Projektbudgetierung und -prognose sind für jede projektbasierte Organisation unerlässlich. Die EAC Workbench verbessert diese Prozesse, indem sie eine strukturierte und effiziente Methode zur Vorhersage und Erstellung von „Schätzung bei Fertigstellung“ (EAC)-Werten sowohl für Kosten als auch für Erträge bietet. Dieses Tool stellt sicher, dass Projektmanager fundierte Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten treffen können.
Die EAC Workbench integriert nahtlos sowohl systemgenerierte als auch vom Anwender eingegebene Daten. Sie führt Berechnungen sowohl für kosten- als auch für erlösbezogene EAC-Werte durch, wobei das aktive Projektbudget zum Zeitpunkt der Erstellung der Projektprognose als Grundlage für die Berechnungen verwendet wird, und zwar in der für das Projekt definierten Basiswährung.
Darüber hinaus ruft die EAC Workbench Kosten und Erlöse über Momentaufnahmen ab, einschließlich geplanter, zugesagter, verwendeter und tatsächlicher Daten bis zum Stichtag, sodass kein manueller Abgleich mehr erforderlich ist. Sie verknüpft auch Vertragsänderungsaufträge (Variationen) mit der Prognose, um sicherzustellen, dass sowohl vereinbarte als auch nicht vereinbarte Änderungen berücksichtigt werden.
Dieses Dokument besteht aus drei Abschnitten:
Die Funktion Budgetumbuchung ermöglicht die Umverteilung des Budgetbetrags zwischen Prognosepositionen innerhalb derselben Prognose. Wichtig ist, dass bei dieser Neuverteilung der Gesamtwert des aktiven Budgets für das gesamte Projekt unverändert bleibt, um so finanzielle Konsistenz sicherzustellen.
Budgetwerte können ganz oder teilweise zwischen Prognosepositionen verschoben werden. Sie können aus einer Liste von Budgetübertragungsgründen auswählen und zu Dokumentationszwecken Kommentare zu jeder Übertragung hinzufügen. Nach der Übertragung werden die übertragenen Beträge für jede Prognoseposition in der Spalte Budgetübertragung angezeigt. Außerdem werden die Werte für Angepasstes Budget/Diese Prognose, Ungeplante Kosten/Erlös, EAC und ETC (Schätzung bis Erledigung) für jede Prognoseposition aktualisiert. Die Historie aller Budgetübertragungen kann auf der Seite Budgetübertragungsdetails eingesehen werden.
Mit der Funktion Geschätzte Budgetänderung können Sie künftige voraussichtliche Änderungen im aktiven Budget berücksichtigen, indem Sie Anpassungen in eine Prognoseposition eingeben. Sie können sowohl positive als auch negative geschätzte Budgetänderungen eingeben, um Kostensteigerungen und -senkungen zu berücksichtigen. Zu einer bestimmten Prognoseposition können mehrere Änderungen hinzugefügt werden, und für eine klare Kommunikation und Nachvollziehbarkeit können Kommentare hinzugefügt werden.
Die geschätzten Budgetänderungen wirken sich auf den Wert Angepasstes Budget für diese Prognose aus, während das aktive Budget des Projekts intakt bleibt. Dies gibt einen klaren Überblick über die finanziellen Anpassungen. Der geschätzte Betrag der Budgetänderung wird in der Spalte Geschätzte Budgetänderung angezeigt. Zusätzlich werden die Werte für Geschätztes zukünftiges Bestellobligo, Ungeplante Kosten/Erlös, EAC und ETC für die ausgewählte Prognoseposition neu berechnet.
Die Funktion Geschätztes zukünftiges Bestellobligo ermöglicht es Ihnen, unsichere zukünftige Verpflichtungen (wie z. B. unvorhergesehene Ereignisse oder erwartete Tarifanpassungen) zu berücksichtigen. Sie kann auch für die Prognose sonstiger Arbeiten verwendet werden, die nicht unter die anderen Kategorien fallen.
Die Anpassungswerte der geschätzten zukünftige Bestellobligo können positiv oder negativ sein. Darüber hinaus können mehrere Anpassungen an einer bestimmten Prognoseposition vorgenommen werden, wobei die Möglichkeit besteht, Kommentare zu jeder Anpassung hinzuzufügen. Diese Funktion unterstützt auch die Verknüpfung von Unterverträgen oder Verkaufsverträgen mit den Anpassungen.
Infolgedessen werden die Werte für Anpassung des geschätzten zukünftigen Bestellobligos und Geschätztes zukünftiges Bestellobligo aktualisiert. Darüber hinaus werden die EAC- und ETC-Werte auf der Grundlage der Anpassungen neu berechnet.
Es können Werte für Vertragsänderungsaufträge (VÄA) verwendet werden, um EAC-Werte genauer vorhersagen zu können. Vertragsänderungsaufträge können ungeachtet ihres Status mit einer für ein bestimmtes Projekt erstellten EAC Workbench verknüpft werden.
Der Status der VÄA-Werte wird im Assistenten Änderungsauftrag verwalten angezeigt. Wenn die VÄA-Vereinbarung bereits im Untervertrag oder Verkaufsvertrag aktualisiert wurde, wird sie bei der Berechnung über Kosten/Geplant oder Erlös/Geplant berücksichtigt, die durch eine Momentaufnahme erfasst werden. Falls nicht, können die VÄA-Werte über Änderungsauftragsverknüpfungen verwalten abgerufen werden.
Wenn VÄA sowohl mit dem Budget, das mit der Projektprognose verknüpft ist, als auch mit der Prognose selbst verknüpft sind, werden sie automatisch von der Prognose getrennt, wenn die EAC Workbench auf In Bearbeitung gesetzt wird, um eine Duplizierung der VÄA-Werte zu vermeiden. Das Kennzeichen Änderungsauftrag im Budget enthaltenauf der Registerkarte Prognoseverknüpfungen verwalten zeigt an, ob ein VÄA mit dem Budget verbunden ist. Das Kennzeichen basiert auf den letzten Budgetwerten für die Prognose. Wenn also in der EAC Workbench die Option Budget geändert auf Ja gesetzt ist, müssen Änderungsaufträge möglicherweise vom Benutzer manuell verbunden/entkoppelt werden.
Bei der Erstellung einer Projektprognose wird automatisch eine EAC Workbench verknüpft und zunächst auf den Status Erstellt gesetzt. Dieser Status zeigt an, dass die Arbeit noch nicht begonnen hat. Die EAC Workbench ist in diesem Status schreibgeschützt. Die EAC Workbench kann auch automatisch auf den Status Wird ausgeführt gesetzt werden, wenn dieser für den Prognosetyp definiert wurde.
Die EAC Workbench muss sich im Status Wird ausgeführt befinden, um die Berechnung zu starten. Die EAC Workbench kann nur dann auf „Wird ausgeführt“ gesetzt werden, wenn sich die verknüpfte Projektprognose im Status Vorläufig befindet. In diesem Status wird die verknüpfte Projektprognose schreibgeschützt, um während der Berechnung die Datenintegrität zu gewährleisten.
Wenn sich die Budgetwerte für eine Prognose geändert haben, entweder aufgrund einer Änderung des bestehenden aktiven Budgets (bei Verwendung einer Prognoseart mit der Budgetkontrollmethode Kumulierte Nettoänderung) oder aufgrund einer Änderung der Budgetversion und/oder des Kennzeichens Aktives Budget anzeigen in der Projektprognose, können die Budgetwerte in der EAC Workbench aktualisiert werden. Das Kennzeichen Budget geändert zeigt an, ob das Budget aktualisiert wurde, und der Befehl Budgetwerte aktualisieren kann verwendet werden, um die in den Berechnungen verwendeten Werte des aktiven Budgets zu aktualisieren. Diese Aktualisierung kann nur durchgeführt werden, bevor die EAC Workbench auf den Status In Bearbeitung gesetzt wird und während sich die Projektprognose im Status Vorläufig befindet.
Nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor, indem Sie die verschiedenen Funktionen der EAC Workbench nutzen (wie Budgetübertragungen und geschätzte Budgetänderungen), die eine Feinabstimmung der Budgetwerte für jede Prognoseposition durchführen, was zu einer Aktualisierung des Werts Angepasstes Budget für diese Prognose führt. Wenn keine Budgetübertragungen oder geschätzten Budgetänderungen vorgenommen werden, bleibt der Wert Angepasstes Budget/Diese Prognose identisch mit dem aktiven Budget.
Mit der Funktion Geschätztes zukünftiges Bestellobligo ist es auch möglich, unsichere, erwartete zukünftige Verpflichtungen (wie z. B. Unvorhergesehenes oder erwartete Tarifanpassungen) zu berücksichtigen. Darüber hinaus können Vertragsänderungsaufträge ungeachtet ihres Status mit einer EAC Workbench verknüpft und über Änderungsauftragsverknüpfungen verwalten verwaltet werden.
Diese Anpassungen führen zu einer Neuberechnung der EAC- und ETC-Werte.
Sobald die EAC-Werte endgültig feststehen, können sie mit dem Befehl EAC in Prognose kopieren in die Projektprognose übertragen werden. Nachdem die Werte übertragen wurden, ändert sich der Status der EAC Workbench auf EAC übertragen, und Sie können den Budgetierungs- und Prognoseprozess in IFS Cloud fortsetzen. In diesem Status ist die EAC Workbench wieder schreibgeschützt, was anzeigt, dass die berechneten Werte erfolgreich übertragen wurden.
Wenn Sie die Werte nicht in die Projektprognose übernehmen möchten, können Sie den Fortschritt stoppen, wodurch die Werte in der EAC Workbench gespeichert werden und der Status Erstellt wiederhergestellt wird.
Wenn die Werte der EAC Workbench nach der Übertragung aktualisiert werden müssen, ist es möglich, den Status von EAC übertragen zurück auf Wird ausgeführt zu setzen. Dies ermöglicht weitere Anpassungen und Neuberechnungen. Nach der Fertigstellung können die aktualisierten Werte wieder in die Projektprognose übernommen werden.
Nachfolgend finden Sie die Berechnungsformeln für Felder, die von den Funktionen in der EAC Workbench betroffen sind.
Angepasstes Budget/Diese Prognose wird wie folgt berechnet:
Kosten/Nicht geplant und Erlös/Nicht geplant stellen die Differenz zwischen Angepasstes Budget/Diese Prognose und Kosten/Geplant oder Erlös/Geplant dar. Darin enthalten sind Beträge aus Vertragsänderungsaufträgen (VÄA) im Status Aktiv. Diese Beträge wurden für Kostenwerte auf Unterverträge und für Erlöse auf Verkaufsverträge übertragen. Infolgedessen wurden Kosten/Geplant und/oder Erlös/Geplant entsprechend aktualisiert.
Kosten/Nicht geplant in der EAC Workbench wird wie folgt berechnet:
Erlös/Nicht geplant in der EAC Workbench wird wie folgt berechnet:
Geschätztes zukünftiges Bestellobligo wird wie folgt berechnet:
Der „Schätzung bei Fertigstellung“-Wert wird durch die verschiedenen Möglichkeiten, mit denen die Prognose in der EAC Workbench aktualisiert werden kann, neu berechnet.
Der Schätzung bei Fertigstellung (EAC)-Wert für Kostenwerte wird in der EAC Workbench wie folgt berechnet:
Der Schätzung bei Fertigstellung-Wert für Erlöswerte wird in der EAC Workbench wie folgt berechnet:
Der „Schätzung bis Fertigstellung“ (ETC)-Wert wird aufgrund von EAC-Anpassungen neu berechnet.
Der Schätzung bis Fertigstellung-Wert für Kostenwerte wird in der EAC Workbench wie folgt berechnet:
Der Schätzung bis Fertigstellung-Wert für Erlöswerte wird in der EAC Workbench wie folgt berechnet:
Die Gesamtkosten/Gebunden werden in der EAC Workbench wie folgt berechnet: