Die Wareneingangsfunktion ist flexibel und ermöglicht es, auch dann Aktionen durchzuführen, wenn diese nicht geplant und/oder von Anfang an eingestellt waren. Die effizienteste Vorgehensweise ist es, eine der Wareneingangsarten zusammen mit Standardlagerplätzen zu benutzen, die an die Aktionen der Wareneingangsart angepasst sind.
In der Wareneingangsfunktion können folgende Aktionen ausgeführt werden:
Der Ablauf der Wareneingangsfunktion wird von folgenden Faktoren beeinflusst:
Wareneingangsarten können als Richtlinien für den Ablauf eines Vorgangs angesehen werden. Eine übliche Vorgehensweise ist es, eine Standard-Wareneingangsart und einen Prüfcode für das jeweilige Bezugsobjekt festzulegen.Diese Wareneingangsart und die jeweilige Prüfmenge werden dann als Standard angezeigt, wenn ein Bezugsauftrag eingegeben wird. Bestellungen erhalten die Standard-Wareneingangsart aus der Bestellposition.Die Wareneingangsart kann direkt in der Bestellposition oder bei der Registrierung des Wareneingangs geändert werden. Bei Verwendung einer Wareneingangsart mit Warenprüfung muss auch ein Prüfcode angegeben werden. Es ist zu beachten, dass beim Kauf von Bestandsartikeln Wareneingangsarten definiert werden können, wenn Datensätze für Lieferanten für Einkaufsartikel erstellt werden. Wenn keine andere Wareneingangsart angegeben wird, wird Eingang in WE-Lager als Standard angezeigt.
Versandaufträge mit dem Empfängertyp Standort erhalten die Standard-Wareneingangsart aus Standort/Versandverwaltung. Versandaufträge mit dem Empfängertyp Remote-Lager verwenden die folgende Reihenfolge, um eine Standard-Wareneingangsart zu finden:
Die Flexibilität der Wareneingangsfunktion ermöglicht auch die Durchführung von Aktionen, die nicht zur aktuellen Wareneingangsart gehören.
Beispiel: Bei einer Eingangsposition mit einem bestandsgeführten Einkaufsartikel und der WE-Art "Eingang in WE-Lager" (ohne Kontrollbedarf) können die Artikel zum Prüfstandort gebracht, geprüft und die Ergebnisse eingegeben werden. Danach können die Artikel wieder in den Bestandslagerplatz rückgeführt werden.
Die verfügbaren WE-Arten sind: Eingang in Bestand, Eingang in WE-Lager/Einlagerung, Eingang in WE-Lager, Eingang in WE-Lager/WE-Kontrolle, Eingang in WE-Lager/Prüfung in Qualitätskontrolle und Eingang in QK/Prüfung in Qualitätskontrolle.
| WE-Art | Bestandsartikel | Nicht bestandsgeführter Einkaufsartikel | Artikel ohne Nummer |
| Eingang in Bestand | Ja | Nein | Nein |
| Eingang in WE-Lager, Einlagerungen durchführen | Ja | Nein | Nein |
| Eingang in WE-Lager | Ja | Ja | Ja |
| Eingang WE-Lager, Prüfung in WE-Lager* | Ja | Ja | Ja |
| Eingang WE-Lager, Prüfung in QK* | Ja | Nein | Nein |
| Eingang in QK, Prüfung in QK* | Ja | Nein | Nein |
Die in der obigen Tabelle mit * gekennzeichneten Wareneingangsarten werden für Versandauftragseingänge nicht unterstützt.
Nach der WE-Registrierung gehen die Artikel direkt zum vorgesehenen Lagerplatz, z. B. in einen Entnahmelagerplatz. Sie können diese Wareneingangsart nicht verwenden, wenn in IFS/Qualitätssicherung "Analyse erforderlich" ausgewählt wurde. (Eine Wareneingangsart mit Prüfung wird für solche Fälle empfohlen.)
Nach der WE-Registrierung gehen die Artikel direkt zum Standardeingangslagerplatz und werden dann an den bestmöglichen verfügbaren Lagerplatz transferiert. Transportaufgaben werden erstellt, die den Transfer vom Eingangslagerplatz zu den bestmöglichen verfügbaren Lagerplätzen vorschlagen.
Nach der WE-Registrierung gehen die Artikel in ein WE-Lager. (Wird eine Bestellposition eingegeben, wird die WE-Art ?Eingang in WE-Lager? als Standard angezeigt, wenn nichts anderes für den jeweiligen Lieferanten und den betreffenden Einkaufsartikel vorgegeben wurde.) Anschließend müssen die Bestandsartikel und die bestandsgeführten Einkaufsartikel in einen Bestandslagerplatz transferiert werden, um den Wareneingang abzuschließen. Für nicht bestandsgeführte Einkaufsartikel und Artikel ohne Seriennummer ist der Wareneingang damit abgeschlossen.
Sie können diese Wareneingangsart nicht verwenden, wenn in IFS/Qualitätssicherung Kontrollpläne für Einkauf verwendet wird. (Es wird empfohlen, dass eine Wareneingangsart mit Prüfung für solche Fälle verwendet wird.)
Nach der WE-Registrierung gehen die Artikel in ein WE-Lager. Die Prüfung muss am Eingangslagerplatz durchgeführt werden. Dann können die Prüfergebnisse eingegeben und die Bestandsartikel und bestandsgeführten Einkaufsartikel in einen Lagerplatz transferiert werden. Für nicht bestandsgeführte Einkaufsartikel und Artikel ohne Seriennummer ist der Wareneingang damit abgeschlossen.
Nach der WE-Registrierung gehen die Artikel in ein WE-Lager. Dann die Artikel in einen Prüflagerplatz transferieren, prüfen und die Prüfergebnisse eingeben, bevor die Artikel in einen Lagerplatz transferiert werden.
Nach der WE-Registrierung gehen die Artikel direkt zum Prüflagerplatz. Die Artikel werden geprüft und die Prüfergebnisse eingegeben, bevor die Artikel in einen Lagerplatz transferiert werden.
Nach der Eingangsregistrierung und ggf. erforderlicher Inspektion (mit oder ohne Prüfstandort) müssen die Bestandsartikel an mindestens einen Bestandslagerplatz, z. B. einen Entnahmelagerplatz, transferiert werden. Nach dem Transfer an einen Bestandslagerplatz erhält die WE-Position mit Bestandsartikeln den Status ?Empfangen? und die WE-Bearbeitung ist abgeschlossen.
Für Artikel, bei denen "Einlagerung durchführen" aktiviert ist, wird der bestmögliche Standort gefunden, und die Artikel werden zu diesem Standort gebracht. Es werden Aufgaben zur Durchführung der Umlagerung erstellt.
In einigen Fällen besteht die Notwendigkeit, den Artikel beim Eingang am Eingangs- oder QK-Lagerplatz an einer Adresse zu empfangen und dann zu einer anderen Adresse zu transportieren, wo der endgültige Eingang erfolgen soll. Dies kann durch die Initiierung einer Umlagerung mit Versandauftrag für Artikel und Packmittel in der Eingangs- und QK-Lagerplatz erfolgen. Es wird ein Versandauftrag erstellt, der den Wareneingang als Bedarfscode und Referenz in der Versandauftragsposition enthält. Die ausgewählten Artikel oder Packmittel werden aus dem Wareneingang ausgeschlossen und nach Eingang des Versandauftrags am neuen Lagerplatz wieder in den Wareneingang aufgenommen.
Die unterschiedlichen Status einer Eingangsposition und der zugehörigen Bezugspositionen sind:
Bei der Eingangs- und Wareneingangsfunktion können drei Lagerplatzkategorien ausgewählt werden: Eingangslagerplätze, Prüfstandorte und Bestandslagerplätze. (Hinweis: Artikel ohne Nummer und nicht bestandsgeführte Einkaufsartikel haben keine Lagerplätze.)
Führt man eine Aktion durch, wie zum Beispiel das Erfassen eines Eingangs oder einen Transfer, sucht das System, entsprechend der für die WE-Art festgelegten Vorgehensweise, nach einem passenden Lagerplatz. Dabei gelten die im Folgenden beschriebenen Prioritäten. Hinweis: Ein Standardlagerplatz kann nicht an jedem Standort abgerufen werden.
Für Versandaufträge mit Empfängertyp ?Standort? und Bestellungen kann ein Eingangslagerplatz Folgendes sein:
Bei Versandaufträgen mit dem Empfängertyp ?Remote-Lager?:
Der Prüflagerplatz kann für Bestellungen einer der folgenden sein:
Ein Bestandslagerplatz kann für Versandaufträge mit Empfängertyp ?Standort? und Bestellungen einer der folgenden Werte sein:
Bei Versandaufträgen mit dem Empfängertyp ?Remote-Lager?:
Ein Los oder eine Charge ist eine bestimmte Menge an zusammen produzierten Artikeln, welche die gleichen Produktionsspezifikationen und -kosten haben. Jede Position ist eindeutig nummeriert, damit sie bis zum Produktionslauf zurückverfolgt werden kann. In IFS/Artikelkatalog können die Optionen "Chargenverfolgung", "Keine Chargenverfolgung" oder "Auftragsbasis" gewählt werden. Ist "Auftragsbasis" aktiviert, wird die Chargennummer bei der Erfassung des Eingangs automatisch generiert. Wurde ?Chargenverfolgung? gewählt, muss entweder bei der Erfassung des Eingangs oder später innerhalb der WE-Funktion eine Chargennummer eingegeben werden.
Der Eingang wird in verschiedenen Dialogfeldern durchgeführt, je nachdem, ob die Artikel in Serie abgewickelt werden und ob Seriennummern bei der Erfassung des Eingangs oder zu einem späteren Zeitpunkt vergeben werden. Wenn Artikel mit serieller Bearbeitung verwendet werden und die Vergabe der Seriennummern zurückgestellt wurde, muss der Eingang im Dialogfeld für Artikel ohne Seriennummer eingegeben werden.
Um Seriennummern angeben zu können, müssen die Seriennummernverfolgung bei Eingang und Ausgang sowie die Seriennummernverfolgung nach Lieferung im IFS/Artikelkatalog aktiviert worden sein. Wenn die Seriennummernverfolgung im Bestand aktiviert ist, dann muss auch die Seriennummernverfolgung bei Eingang und Ausgang aktiviert werden. Die Methode der Seriennummernvergabe, automatisch oder manuell, muss ebenfalls festgelegt werden. Seriennummern können reserviert werden, indem in der Bestellposition auf ?Serienreservierung? geklickt wird. Reservierte Seriennummern werden stets zuerst benutzt und bei der Erfassung des Eingangs automatisch angezeigt. Automatisch erzeugte Seriennummern werden automatisch angezeigt. Bei einer manuellen Angabe der Seriennummern auf Folge klicken und eine Reihenfolge von Nummern durch Hinzufügen von Präfixen und Suffixen (numerisch und alphanumerisch) erstellen. Bei aktiver Serienverfolgungsfunktion müssen die Seriennummern in jedem Fall während des Wareneingangs angegeben werden. Wenn der Artikel über Seriennummernverfolgung verfügt, besitzt er im Bestand und über seinen gesamten Lebenszyklus eine Seriennummer. Wenn der Artikel über Seriennummernverfolgung bei Eingang und Ausgang, aber nicht über Seriennummernverfolgung im Bestand verfügt, dann wird der Artikel im Bestand keine Seriennummer haben.
Der Wareneingang kann an beliebiger Stelle während der Bearbeitung storniert werden; so ist es möglich, den gesamten Vorgang nochmals mit der Eingabe des Eingangs des Bezugsauftrags zu beginnen. Dies ist allerdings nicht mehr möglich, wenn dem Wareneingang eine Rechnung zugeordnet wurde, wenn Artikel verschrottet oder zurückgesendet wurden oder wenn die Verknüpfung zwischen Eingangsposition und Lagerplatz nicht mehr besteht. (Hinweis: Bei einer Eingangsposition mit einer bestimmten Menge an Ausschuss oder zurückgesandter Artikel kann letzteres rückgängig gemacht und dann der Wareneingang storniert werden.)
Wird ein Wareneingang storniert, wechselt der Status auf Storniert. Die Bezugsposition wird automatisch geöffnet, und der Status wird auf Bestätigt für die Bestellposition und auf In Bearbeitung für die Versandauftragsposition zurückgesetzt. Werden alle Eingangspositionen einer Bestellung storniert, wird sogar der Status im Kopf der Bestellung auf Bestätigt zurückgesetzt.
Wenn ein Versandauftrag verwendet wird oder wurde, um gekaufte Artikel zwischen verschiedenen Eingangs- und QK-Lagerplätzen umzulagern, d. h. eine Versandauftragsposition mit Bedarfscode ?Wareneingang?, dann kann weder der Einkaufs- noch der Versandauftragseingang storniert werden.
Die Bezugsposition wird automatisch geschlossen, wenn alle dieser Bezugspositionen entsprechenden Eingangspositionen den Status Eingegangen haben. Außerdem hat die Bestellposition den Status Eingegangen, wenn die eingegangene Menge der Bestellposition innerhalb der vorgegebenen Abschlusstoleranz liegt. Dies setzt voraus, dass die Funktion "Automatischer Auftragsabschluss" aktiviert wurde. Die Bezugsposition wird geschlossen, und ihr Status wird in Abgeschlossen geändert.
Eine Bestellposition muss eventuell manuell geschlossen werden, wenn zum Beispiel festgestellt wird, dass der Lieferant nicht die gesamte Bestellmenge liefern kann oder wenn der automatische Auftragsabschluss nicht aktiviert ist. Schließen Sie die Bestellposition, indem Sie auf ?Status? und dann im unteren Teil der Seite auf Abschließen klicken.
Der Prüfcode gibt an, dass die eingegangenen Artikel geprüft werden müssen. Eine Bestellposition, die eine Eingangsposition mit Prüfanforderung enthält, hat ebenfalls einen Prüfcode. Der Prüfcode in der WE-Position kann nicht geändert werden. Die Prüfmenge hingegen kann bei Bedarf im entsprechenden Feld geändert werden. Muss die WE-Position nicht geprüft werden, kann trotzdem eine Prüfmenge angegeben werden.
Bei einer Lieferung mit Bestellpositionen, die eine WE-Art mit Prüfanforderung enthalten, wird die zu prüfende Menge errechnet oder durch den Prüfcode angegeben. Andererseits können diese Prüfcodes auch in Prüfplänen verwendet werden, die der Reihe nach während des Wareneingangsprozesses verwendet werden können. Prüfcodes können auch den Stichprobenumfang der empfangenen Artikel, die geprüft werden sollen, bestimmen. Der Prüfcode kann sowohl ein Prozentsatz als auch eine feste Menge sein. Gibt der Prüfcode allerdings eine bestimmte Prüfmenge vor, zum Beispiel 5 Stück, beträgt die Bestellmenge aber nur 2 Stück, verringert das System die vorgegebene Prüfmenge auf 2 Stück. In einem Meldungsfenster wird der Anwender über diese Änderung informiert.
Die S/Z-Nummer (Sonderfreigabe/Zurückweisung) gibt an, dass bestimmte Artikel in irgendeiner Weise nicht gebrauchsfähig sind, d. h. sie weisen Abweichungen auf oder wurden zurückgewiesen usw. Ein bestimmter Lagerplatz kann nur die gleichen Artikel enthalten, diese weisen jedoch unterschiedliche S/Z-Nummern auf. Diese Nummer wird zur Verfolgung oder Auswahl benutzt und kann auch zusammen mit der Verfügbarkeitskontrolle verwendet werden.
Eine S/Z-Nummer kann beim Erfassen des Eingangs in der Eingangsposition angegeben werden. Dann kann eine bestehende S/Z-Nummer aktualisiert oder eine oder mehrere neue Nummern für eine Eingangsposition in der Wareneingangsfunktion angegeben werden. Im Zusammenhang mit dieser Aktion können neue Barcode-Etiketten gedruckt werden.
Eine S/Z-Nummer kann für Artikel angegeben werden, die sich an bestimmten Lagerplatztypen (Entnahmelager, Beistelllager, Fertigungsstraße) befinden. Dies gilt auch für die Lagerplatzarten Wareneingang und Qualitätssicherung.
Das Gültigkeitsenddatum bestimmt die Dauer der Lagerung eines Artikels. Normalerweise wird dieses Datum bei der Erfassung des Eingangs über die Einstellungen "Haltbarkeit/Tage" und "Haltbarkeit/Wochen" für den Bestandsartikel errechnet. Ein Gültigkeitsablaufdatum kann aber auch manuell für eine bestimmte Eingangsposition über die Auswahl "Gültigkeitsablaufdatum festsetzen..." im Menü "Funktionen" in der Wareneingangsfunktion festgelegt werden. Unabhängig davon, auf welche Art und Weise das Datum festgelegt wurde, kann es jederzeit über die vorgenannten Schritte geändert werden.
Es ist sehr zu empfehlen, das Gültigkeitsenddatum in Verbindung mit Serien- oder Chargennummern zu verwenden. Ist dies nicht der Fall, gilt das Gültigkeitsenddatum für alle Artikel mit der gleichen Artikelnummer am jeweiligen Lagerplatz; wird das Gültigkeitsenddatum in einer Eingangsposition geändert, ändert sich das Datum für alle Artikel mit dieser Artikelnummer am jeweiligen Lagerplatz. Liegen allerdings nur eine Artikelnummer, aber unterschiedliche S/Z-Nummern an einem bestimmten Lagerplatz vor, müssen lediglich die Artikel mit der gleichen S/Z-Nummer auch das gleiche Gültigkeitsenddatum haben.
Barcode-Etiketten können gedruckt werden, wenn der Eingang des Bezugsauftrags eingegeben wird. Zu den Daten, die auf dem Barcode-Etikett für Artikel gedruckt werden, gehören: Artikelnummer, Chargennummer, S/Z-Nummer, Verpackungsgröße, Seriennummer, technische Änderungsstufe und Barcode. Das System nimmt die Zuordnung der Barcode-ID nach dem Zufallsprinzip vor.
Wenn Barcode-Etiketten für Artikel ausgedruckt werden, erscheint ein Dialog, in dem die Anzahl der Kopien und die Standard-Verpackungsgröße eingegeben werden kann. Die Standard-Verpackungsgröße wird entweder automatisch angezeigt oder muss angegeben werden. Dies hängt davon ab, ob für den Lieferanten des betreffenden Einkaufsartikels ein Wert für die Standardgröße von Packstücken eingegeben wurde. Die Menge an Barcode-Etiketten, die ausgedruckt werden sollen, wird ausgehend von der Standardgröße des Packstücks errechnet. Beispiel: Der Lieferant liefert die Artikel immer in Packstücken von 10 Artikeln. Die Wareneingangsposition umfasst eine Auftragsmenge von 50 Artikeln. Bei Eingabe des Werts 10 in dieses Feld berechnet das System, wie viele Barcodelabels gedruckt werden müssen. In diesem Beispiel werden 5 Barcode-Etiketten ausgedruckt. Wenn Seriennummernverfolgung verwendet wird, muss die Standard-Verpackungsgröße Eins (1) sein; im vorliegenden Beispiel werden 50 Barcode-Etiketten ausgedruckt, wenn die Artikel in Serie abgewickelt werden.
Barcode-Etiketten können mehrfach ausgedruckt werden. Für Artikel wird bei jedem neuen Drucken der Barcode-Etiketten eine Barcode-ID zugewiesen.
Sind Barcode-Etiketten für die Eingangsposition gedruckt worden und muss die S/Z-Nummer geändert werden, dann muss angegeben werden, welche spezifische Barcode-ID geändert werden soll. Außerdem muss angegeben werden, ob das Barcode-Etikett nach der Änderung neu gedruckt werden soll.
Funktionen von IFS/Qualitätssicherung können verwendet werden, um den Wareneingangsprozess zu verbessern. Wird IFS/Qualitätssicherung benutzt und ist bereits eine Analyse erstellt, sind die betreffenden Artikel geprüft und die Ergebnisse in dieser Komponente erfasst worden, dann können diese Ergebnisse als Richtlinie bei der Erfassung der Prüfergebnisse in der Wareneingangsfunktion verwendet werden.
Sie können entweder die Verwendung von IFS/Qualitätssicherung in der Wareneingangsfunktion als eine offene Option beibehalten oder sie als einen wesentlichen Bestandteil des Wareneingangsprozesses machen. Dies hängt davon ab, wie die Basisdaten in IFS/Qualitätssicherung eingerichtet sind:
Die Menge, die im Wareneingangsprozess zu prüfen ist, kann direkt von der Wareneingangsart und dem Prüfcode oder vom Prüfplan und dem Prüfcode (wenn IFS/Qualitätssicherung verwendet wird) erhalten werden, und basiert auf der verfügbaren Menge nach der Rückgabe oder nach dem Ausschuss.
Der Übergangspunkt für das Eigentum entscheidet, ob Artikel, die in einem Eingangs- oder Prüflagerplatz empfangen werden, als Firmeneigentum oder als Lieferanteneigentum behandelt werden. Wenn die Liste Übergangspunkt/Eigentum auf der Registerkarte Firma/Lieferketten-Informationen/Lagerverwaltung auf ?Eingang in WE-Lager? gesetzt wird, sind Artikel, die in einen Eingangs- oder Prüflagerplatz empfangen werden, Firmeneigentum. Es werden also Bestandsbuchungen beim Empfang in einem Eingangs- oder Prüflagerplatz erstellt.
Falls die Liste Übergangspunkt/Eigentum auf ?Eingang in Bestand? gesetzt wird, sind Artikel, die in einen Eingangs- oder Prüflagerplatz empfangen werden, Lieferanteneigentum, bis sie an einen Bestandslagerplatz verschoben werden, z. B. Entnahme, Beistelllager, Versand. Da solche Bestandsbuchungen erst erstellt werden, wenn die Artikel in einen Bestandslagerplatz verschoben werden, haben diese Artikel keine Auswirkungen auf den Bestandswert oder die Bestandsartikel-Statistiken. Mengen dieser Artikel in Eingangs- oder Qualitätssicherungslagerplätzen sind in den Ansichten für Beschaffung/Bedarf enthalten, damit keine Mehrfachlieferungen für einen Bedarf erstellt werden. Eingänge in Eingangs- oder Qualitätssicherungslagerplätzen sind in der Bestandsberechnung der Beschaffungskosten enthalten.
Die Option Preisdiff. bei Ankunft buchen auf der Registerkarte Firma/Lieferketten-Informationen/Lagerverwaltung entscheidet, ob Preisdifferenzen bei der Bestellungsanlieferung oder beim Abgleich von Rechnungen berechnet und aufgestellt werden sollen. Wenn diese Option aktiviert ist, werden Preisunterschiede sowohl bei der Bestellungsanlieferung gegen den Bestellpreis als auch später bei der Rechnungsprüfung gegen den Rechnungspreis verbucht.