingangsart und dem Prüfcode oder vom Prüfplan und dem Prüfcode (wenn IFS/Qualitätssicherung verwendet wird) erhalten werden.
Bei Eingangspositionen mit einer Wareneingangsart, die eine Prüfung erfordert, ist die Festmenge entweder eine durch den Prüfcode vorgegebene Menge oder eine Menge, die auf der Basis eines Prozentsatzes vom Prüfcode errechnet wird. Der errechnete Wert kann manuell erhöht oder verringert werden.
Wenn IFS/Qualitätssicherung verwendet wird, ist die zu prüfende Menge, wie auf der Seite Eingang angegeben, betroffen. Wenn es erforderlich ist, eine Analyse zu erstellen (dies wird durch IFS/Qualitätssicherung kontrolliert), wird auf der Seite Eingang im Feld Prüfmenge anfänglich der höchste Stichprobenumfang, wie im aktiven Prüfplan angegeben, angezeigt. Immer wenn ein neuer Prüfplan mit dem Eingang verknüpft wird, wird die zu prüfende Menge gemäß dem höchsten Stichprobenumfang aktualisiert, so wie dies für diesen Prüfplan berechnet wurde. Dieser Wert kann manuell erhöht oder reduziert werden.
Die Prüfmenge kann aber auch beim Erfassen des Eingangs manuell eingegeben worden sein. Dies ist bei Eingangspositionen mit einer Wareneingangsart ohne Prüfanforderung der Fall. Eine solche Eingangsposition kann in der gleichen Weise bearbeitet werden wie eine Eingangsposition mit einer Wareneingangsart mit Prüfanforderung.
Im Allgemeinen wird die Prüfung entsprechend der Wareneingangsart durchgeführt, d. h.an einem Eingangslagerplatz oder einem Prüflagerplatz (Qualitätssicherung). Prüfergebnisse können allerdings immer aufgenommen werden, unabhängig davon, wo die betreffenden Artikel sich befinden, ob an einem Eingangslagerplatz, Prüfstandort oder Bestandslagerplatz.
Beispiel: Es liegt ein Eingang mit der Wareneingangsart "Eingang in Bestand" vor. Der Eingang kann eingegeben werden, und die Artikel werden zum Standardlagerplatz oder zum letzten Bestandslagerplatz transferiert. Dann ist es möglich, auf der Seite Eingang eine Prüfmenge anzugeben, die Artikel am jeweiligen Bestandslagerplatz zu prüfen und die Prüfergebnisse einzugeben. Bei diesem Beispiel ist es wichtig, zu beachten, dass die Artikel in keiner Weise gesperrt werden dürfen, bevor nicht die Prüfung durchgeführt und die Prüfergebnisse eingegeben wurden. Die Artikel können von jedem Anwender jederzeit bearbeitet werden. Um dies zu verhindern, müssen die Artikel an einen Prüf- oder Eingangslagerplatz zurück transferiert werden.
Die Komponente IFS/Qualitätssicherung bietet die Möglichkeit, Prüfpläne und Standards für Artikel, Lieferanten, Fertigungsprozesse und beliebige Kombinationen derselben zu definieren. Außerdem können Prüfungen beim Wareneingang und Analysen der Prüfergebnisse durchgeführt werden. Übersichtsformulare mit Standardschnittstellen können zur Eingabe von Produkten Dritter zu statistischen Zwecken verwendet werden. Hierbei ist zu beachten, dass diese Kontrollaktionen nicht mit Prüfcodes oder der Erfassung von Prüfergebnissen in IFS/Einkauf verknüpft sind. Die einzige Gemeinsamkeit ist, dass die Analyse in IFS/Qualitätssicherung ebenfalls in der Wareneingangsfunktion erstellt wird. Wird allerdings IFS/Qualitätssicherung benutzt, ist bereits eine Analyse erstellt worden, sind die betreffenden Artikel geprüft und sind die Ergebnisse in IFS/Qualitätssicherung erfasst worden, dann können diese Ergebnisse als Richtlinie bei der Erfassung der Prüfergebnisse in der Wareneingangsfunktion verwendet werden.
Sie können IFS/Qualitätssicherung als eine offene Option im Wareneingangsprozess beibehalten oder sie als einen wesentlichen Bestandteil des Wareneingangsprozesses machen. Dies hängt davon ab, wie die Basisdaten in IFS/Qualitätssicherung eingerichtet sind.
Prüfergebnisse werden für bestandsgeführte Artikel, nicht bestandsgeführte Artikel (Serviceartikel) und Artikel ohne Nummer erfasst. Dies muss immer dann erfolgen, wenn die Prüfmenge größer null (0) ist. Prüfergebnisse werden entweder über die Seite Inspektionsmanagement oder Eingang eingegeben, da beide Seiten zum gleichen Dialog führen. Prüfergebnisse können immer aufgenommen werden, unabhängig davon, wo sich die betreffenden Artikel befinden, ob an einem Eingangs-, Prüf- oder Bestandslagerplatz. Bei Bestandsartikeln müssen die Prüfergebnisse eingegeben werden, bevor die Artikel an einen Bestandslagerplatz verschoben werden. Bei Nicht-Bestandsartikeln oder Artikeln ohne Artikelnummer müssen die Prüfergebnisse eingegeben werden, damit der Eingang abgeschlossen werden kann. In den Feldern Zu prüfen in diesem Dialog wird die Anzahl der Artikel angezeigt, für die Prüfergebnisse einzugeben sind; die Menge wird sowohl in der Bezugsmaßeinheit als auch in der Bestandsmaßeinheit angezeigt. Die gleiche Menge wird in den Feldern Genehmigen vorgeschlagen. Dieser Wert kann erhöht oder reduziert werden. Wenn alle Artikel genehmigt wurden, den Wert bestätigen. Die Menge kann herabgesetzt und ein Teil der Gesamtmenge genehmigt werden.
Beim Erfassen von Prüfergebnissen wird die Zahl der Prüfungen jedes Mal erhöht (+1), wenn eine Prüfung durchgeführt wird. Dies geschieht zum Beispiel dann, wenn ein Anwender 10 Artikel aus einer Eingangsposition prüft und beschließt, einen Teil der Prüfergebnisse zu erfassen. Die Kombination aus geprüfter Menge und Anzahl der Prüfungen hilft bei der Festlegung von Prüfungen und Neu-Prüfungen für eine Eingangsposition.
Im Zusammenhang mit der Meldung der Prüfergebnisse können fehlerhafte Artikel mit oder ohne Gutschrift als Ausschuss gemeldet werden, zur Nacharbeit zurückgegeben oder zur Gutschrift zurückgegeben werden. Um die Eingabe der Prüfergebnisse abschließen zu können, muss die Summe der genehmigten Menge und der verschrotteten oder zurückgesandten Menge mit der Prüfmenge übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, ist eine teilweise Erfassung der Prüfergebnisse erfolgt.
Die als Ausschuss verzeichnete und zurückgesandte Menge wird normalerweise pro Ausschuss oder Rücksendegrund im Dialog Prüfergebnisse erfassen eingegeben. Hierbei stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:
Zurückweisungsgründe werden auf der Seite Ausschussursache eingegeben. Rückgabegründe werden auf der Seite Rücksendegründe eingegeben.
Nachdem die Rücksendung für Gutschriften oder Nacharbeiten eingegeben wurden, kann ein Lieferanten-Rücksendebericht gedruckt werden, der mit dem zurückzusendenden Artikel gesendet wird. Dies wird entweder auf der Seite Eingang mit dem Befehl Lieferantenrücksendungen drucken oder im Dialog Prüfergebnisse erfassen durch Aktivieren der Option Rückschein drucken und klicken auf OK durchgeführt. In beiden Fällen wird der Dialog Lieferantenrücksendungen drucken geöffnet.
Wenn Material als Ausschuss gemeldet wurde, können auch entsprechende Details in einen Lieferanten-Rücksendebericht aufgenommen werden. Dies kann auf der Registerkarte Eingang/Ausschuss oder im Dialog Ergebnis erfassen erfolgen, ähnlich wie beim Drucken von Rücksendeinformationen (s. oben).
Werden mehrere Eingangspositionen desselben Quellauftrags verschrottet oder zurückgesendet, wie zum Beispiel bei der Verschrottung oder Rücksendung von Artikeln mit Seriennummern, ist es zeitaufwendig, für jede Seriennummer eine neue Position anzulegen und die Rücksende- bzw. Zurückweisungsgründe zu erfassen. Stattdessen können Sie alle betreffenden Positionen auf der Registerkarte Eingang/Details auswählen und dann den Befehl WE-Positionen verschrott. oder WE-Positionen rückliefern klicken. Ein Dialogfeld wird geöffnet, in dem der Zurückweisungs- bzw. Rücksendegrund für alle ausgewählten Positionen gleichzeitig eingetragen werden kann. Bei Rücksendungen muss außerdem eine Rücksendeart (Rücksendung zur Gutschrift oder Rücksendung zur Nacharbeit) eingegeben werden. Für als Ausschuss gemeldete Artikel kann angegeben werden, ob sie zur Gutschrift oder ohne Gutschrift als Ausschuss gemeldet wurden. Schließlich wird der Dialog Prüfergebnisse erfassen mit den ausgewählten Positionen und deren Ausschussgrund/Rücksendegrund in der entsprechenden Registerkarte geöffnet. Versehentlich ausgewählte Positionen können gelöscht werden. Außerdem können Ausschussgrund und Ausschusstyp für eine einzelne Position geändert werden.
Sind Artikel aus irgendwelchen Gründen versehentlich als Ausschuss oder zur Rücksendung erfasst worden, kann dies rückgängig gemacht werden. Dies geschieht über unterschiedliche Seiten, je nachdem, ob der Artikel bestandsgeführt oder nicht bestandsgeführt ist. Artikel ohne Nummer werden auf der gleichen Seite bearbeitet wie nicht bestandsgeführte Artikel. Die Behandlung als Ausschuss oder Rücksendung kann auch nur für einen Teil der Gesamtmenge rückgängig gemacht werden.
Für Artikel, die zur Gutschrift zurückgesandt oder als Ausschuss gemeldet werden, kann eine Ersatzbestellung erstellt werden. Die Ersatzbestellung wird auf der Basis der zur Gutschrift vorgesehenen Menge erstellt. Der ursprüngliche zu ersetzende Fertigungsauftrag, bestimmt, ob eine Bestellung oder ein Umlagerungsauftrag erstellt werden soll.
Falls nichts anderes eingegeben wird, hat die neue Bestellung den gleichen Lieferanten und die gleiche Lieferantenvereinbarung wie die ursprüngliche Bestellung. Buchungen und möglicherweise vorhandene Lieferantenverträge werden angepasst, um doppelte Eingaben zu vermeiden. War die ursprüngliche Bestellung mit einem Bedarfstyp verknüpft, wie zum Beispiel einem Kundenauftrag oder einer Materialanforderung, wird diese Verknüpfung in die neue Bestellung übernommen. Die neue Bestellung hat den Status Geplant.
Ein neuer Umlagerungsauftrag kopiert die Daten vom ersetzten Umlagerungsauftrag. Der neue Umlagerungsauftrag hat den Status Geplant.
Artikel, die nicht geprüft wurden, veraltet sind oder bei einer Prüfung als fehlerhaft befunden wurden, können neu geprüft werden. Die Artikel können von einem Bestandslagerplatz zurück an einen Prüfstandort transferiert werden. Die Vorgehensweise bei der Erfassung von Ergebnissen bei Neuprüfungen ist die gleiche wie bei einer normalen Prüfung.
Sollen Artikel direkt nach dem Erfassen der Prüfergebnisse neu geprüft werden, muss eine neue Prüfmenge eingegeben werden.