Projektvorkontierung
Diese Funktion dient zur Verfolgung der im Verlauf eines Projekts anfallenden Kosten. Dabei wird ein Standardkontierschema entworfen, dessen Buchungselemente in IFS/Buchungsregeln definiert sind. Dieses Kontierschema wird in IFS Rechnungswesen zum Vorkontieren eines Projekts verwendet.
Die Vorkontierung kann auf Projekt- und Unterprojektstufen angewendet werden. Soll für alle Unterprojekte in einem Projektknoten dasselbe Kontierschema verwendet werden, muss im Feld Unterprojekt ein Sternchen (*) eingegeben werden. Es kann auch eine Hierarchie festgelegt werden, bei der das Kontierschema zum Projekt durch ein Alternativschema für das Unterprojekt ersetzt wird.
Bei verknüpften Objekten wird bei der Vorkontierung das Kontierschema des ersten Unterprojekts oder, falls ein solches Schema nicht vorhanden ist, das Kontierschema des Projekts von *2 in *4 eingefügt. Firmen und alternative Buchungselemente müssen zuvor in IFS Rechnungswesen erfasst werden. Danach können die gewünschten Werte für die Buchungselemente eingegeben und ein eigenes Kontierschema aufgebaut werden, das für die Vorkontierung des Projekts und/oder Unterprojekts verwendet werden kann. Alle mit einem Projekt verknüpften Objekte nutzen diese projektspezifischen Kontierschemata.
Beispiel für eine Vorkontierung: Die ausgewählte Projektdimension weist immer eine Projekt auf. In diesem Fall wird die Dimension ?F? verwendet. Die Angabe einer weiteren Position im Fenster ?Vorkontierung/Projekt? (Unterprojekt und Wert), beispielsweise Dimension ?G?, bewirkt Folgendes: Beim Erstellen und Verknüpfen einer Bestellung mit einer Aktivität für das betreffende Unterprojekt ergibt sich folgende Vorkontierung:
| Code B | Code C .. Code E | Projekt | Code G | Code H .. Code J |
| M01 (Konto) | Nicht verwendet | P1 | 6 | Nicht verwendet |
- Projekt in der Projektdimension ? Gemäß der Tabelle lautet das Projekt P1.
- Angegebener Wert in der Dimension ?G? ? Dieser Wert, der in Buchungsregeln erfasst wurde, kann beispielsweise ein Abteilungscode von 1 bis 10 sein. Gemäß der Tabelle gehört die Bestellung zu Abteilung 6.
- Weitere Werte, die sich aus dem Buchungstyp ergeben ? Mindestens ein Wert, der das zu verwendende Konto angibt, wird hier eingesetzt. Gemäß der Tabelle lautet das Konto "M01", d. h., ein Konto für Bestellungen.
Welche Spalten als "Konto", "Projektdimension" und "Dimension" verwendet werden, wird in IFS/Buchungsregeln definiert.
Workflow
Erstellen: Vorkontierungsdaten werden in Projektbasisdaten/ Vorkontierung - Firma eingefügt. Alle eingefügten Daten, mit Ausnahme der Projekt- und Unterprojekt-ID, können später geändert werden.
Ändern: Vorkontierungsdaten können während des laufenden Projekts bearbeitet werden. Änderungen an diesen Daten wirken sich auf die Ergebnisse in IFS Rechnungswesen aus.
Entfernen: Vor dem Löschen eines Kontierschemas muss geprüft werden, ob die hiervon betroffenen Daten in IFS/Rechnungswesen nicht mehr benötigt werden. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass das Kontierschema nicht von einem aktiven Projekt verwendet wird.