Umfassendes Projektmanagement erfordert die Inbetriebnahme von Projektbudget- und -Prognoseversionen, die parallel zur Projektausführung ausgeführt werden können. Es erlaubt eine statische Ansicht eines Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt und ermöglicht Prognosen von diesem Punkt aus. Die Budgetierungs- und Prognosemöglichkeiten, die durch Tools wie die EAC Workbench erweitert werden, sorgen für eine höhere Genauigkeit, eine bessere Entscheidungsfindung und eine größere Transparenz während des gesamten Projektlebenszyklus. Durch die kontinuierliche Aktualisierung von Prognosen auf der Grundlage von Echtzeitdaten können Firmen eine präzisere Finanzplanung vornehmen, bessere Entscheidungen treffen und für Transparenz und Rechenschaftspflicht sorgen.
IFS Projektbudgetierung und Projektprognose bietet die folgenden Möglichkeiten:
Die Erstellung eines Projektbudgets beginnt in der Regel mit der Erstellung einer Prognose der erwarteten Projektkosten und -einnahmen, dabei werden Projektschätzungen in die Budgetpositionen einfließen. In der frühen Phase der Projektdefinition ist der Umfang oft noch nicht sehr detailliert, so dass das vorläufige Budget auf einer hohen Ebene, etwa der Projektebene, festgelegt wird. Sobald mehr Details zur Verfügung stehen, kann das Budget entsprechend angepasst werden. Ein erster Budgetplan enthält zumindest die Kosten-/Erlöselemente und die entsprechenden Beträge.
Budget-/Vorhersagepositionen stellen die erwarteten Kosten-/Erlösbeträge dar, unabhängig davon, wann diese Beträge voraussichtlich anfallen werden. Um festzustellen, wann sich Kosten oder Einnahmen auf das Projekt auswirken, ist es möglich, diese Beträge auf die einzelnen Abrechnungsperioden zu verteilen - ein empfohlenes, aber optionales Verfahren. Die Verteilung der Beträge kann manuell oder mit benutzerdefinierten Verteilungsprofilen vorgenommen werden.
Der angepasste ETC-Betrag und der zugesagte Betrag werden auf die Abrechnungsperioden zwischen dem Start- und Enddatum der Prognoseposition verteilt. Bei der Verteilung mit einem Profil ist es möglich, entweder das in der Budget-/Prognoseposition definierte Profil zu verwenden oder es durch ein anderes Profil zu überschreiben. ETC kann nur für den Artikel verteilt werden, der nicht mit einer Ressourcenprognose oder einem Änderungsauftrag verbunden ist. Die gebundenen Kosten können nur verteilt werden, wenn die zugehörigen Kostenarten für die Verteilung freigegeben sind. Der Stichtag in der Projektbudget-/Vorhersageversion muss mit einem bestehenden Buchhaltungszeitraum für die Projektfirma übereinstimmen.
Sobald in eine Budget-/Vorhersageposition die erforderlichen Informationen eingegeben wurden, wird sie von der verantwortlichen Person überprüft und bestätigt, indem ihr Status auf Bestätigt gesetzt wird. Nachdem alle Positionen geprüft und bestätigt wurden, wird der gesamte Budgetplan von dem Finanzverantwortlichen überprüft.
Anschließend durchläuft die Prognose ein optionales Genehmigungsverfahren. Dies kann schnell erledigt werden, indem der Prognoseinhaber die Prognose direkt genehmigt, oder mithilfe eines vordefinierten Genehmigungsablaufs, wo Einzelpersonen und Rollen die Prognose parallel und/oder nacheinander genehmigen können. Sobald alle Schritte des Genehmigungsverfahrens abgeschlossen sind, wird die Prognose auf Genehmigt gesetzt.
Wenn für die genehmigte Prognose geplant ist, sie als Budget festzulegen, kann die für die Prognose verantwortliche Person die genehmigte Prognose als das aktive Budget festlegen. Da es nur ein aktives Budget zu einer Zeit geben kann, wird jedes Budget, das als aktives Budget festgelegt ist, durch das neue aktive Budget ersetzt.
Nachdem ein Budget als aktives Budget festgelegt wird, kann es optional zur Steuerung der Projektbeschaffungstransaktionen anhand des Projektbudgets verwendet werden. Alle Projektbeschaffungstransaktionen werden anhand der übrigen Budgetbeträge geprüft, basierend auf den Budgetkontrollregeln. Diese Regeln stellen sicher, dass die Kosten die veranschlagten Beträge und Schwellenwerte nicht überschreiten. Es sollte nicht möglich sein, Geld auszugeben, wenn die Regeln so aufgestellt sind, dass Ausgaben verhindert werden, wenn nicht genügend Mittel zur Verfügung stehen. Diese proaktive Maßnahme verhindert, dass Benutzer Prozesse ausführen, die dazu führen würden, dass externe Kosten auf das Projekt gebucht werden und das Budget übersteigen.
Während der gesamten Projektdurchführung sind regelmäßige Budgetüberprüfungen und Prognosesimulationen erforderlich. Diese Überprüfungen können zu vordefinierten Zeiten geplant oder ad-hoc auf der Grundlage von Projektänderungen durchgeführt werden. Neue Prognosen können auf der Grundlage früherer Prognosen oder von Grund auf neu erstellt werden, wobei vorhandene Projektkosten- und -erlösinformationen zu einem bestimmten Zeitpunkt durch Erstellung und Verknüpfung einer Momentaufnahme einbezogen werden.
Eine Prognose durchläuft ein ähnliches Verfahren wie der Budgetplan, d. h., die Prognosepositionen werden überprüft, bestätigt und die Prognose wird genehmigt.
Die Bewertung der ETC (Estimate to Complete) und EAC (Estimate at Completion) beinhaltet die Erstellung neuer Prognosen und die Nutzung von Echtzeitdaten zum Projektfortschritt. Dazu gehören die angefallenen Kosten, die durchgeführten Arbeiten und die verbleibenden Aktivitäten und Aufgaben.
Die Aktualisierung des ETC kann erfolgen, wenn sich der Arbeitsumfang ändert, wenn neue Informationen über den Projektfortschritt oder die Effizienz verfügbar werden oder in regelmäßigen Abständen auf der Grundlage von Projektüberprüfungszyklen oder Meilensteinen. Ebenso muss EAC möglicherweise aktualisiert werden, wenn die tatsächlichen Kosten erheblich von der Prognose abweichen, nachdem ETC aktualisiert wurden, um die neuen geschätzten Gesamtkosten widerzuspiegeln, oder wenn sich die Projektannahmen oder die externen Bedingungen, welche die Kosten beeinflussen, ändern.
Die Momentaufnahme bietet eine statische Ansicht des Projektstatus, die sich auf einen Zeitpunkt bezieht, der als Abgrenzungsdatum bekannt ist. Sie erfasst alle Projektaktivitäten und die damit verbundenen Objekte mit ihren gemeldeten Kosten/Erlösen und dem Fortschritt. Wenn eine Verbindung zu einer Prognose oder einer EAC Workbench besteht, kann der Abgleich der Momentaufnahmen die ETC- oder EAC-Werte je nach Einstellung automatisch aktualisieren, um sicherzustellen, dass die aktuellen Projektdaten in den Prognosen berücksichtigt werden.
Die Funktion ETC zuordnen ermöglicht die Zuweisung von ETC-Werten (Budget/Prognose) von einer Ebene zur anderen oder zwischen Zweigen einer Struktur. Dies gewährleistet die Kontrolle und den Vergleich auf der richtigen Ebene, mit der Möglichkeit, Notizen zu jedem Schritt hinzuzufügen. Wenn eine Budgetplanung und Prognose mit mehreren Währungen und/oder eine Projektwährung verwendet werden, kann der Währungscode zwischen den Quell- und die Zielpositionen geändert werden, wobei entweder die Basiswährung für Budgetierung und Prognose oder die Projektwährung als Grundlage dient.
Die EAC Workbench kann in diesem Prozess eingesetzt werden und bietet eine strukturierte und effiziente Methode zur Vorhersage und Erstellung von EAC-Werten für Kosten und Erlöse. Sie integriert systemgenerierte und vom Benutzer eingegebene Daten, führt Berechnungen auf der Grundlage des aktiven Budgets des Projekts durch und ruft Kosten und Erlöse über Momentaufnahmen ab, um genaue und zuverlässige Daten zu gewährleisten.
Es ist möglich, eine Ressourcenprognose zu einer Budget-/Prognoseversion zu verknüpfen. Bei der Verknüpfung einer Ressourcenprognose, wird die Spalte ETC verbunden der Liste der Projekt-Prognosepositionen hinzugefügt. Wenn an einer Ressourcenprognose eine Änderung erfolgt ist, nachdem diese mit einem Projektbudget oder einer Prognose verknüpft wurde, können Sie das Projektbudget oder die Prognosen mit diesem neuen geänderten Betrag aktualisieren, indem Sie den Befehl Aktualisieren verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Spalte ETC verbunden in den Projektprognosepositionen für die Ressourcenprognose neu berechnet wird.
Änderungen werden verwaltet, indem Prognosen für Änderungsaufträge mit einer Budget-/Prognoseversion verknüpft werden. Wenn eine Änderungsauftragsprognose für einen Vertrag verknüpft ist, wird die Spalte ETC/Vertragsänderungsauftrag der Liste der Projektprognosepositionen hinzugefügt. Wenn eine Änderung in der Änderungsauftragsprognose vorgenommen wurde, nachdem sie mit einem Projektbudget/einer Vorhersage oder einer EAC Workbench verbunden wurde, können Sie das Projektbudget/Prognose oder die EAC Workbench mit diesem neuen geänderten Betrag aktualisieren, indem Sie den Befehl Aktualisieren verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Spalte ETC-Änderungsauftragin den Projektprognosepositionen für die Änderungsauftragsprognose für einen Vertrag erneut berechnet.
Regelmäßige Überwachung und Abweichungsanalyse sind für ein effizientes Budgetmanagement unerlässlich. Regelmäßige Überprüfungen beinhalten die Durchführung regelmäßiger Check-Ins, um die Projektleistung im Vergleich zum Budget zu bewerten, Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten zu analysieren, die Ursachen zu ermitteln und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Den Beteiligten werden detaillierte Berichte vorgelegt, in denen der aktuelle Finanzstatus des Projekts, etwaige Abweichungen vom Plan und vorgeschlagene Anpassungen zur Einhaltung des Plans dargelegt werden.