Projektaktivitäten sind grundlegende Bestandteile des Projektplans und dienen als primäre Elemente, anhand derer die Projektarbeit geplant und ausgeführt wird, Ressourcen zugewiesen werden und verschiedene Objekte wie Arbeitsaufgaben, Fertigungsaufträge usw. verbunden werden.
Sobald die Projektstruktur festgelegt ist, können die Aktivitäten zu den Unterprojekten hinzugefügt werden, um die detaillierte Planung und Durchführung des Projekts zu erleichtern. Darüber hinaus kann für jede Aktivität vor ihrer Ausführung eine Reihe von Optionen festgelegt werden. Während des Projektfortschritts werden die wichtigsten Leistungsindikatoren wie Kosten, Einnahmen, gemeldete Stunden, Arbeitswert und Fortschritt kontinuierlich an die jeweilige Aktivität zurückgemeldet.
Wenn das Projekt mit einer Projekt-Planungsgruppe (PNG) verbunden ist, wird die Aktivität im verbundenen PNG enthalten sein.
Sie können neue Aktivitäten unter den Unterprojekten in Ihrem Projektplan erstellen. Dies geschieht über die Seite Aktivität, Aktivitäten oder die Seite Umfang und Zeitplan des Unterprojekts/Aktivitäten. Für die Aktivitäten können Aufgaben erstellt werden, um die zu erledigende Arbeit weiter zu definieren.
Wenn Sie eine neue Aktivität eingeben, wird das Datum für den vorzeitigen Beginn automatisch auf das heutige Datum gesetzt, aber Sie können es anpassen. Sie haben dann die Möglichkeit, entweder das Datum Frühes Ende oder die Anzahl der für die Fertigstellung erforderlichen Arbeitstage anzugeben. Wenn Sie einen Wert in das Feld Gesamtarbeitstage eingeben, wendet das System die vordefinierten Stunden pro Arbeitstag an, um diese Dauer von Tagen in Minuten umzurechnen. Diese Umrechnung ist sowohl für die Terminberechnungen als auch für die manuelle Eingabe von Frühstart, Frühes Ende und Gesamtarbeitstagen erforderlich. Die Definition der Stunden pro Arbeitstag wird auf der Seite Projektdefinition festgelegt.
Wenn die Arbeit an der Aktivität beginnt, z. B. wenn ein Fortschritt gemeldet wird, wird das Tatsächliche Startdatum aktualisiert, damit es mit dem Datum Frühester Start übereinstimmt, es sei denn, das Tatsächliche Startdatum wurde bereits manuell festgelegt. Wenn die Aktivität sowohl ein tatsächliches Startdatum als auch ein tatsächliches Enddatum hat, kann das Feld „Gesamtarbeitstage“ nicht manuell aktualisiert werden.
Aktivitätsmeilensteine können dem Projektplan hinzugefügt werden, um wichtige Ereignisse im Projekt zu markieren. Wenn eine Aktivität am selben Datum und zur selben Uhrzeit beginnt und endet, wird sie automatisch zu einem Aktivitätsmeilenstein. Alternativ kann das Kennzeichen Aktivitätsmeilenstein für die Aktivität aktiviert werden. Dies führt dazu, dass die Aktivität automatisch das gleiche Datum und die gleiche Uhrzeit für den frühen Beginn und das frühe Ende erhält.
Für jede Projektaktivität können verschiedene Details festgelegt werden, hier einige wichtige Überlegungen, die angestellt werden könnten.
Jeder Aktivität kann eine für die Aktivität verantwortliche Person und eine finanziell verantwortliche Person zugeordnet werden. Diese Rollen sind für die Rechenschaftspflicht und das Finanzmanagement im Rahmen des Projekts von entscheidender Bedeutung.
Über die Registerkarte Aktivitätsklassen können Aktivitäten gruppiert/kategorisiert werden. Aktivitätsklassen werden auf der Seite Basisdaten Projekt/Aktivitätsklassen erfasst. Wenn das Projekt beispielsweise 50 Vorgänge hat, die Sie nach der Abteilung, die sie bearbeitet, kategorisieren möchten, können Sie eine Vorgangsklasse mit dem Namen "Abteilungen" definieren und dann die Namen der Abteilungen (Finanzen, Beschaffung, Vertrieb usw.) als Werte eingeben.
Die Auswahl des entsprechenden Plan-Kostentreibers für die Aktivität bestimmt die Quelle der geplanten Kostenwerte für die Aktivität. Dadurch wird sichergestellt, dass die finanziellen Aspekte des Projekts genau verfolgt und verwaltet werden. Die Standardmethode ist Verbundene Objekte, aber es gibt mehrere Methoden zur Auswahl;
Der Fortschritt kann auf verschiedene Weise berechnet werden, und die Fortschrittsmethode sollte in Abhängigkeit von der Art der für den Vorgang zu leistenden Arbeit gewählt werden. Für verschiedene Aktivitäten innerhalb eines Projekts können unterschiedliche Fortschrittsmethoden verwendet werden. Die Standardmethode ist Verknüpfte Objekte; dabei wird der Fortschritt anhand aller verknüpften Objekte geschätzt.
Die Fortschrittsmethoden beinhalten:
Weitere Informationen finden Sie in dem Dokument „Ertragswert und Fortschritt".
Ist die Komponente IFS/Projektcontrolling installiert, enthält die Aktivität zusätzliche Informationen über die Aktivitätsstunden und gültige Berichtscodes.
Projektberichtscodes werden auf der Seite Projekteinrichtungsparameter mit dem Befehl Gültige Berichtscodes hinzufügen eingerichtet.
Für jede Aktivität können Kostenvoranschläge eingegeben werden, die die erwarteten Kosten und Einnahmen widerspiegeln. Diese Kalkulationen können je nach ausgewähltem Plankostentreiber als Quelle für die geplanten Kosten der Aktivität dienen. Alternativ können sie eine erste grobe Schätzung liefern, bevor sie eine detailliertere Ansicht von geplanten verbundenen Objekten erhalten.
Der Projektplan legt die Reihenfolge fest, in der die Aktivitäten des Projektplans ausgeführt werden sollen. Dieser Projektplan kann manuell oder automatisch mit dem Projektplaner erstellt werden.
Die Erstellung eines Projektzeitplans beinhaltet:
Manuelle Terminierung
Bei der manuellen Terminierung werden „Früher Start“ (ES) und „Frühes Ende“ (EF) und Gesamtarbeitstage für jede Aktivität manuell definiert. Diese können auf der Seite Projekt-Gantt angepasst werden.
Automatische Terminberechnung
Bei Nutzung des Projektplaners für die automatische Planung wird der Projektzeitplan auf der Grundlage von Vorgangsdetails wie Gesamtarbeitstagen und frühen Startterminen bestimmt. Dieser Prozess umfasst die Aktualisierung der Vorgangstermine, die Ermittlung der Vorgänge auf dem kritischen Pfad und die Festlegung des geplanten Endtermins des Projekts.
Verschiedene Objekttypen können mit einer Aktivität verknüpft werden. Zum Beispiel: Aktivitätsaufgaben, Bestellanforderungspositionen, Bestellpositionen, Fertigungsaufträge, DOP-Köpfe, Dokumentenbündel, Zeiterfassungsblätter. Wenn Sie einen Arbeitsauftrag oder eine Anfrage direkt aus dem Projekt heraus erstellen, werden die geplanten Arbeitsaufgaben mit der Projektaktivität verbunden und sowohl Plan- als auch Ist-Werte gemeldet. Alle Arten von Ressourcengruppen (z. B. Maschinengruppen, Personengruppen, Werkzeug-/Ausrüstungsgruppen und Besatzungsgruppen) können auf Vorgängen geplant werden, und alle Arten von Ressourcen (z. B. Maschinen, Personen, Werkzeuge/Ausrüstungen und Besatzungen) können diesen Vorgängen zugewiesen werden. Über den Abschnitt Anhang können Dokumente mit der Aktivität verknüpft werden.
Es wird zwischen zwei verschiedenen Verknüpfungen unterschieden: manuelle Verknüpfungen und Systemverknüpfungen. Weitere Informationen zu den Aktivitätsverknüpfungen und eine vollständige Liste aller Objekte, die mit einer Aktivität verknüpft werden können, finden Sie im Dokument „Aktivitätsverknüpfungen“.
Über die verknüpften Objekte werden Informationen zu Kosten, Stunden, Einnahmen und zum Fortschritt der Aktivität rückgemeldet. Die Art der berichteten Informationen hängt vom verknüpften Objekt ab. Details finden Sie im Dokument „Für Aktivität rückgemeldete Kosten, Stunden und Einnahmen“ und „Ertragswert und Fortschritt“.
Ein Projekt kann folgende Status aufweisen:
Geplant
Eine Aktivität erhält den Status Geplant, sobald mit dem Erstellen der Aktivität begonnen wird. Projektaktivitäten können in diesem Status geplant werden und zeigen geplante Kosten, Stunden und Erlöse an. Danach kann die Aktivität über die entsprechende Menüoption den Status „Freigegeben“ oder „Storniert“ erhalten.
Freigegeben
Wenn die Aktivität sich im Geplant-Status befindet und das Projekt im Genehmigt-Status, kann die Aktivität in Freigegeben über die Befehlsgruppe Status geändert werden. Die Freigabe des Vorgangs ist von Bedeutung, denn nur wenn sich der Vorgang im Status Freigegeben befindet, kann er ausgeführt werden, und es können Kosten, Erlöse, Stunden und Fortschritte gemeldet werden.
Mit dem Status Freigegeben kann die Aktivität über die entsprechenden Aktionsbefehle auf Geplant, Abgeschlossen, Geschlossen oder Storniert gesetzt werden. Die Aktivität kann nicht storniert oder neu geplant werden, wenn sie über Verknüpfungen verfügt. Nach der Freigabe der Aktivität können Stundenaufwände an die Aktivität rückgemeldet werden. Einige Objekte können nur verknüpft werden, wenn sich die Aktivität im Status Freigegeben befindet.
Abgeschlossen
Wenn sich die Aktivität im Status Freigegeben befindet, kann dieser über den Aktionsbefehl Abschließen in der Befehlsgruppe Status in Abgeschlossen geändert werden. Wenn sich die Aktivität im Status Abgeschlossen befindet, kann sie in den Status Geschlossen heraufgestuft oder in den Status Freigegeben zurückgestuft werden, indem der Aktionsbefehl Schließen bzw. Erneut öffnen ausgewählt wird. Für eine Aktivität im Status „Abgeschlossen“ können keine neuen Kosten und Einnahmen, z. B. durch Rückmelden der Stundenaufwände an die Aktivität, hinzugefügt werden. Bereits bestätigte Kosten können beendet werden, d. h. Transaktionen, die sich auf zurückgemeldete Stunden beziehen, können in "Finanzen" übertragen werden.
Abgeschlossen
Befindet sich die Aktivität im Status Freigegeben oder Abgeschlossen, kann dieser über den Aktionsbefehl Schließen in der Befehlsgruppe Status in Geschlossen geändert werden. Wenn sich die Aktivität im Status Geschlossen befindet, kann der Status in Abgeschlossen zurückgestuft werden, indem der Aktionsbefehl Erneut öffnen ausgewählt wird. Für eine Aktivität im Status "Geschlossen" können keine Finanztransaktionen für die Aktivität erstellt werden. Alle Aktivitäten müssen abgeschlossen werden, um das Projekt zu beenden.
Hinweis: Es ist möglich, Aktivitäten zu schließen, ohne 100 % des Fortschritts zu erreichen.
Storniert
Wenn sich die Aktivität im Status Geplant oder Freigegeben befindet, kann dieser über den Aktionsbefehl Stornieren in der Befehlsgruppe Status in den Status Storniert geändert werden.. Die Aktivität wird dann storniert. Wenn sich die Aktivität im Status Freigegeben befindet, kann die Aktivität nur storniert werden, wenn sie über keine erfassten Verknüpfungen verfügt. Wenn sich die Aktivität im Status Storniert befindet, können keine weiteren Statusänderungen vorgenommen werden.
Umfang und Zeitplan des Unterprojekts/Aktivitäten
Diese Registerkarte zeigt alle Aktivitäten für das ausgewählte Unterprojekt. Durch die Darstellung der Aktivitäten im Listenformat wird der Zugriff auf die gewünschte Aktivität vereinfacht.
Seite Vorgänge
Auf dieser Seite können alle oder ausgewählte Aktivitäten von einem oder mehreren Projekten überwacht werden.
Seite Aktivitätsüberwachung
Diese Seite dient zur Anzeige der verknüpften Kosten, Einnahmen, Stunden zur ausgewählten Aktivität. Sie können auch Kosten-/Erlöselemente und die Schätzwerte auf der Registerkarte Schätzungen eingeben. Die Angaben zu den tatsächlichen Werten werden von den mit der Aktivität verknüpften Objekten aktualisiert.
Erstellen: Sie können Aktivitäten auf der Registerkarte Umfang und Zeitplan des Unterprojekts/Aktivitäten und auf der Seite Aktivitäten erstellen.
Ändern: Aktivitäten können auf der Registerkarte Umfang und Zeitplan des Unterprojekts/Aktivitäten, auf der Seite Aktivitätsumfang und -zeitplan und auf der Seite Aktivitäten geändert werden.
Entfernen: Eine Aktivität kann in der Anwendung mithilfe der Option „Löschen“ oder über den Aktionsbefehl Aktivität löschen entfernt werden. Bei Verwendung der Schaltfläche "Entfernen" müssen zunächst alle mit der Aktivität verknüpften Objekte gelöscht werden. Weitere Informationen zum Löschen verknüpfter Objekte: Siehe „Aktivitätsverknüpfungen“.