Die IFS/Mängelprotokollverwaltung umfasst Mängelprotokolle und Mängelprotokollelemente. Mängelprotokolle enthalten Listen für:
In einem Mängelprotokoll werden mehrere Mängelelemente gruppiert, um ihre Verfolgung, Zuordnung und Prüfung zu vereinfachen. Das Projekt, die Firma und die Anlage, auf die das Mängelprotokoll Anwendung findet, können definiert werden.
Mängelelemente stellen die Arbeiten dar, die für die Fertigmeldung oder Abnahme des Projekts oder Vertrags abgeschlossen oder korrigiert werden müssen, z. B. „Gerätekalibrierungsfehler“, „Lackierarbeiten abschließen“ oder „Fehlendes Kabel“. Ein Mängelelement kann bei Bedarf einem Objekt, einem Aufgabenpaket und einem übergeordneten System zugeordnet werden. Die Möglichkeit zum Hinzufügen mehrerer Mängelelemente ermöglicht es, die Arbeit in überschaubare Teile aufzuteilen und mehreren Mitarbeitern zuzuordnen. Die Abarbeitung der Elementliste kann intern oder extern erfolgen. Es ist möglich, eine Prüfanforderung zu erstellen; diese Prüfungen können intern oder extern erfolgen. Es ist möglich, ein Mängelelement mehrmals zu prüfen, bevor es genehmigt wird.
Wenn ein Mängelprotokoll zum ersten Mal gespeichert wird, erhält es den Status Vorläufig. Eine Änderung des Status in Festgelegt ist nur möglich, wenn mindestens ein Mängelelement mit diesem Status erfasst worden ist. Der Status kann danach nicht wieder in Vorläufig geändert werden, jedoch können Mängelelemente so lange hinzugefügt und entfernt werden, bis das Mängelprotokoll auf den Status Genehmigt festgelegt worden ist. Nachdem alle Mängelelemente abgenommen worden sind, kann das Mängelprotokoll auf den Status Abgeschlossen festgelegt werden.
Es ist möglich, den Verlauf für Datensätze für Mängelelemente zu verfolgen. Historiendatensätze werden entweder automatisch auf Grundlage von Maßnahmen erstellt, die für das Mängelelement vorgenommen werden, oder sie können manuell eingegeben werden. Historienbeschreibungen und Notizen dienen zur Speicherung von weiteren Informationen, selbst für automatisch erstellte Datensätze.