Integration in Microsoft Projekt

Die Installationsanleitung für die Microsoft Project Integration finden Sie in der technischen Dokumentation von IFS Cloud/ IFS Project Integration to Microsoft Project (PRJMSP)/ Installation.

Informationen zu Fehlerprotokollen finden Sie in der technischen Dokumentation von IFS Cloud/ IFS Project Integration to Microsoft Project (PRJMSP)/ Fehlerprotokolle.

Eine Anleitung für die Ersteinstellungen in Microsoft Project finden Sie in der technischen Dokumentation von IFS Cloud/ IFS Project Integration to Microsoft Project (PRJMSP)/ Microsoft Project Settings.

Einführung

Microsoft Project wird häufig zusammen mit IFS Project für Planungszwecke verwendet. Die Integration mit Microsoft Project ermöglicht es, Informationen zwischen IFS/Projekt und Microsoft Project auszutauschen.

Die Integration mit Microsoft Project ist eine Zwei-Wege-Integration. Dies bedeutet, dass ein IFS-Projektinformationen zu Microsoft Project übertragen werden kann, und ebenso können Informationen in einer Microsoft Project-Datei zu IFS/Projekt übertragen werden.

Es wird empfohlen, den Geschäftsablauf mit der Erstellung eines Projektdatensatzes und der erforderlichen Ressourcengruppen in IFS zu beginnen. Der Export eines Projektdatensatzes in Microsoft Project nach IFS als neuer Projektdatensatz wird nicht unterstützt.

Andere Informationen wie Projektstrukturplan mit relevanten Informationen in Aktivitäten, Abhängigkeiten und Einschränkungen sowie Ressourcenzuweisungen werden zwischen IFS und Microsoft Project übertragen.

Dieses Dokument bietet eine Übersicht über die Integration zwischen Microsoft Project und IFS/Projekt.

Mit IFS Cloud verbinden

Zum Austausch von Informationen zwischen IFS Project und Microsoft Project auszutauschen, muss eine Verknüpfung zwischen der IFS Cloud-Umgebung und Microsoft Project hergestellt werden. Die Verknüpfung kann hergestellt werden, indem der Link zur IFS Cloud-Umgebung im Dialogfeld ?Mit IFS verbinden? in Microsoft Project angegeben wird. Sobald die Verknüpfung hergestellt ist, können Sie sich bei IFS Cloud anmelden, indem Sie den Benutzernamen und das Passwort eingeben.

Import – Datenübernahme in Microsoft Project aus IFS Cloud

Importoptionen

Unterprojektstruktur:

Wenn das Kontrollkästchen ?Unterprojektstruktur? aktiviert wurde, wird der Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) in IFS importiert und die nächste Stufe der Kontrollkästchen (Ressourcenzuordnung, Engpässe und Abhängigkeiten) wird aktiviert.

Ohne Aktivierung wird der WBS nicht importiert und die unteren Ebene der Kontrollkästchen wird deaktiviert.

Abhängigkeiten:

Wenn ein IFS-Projekt mit aktiviertem Kontrollkästchen ?Abhängigkeiten? importiert wird, werden alle auf der Microsoft Project-Seite verfügbaren Abhängigkeiten entfernt, und die in IFS verfügbaren Abhängigkeiten werden eingefügt.

Ähnlich wird vorgegangen, wenn das Kontrollkästchen Abhängigkeiten nicht aktiviert wird, dann werden keine Abhängigkeiten importiert und bereits vorhandene auf der Microsoft Project-Seite bleiben bestehen.

Engpässe:

Wenn ein IFS-Projekt mit aktiviertem Kontrollkästchen ?Engpässe? importiert wird, werden alle auf der Microsoft Project-Seite vorhandenen Engpässe (einschließlich automatisch von Microsoft Project zugefügter Engpässe) entfernt. Es werden nur solche Engpässe eingefügt, die im IFS-Projekt enthalten sind.

Ähnlich wird vorgegangen, wenn das Kontrollkästchen ?Engpässe? nicht aktiviert wurde. Dann werden keine Engpässe importiert und alle auf der Microsoft Project-Seite vorhandenen Engpässe (einschließlich automatisch aus Microsoft Project hinzugefügter) bleiben bestehen.

Projektressourcen:

Wenn das IFS Projekt mit dem aktivierten Kontrollkästchen ?Projektressourcen? importiert wird und der angemeldete Anwender Zugriff auf die Firma des Projekts hat, werden alle Ressourcen der Projektfirma, die als ?Im Projekt verwendet? markiert sind, in Microsoft Project importiert. Änderungen in IFS Ressourcen werden auch importiert, aber gelöschte Ressourcen in IFS werden nicht in Microsoft Project entfernt.

Wenn ein IFS-Projekt mit deaktiviertem Kontrollkästchen ?Projektressourcen? importiert wird, werden keine Ressourcen in Microsoft Project eingefügt, geändert oder entfernt.

Wenn das Kontrollkästchen ?Projektressourcen? nicht aktiviert und das Kontrollkästchen ?Ressourcenzuordnung? aktiviert wurde, werden nur Ressourcen, die mit dem Projekt über eine Ressourcen-Zuordnung verknüpft sind, in Microsoft Project importiert.

Arbeitsvorg. Ressource:

Wenn ein IFS-Projekt mit aktiviertem Kontrollkästchen ?Ressourcenzuordnung? importiert wird, werden alle im IFS-Projekt verfügbaren Datensätze zur Ressourcenplanung in Microsoft Project importiert. Änderungen oder Löschungen in den bereits importierten Datensätzen zur Ressourcenplanung in IFS werden beim Reimport aktualisiert.

Ohne Aktivierung werden keine Datensätze zur Ressourcenplanung beim Import in Microsoft Project eingefügt, geändert oder entfernt.

Hinweis: Wenn mehrere Ressourcenmerkmale für das Projekt in IFS aktiviert wurden, wird die Übertragung von Ressourcenzuordnungsdaten nicht durch die Integration unterstützt.

Einschl. Ist-Stunden Ressource:

Dieses Kontrollkästchen wird nur dann aktiviert, wenn das Kontrollkästchen ?Ressourcenzuordnung? aktiviert wurde. Bei Aktivierung werden alle rückgemeldeten Stunden für eine Ressource in IFS in die Spalte ?Tatsächliche Arbeit? in Microsoft Project importiert.

Wenn das Projekt ohne Aktivieren dieses Kontrollkästchens importiert wird, wird die Spalte ?Tatsächliche Arbeit? gelöscht und mit Nullen belegt.

Sonstige Informationen über Importprozess

In Microsoft Project werden Unterprojekte dadurch identifiziert, dass das Feld "Aktivitäts-ID? leer ist.

Eine Aktivität gehört immer zu einem Unterprojekt und wird entsprechend eingerückt unter dem Unterprojekt angezeigt.

Unterprojekte werden entsprechend ihrer Verschachtelungstiefe in der Unterprojektstruktur in IFS/Projekt eingerückt angezeigt.

Nachfolgend sind die Bedeutungen der Importkommentare aufgeführt, die importierte Aufgaben begleiten:

?Neu? bedeutet, dass die Aufgabe während des letzten Imports erstellt wurde.
?Aktualisiert? bedeutet, dass die Aufgabe aktualisiert wurde, wobei alle Engpässe zur Aufgabe eingehalten wurden.
Weitere Meldungen geben an, welche Engpässe nicht eingehalten wurden und welche Auswirkungen dies auf die Aufgabe hatte.

Alle Importkommentare werden bei jedem Import eines Projekts aktualisiert.

Wenn Sie das Projekt durch Export/Import ständig aktualisieren möchten, sollten Sie nach dem ersten Import keine Unterprojekte oder Vorgänge innerhalb des Projektstrukturplans verschieben. Wenn Sie eine Aktivität von einem Unterprojekt in ein anderes im Projekt in IFS/Projekt verschieben, wird diese beim Import nicht als dieselbe Aktivität in Microsoft Project erkannt.

Während eines Imports werden IFS Früh. Start und Frühestes Ende in der Microsoft Project-Datei für alle Aktivitäten so eingestellt, wie die Daten für den frühesten Start und das früheste Ende in IFS/Projekt. Die Dauer in Tagen wird nach dem Standardkalender in Microsoft Project berechnet.

Feldzuordnung im importierten Projekt

Die folgenden Projektinformationsfelder werden aktualisiert:

IFS/Projekt	Microsoft Project
Projektdefinition - Geplanter Start	Projektinformationen: Starttermin
Projektdefinition - Geplantes Ende	Projektinformationen: Endtermin

Weitere Informationen über Termine:

Wenn das Projekt zur Terminierung ab dem Projektstartdatum konfiguriert ist (in ?Projektinformation?) in Microsoft Project, wird als MSP-Projektstartdatum das früheste Startdatum der frühesten Aktivität in dem zu importierenden IFS-Projekt zugewiesen.
Wenn das IFS-Projekt keine Aktivitäten besitzt, wird als Projektstartdatum in Microsoft Project das geplante Startdatum in ?Definition - Projekte? zugewiesen, sofern dieses Feld einen Wert enthält. Wenn das Projekt keine Aktivitäten besitzt und für das geplante Startdatum kein Wert festgelegt wurde, wird das aktuelle Datum als Projektstartdatum in Microsoft Projekt verwendet.
Wenn das Projekt zur Terminierung ab dem Projektenddatum (in ?Projektinformation?) in Microsoft Project konfiguriert ist, wird als MSP-Projektenddatum das früheste Enddatum der spätesten Aktivität in dem zu importierenden IFS-Projekt zugewiesen.
Wenn das IFS-Projekt keine Aktivitäten besitzt, wird als Projektenddatum in Microsoft Project das geplante Enddatum in ?Definition - Projekte? zugewiesen, sofern dieses Feld einen Wert enthält. Wenn das IFS-Projekt keine Aktivitäten besitzt und für das geplante Startdatum kein Wert festgelegt wurde, wird das aktuelle Datum als Projektstartdatum in Microsoft Project verwendet.

Die folgenden Aufgabenfelder werden aktualisiert.

IFS/Projekt	Feldnamen in Microsoft Project	Feldnamen in Microsoft Project nach Anpassungen
Ressourcengruppe/Ressourcen-ID	Initialen	Initialen
Bez./Ressourcengruppe	Bez./Ressource	Bez./Ressource
Ressourcengruppe/Ressourcenkategorie	Gruppe	Gruppe
Ressourcengruppe/ Projektbezogene Kosten/ Gültigkeitszeitraum Wenn dort kein Wert definiert ist, dann Ressourcengruppe/ Allgemeine Kosten/ Allgemeine Ressourcenkosten/ Gültigkeitszeitraum Hinweis: Es werden mehrere Datensätze importiert.	Kosten A (Standard): Gültigkeitsdatum	Kosten A (Standard): Gültigkeitsdatum
Ressourcengruppe/ Allgemeine Kosten/ Kosten	Standardstundensatz	Standardstundensatz
Ressourcentyp	Ressourcen Text1	Ressourcentyp
Bezeichnung (Aktivität) / Bezeichnung (Unterprojekt)	Bez./Aufgabe	Bezeichnung
Unterprojekt-ID (Aktivität)	Aufg.Zusammenfg/Name	Aufg.Zusammenfg/Name
ID/Unterprojekt	Aufgabe Text1	ID/Unterprojekt
Aktivitäts-ID	Aufgabe Text2	Aktivitäts-ID
	Aufgabe Text4	Import Kommentare
Projekt-ID	Aufgabe Text5
Zuständig (Aktivität)	Aufgabe Text6	Verantwortlicher
Status (Aktivität)	Aufgabe Text7	Status (Aktivität)
Aktivitätsfolge	Aufgabe Text11
Geschätzte Gesamtkosten für die Aktivität	Aufgabe Number1	IFS Geschätzte Kosten
Geschätzte Gesamtstunden für die Aktivität	Aufgabe Number4	IFS Geschätzte Stunden
Geplante Gesamtstunden für die Aktivität	Aufgabe Number5	IFS Geplante Stunden
Geplante Gesamtkosten für die Aktivität	Aufgabe Number6	IFS Geplante Kosten
Verwendete Gesamtstunden für die Aktivität	Aufgabe Number7	IFS Stunden Ist
Verwendete Gesamtkosten für die Aktivität	Aufgabe Number8	IFS Kosten Ist
Arbeitstage/Gesamt	Aufgabe Dauer	Dauer
Frühester Start (Aktivität)	Aufgabe Start	IFS Früh. Start
Frühestes Aktivitätsende	Aufgabe Ende	IFS Früh. Ende
Tatsächlicher Start (Aktivität)	Aufgabe Tatsächl. Start	Aufgabe Tatsächl. Start
Tatsächliches Ende (Aktivität)	Aufgabe Tats. Ende	Aufgabe Tats. Ende
Berechn. Kostenfortschr. Aktivität	% Aufgabe abgeschlossen	Fortschritt
Aktivitätshinweise in Projekt	Hinweise	Hinweise
Projektaktivität Ressource/Geplante Stunden	Ressourcenarbeit	Ressourcenverwendung: Arbeit
Einschränkungstyp	Aufgabeninformationen: Engpasstyp	Aufgabeninformationen: Engpasstyp
Einschränkungsdatum	Aufgabeninformationen: Engpassdatum	Aufgabeninformationen: Engpassdatum
Nachfolger/Vorgänger	Vorgänger	Vorgänger
Abhängigkeitstyp zwischen Nachfolger/Vorgänger	Vorgänger-Typ	Vorgänger-Typ
Verzögerung Nachfolger/Vorgänger	Verzögerung Vorgänger	Verzögerung Vorgänger
Aktivitätsbasisstart	Basisstart	Basisstart
Aktivitätsbasisende	Basisende	Basisende

Export – Datenübernahme in IFS Cloud aus Microsoft Project

Für IFS/Projekt werden die folgenden Informationen erstellt oder aktualisiert. (Das Microsoft Project muss berechnet werden, falls der Start- oder Endtermin in den Projektinformationen geändert wird.)

Microsoft Project	IFS/Projekt
Projektinformationen – Starttermin	Projektdefinition – Geplanter Start
Projektinformationen – Endtermin	Projektdefinition – Geplantes Ende

Bei neuen Unterprojekten werden die folgenden Informationen erstellt:

Vorgangsdaten in Microsoft Projekt	IFS/Projekt - Unterprojektinformationen
Unterprojekt-ID, 10 Zeichen	ID/Unterprojekt
Beschreibung, 35 Zeichen	Bez./Unterprojekt

Bei vorhandenen Aktivitäten werden die folgenden Informationen aktualisiert:

Vorgangsdaten in Microsoft Projekt	IFS/Projekt - Aktivitätsdaten
IFS Früh. Start Hinweis: Wenn die IFS-Aktivität über ein tatsächliches Startdatum verfügt, wird das früheste Startdatum beim Exportieren nicht aktualisiert.	Bez./Aktivität
IFS Früh. Start Hinweis: Wenn die IFS-Aktivität über ein tatsächliches Startdatum verfügt, wird das früheste Startdatum beim Exportieren nicht aktualisiert.	Frühester Start (Aktivität)
IFS Früh. Ende Hinweis: Wenn die IFS-Aktivität über ein tatsächliches Enddatum verfügt, wird das früheste Enddatum beim Exportieren nicht aktualisiert.	Frühestes Aktivitätsende
Spätester Start Hinweis: Wenn die IFS-Aktivität über ein tatsächliches Startdatum verfügt, wird das späteste Startdatum beim Exportieren nicht aktualisiert.	Spätester Start (Aktivität)
Spät. Ende Hinweis: Wenn die IFS-Aktivität über ein tatsächliches Enddatum verfügt, wird das späteste Enddatum beim Exportieren nicht aktualisiert.	Spätestes Ende (Aktivität)
Freier Puffer	Freier Puffer (Aktivität)
Gesamtpuffer	Gesamtpuffer/Aktivität
Hinweise	Hinweise

Bei neuen Aktivitäten werden die folgenden Informationen erstellt:

Vorgangsdaten in Microsoft Projekt	IFS/Projekt - Aktivitätsdaten
Aktivitäts-ID	Aktivitäts-ID
Aufgabe Text1 (Unterprojekt-ID, 10 Zeichen)	Unterprojekt-ID (Aktivität)
Bezeichnung Aufgabe (Beschreibung, 200 Zeichen)	Bez./Aktivität
IFS Früh. Start	Frühester Start (Aktivität)
IFS Früh. Ende	Frühestes Aktivitätsende
Spätester Start	Spätester Start (Aktivität)
Spät. Ende	Spätestes Ende (Aktivität)
Freier Puffer	Freier Puffer (Aktivität)
Gesamtpuffer	Gesamtpuffer/Aktivität
Hinweise	Hinweise

Hinweis: Beim Übertragen der Daten von Microsoft Project nach IFS werden keine Ist-Datumswerte durch die Integration übergeben.

Bei neuen Ressourcen werden die folgenden Informationen erstellt:

Ressourceninformationen in Microsoft Project	IFS-Projekt - Ressourcendetails
Initialen	Ressourcengruppe/Ressourcen-ID
Bez./Ressource	Bez./Ressourcengruppe
	Ressourcengruppenfirma, wird automatisch auf die Firma des Projekts eingestellt. Terminplankapazität und Kapazitätsberechnungsbasis werden auf ?Unbegrenzte Kapazität? bzw. ?Personen? festgelegt.

Hinweis: Um durch einen MSP-Export nach IFS neue Ressourcengruppen zu erstellen, muss ein gültiger Ressourcentyp im Feld ?Ressourcen Text1? in Microsoft Project eingegeben werden.

Angaben zur Kosten und Kapazitäten werden nicht an IFS gesendet. Es wird empfohlen, dass Ressourcendaten normalerweise in IFS erstellt und in Microsoft Project importiert werden, anstatt umgekehrt.

Informationen über Ressourcen, die Aktivitäten, Engpässen und Abhängigkeiten zugeordnet sind, werden erstellt oder aktualisiert:

Microsoft Project	IFS/Projekt
Ressourcenverwendung: Arbeit	Ressourcen/geplant für die Aktivität in IFS/Projekt
Aufgabeninformationen: Engpasstyp	Einschränkungstyp
Aufgabeninformationen: Engpassdatum	Einschränkungsdatum
Vorgänger	Nachfolger/Vorgänger
Vorgänger-Typ	Abhängigkeitstyp
Verzögerung Vorgänger	Rückstand

Hinweis: Wenn mehrere Ressourcenmerkmale für das Projekt in IFS aktiviert wurden, wird die Übertragung von Ressourcenzuordnungsdaten nicht durch die Integration unterstützt.

Infolge der Übertragung von Microsoft Project werden Aktivitäten und Unterprojekte, die nur in IFS/Projekt vorhanden sind (Unterprojekte und Aktivitäten, die in Microsoft Project gelöscht wurden), nicht gelöscht. Diese Unterprojekte und Aktivitäten müssen manuell in IFS/Projekt gelöscht werden.

Der Vorgangsstatus in Microsoft Project (Aktiv/Inaktiv) wird bei der Übertragung von Daten in beide Richtungen ignoriert. Daher werden alle Vorgänge in Microsoft Project durch die Integration übertragen, ungeachtet des Status des Vorgangs. Für eine erfolgreiche Integration ist es empfehlenswert, Aufgaben mit dem Status ?Aktiv? zu übertragen. Der Versuch, ?inaktive? Vorgangsinformationen in Microsoft Project durch den Importprozess zu aktualisieren, führt zu einem Integrationsfehler.