Zum Angebotsprozess gehört das Einziehen von Informationen von potentiellen Lieferanten, wie der Projektbedarf befriedigt werden kann. Der Hauptaufwand besteht in der Verwaltung von Angebotsanfragen und Geboten von ausgewählten Lieferanten zur Ermittlung einer optimalen Basis für die geplanten Kosten des Projekts.
Alle Artikel, sonstige Leistungen und Serviceleistungen können bereits zu einem frühen Zeitpunkt in die Angebotsliste/Projekt eingegeben werden. Die Projektangebotsliste ist die Liste der zu beschaffenden Artikel des Projekts, für die Angebote von Lieferanten erforderlich sind. Diese Angebote werden oftmals vor der Genehmigung des Projekts benötigt. Die Angebotsliste/Projekt kann zu einer Angebotsanfrage im Modul Einkauf führen. Die Angebotsliste/Projekt kann Folgendes nach sich ziehen:
- einem Vertrag für einen Artikel von einem bevorzugten Lieferanten oder zu
- einer Bestellung für sonstige Leistungen führen.
Ein Bericht mit Komponentenspezifizierungen (Ergänzung/Angebotsanforderung zu Projekt) kann als Zusatz zur Angebotsliste/Projekt an alle Lieferanten gesendet werden.
Wenn sich Lieferdaten, Mengen, Eigenschaften oder Dokumente für eine der Positionen in der Angebotsliste ändern, kann diese noch mit den neuen Informationen aktualisiert werden. Wenn die Angebotsliste/Projekt bereits an die Lieferanten gesendet wurde, ist für Änderungen eine neue Version der Angebotsliste erforderlich.
Wenn ein Vertrag (für bestandsbasierte oder nicht im Bestand befindliche Einkaufsartikel) oder eine Bestellung (für eine Serviceleistung) genehmigt wird, wird der Lieferantenpreis in der Angebotsliste/Projekt automatisch aktualisiert. Anhand dieses Preises können geplante Material- oder sonstige Kosten unter Projektmaterial und -service/Bedarf/Sonst. Artikel, Projektmaterial und -service/Bedarf/Sonst. Artikel ohne Artikelnummer aktualisiert werden, wenn der Befehl Geplante Kosten aktualisieren ausgeführt wird.
Die folgenden Daten können geändert werden, nachdem die Angebotsanfrage erstellt oder freigegeben wurde: Info, Vertrag/Max. Menge, Bestellmenge, Gewünschter Liefertermin, Vertragsgültigkeit/Beginn und Vertragsgültigkeit/Ende.