Diese Aktivität dient zum Hinzufügen oder Ändern von Umbuchungsregeln während des Abschlusses eines Projekts. Die Umbuchungsregeln werden als eine Alternative zum Rückbuchen aktivierter Kosten zu den ursprünglichen Kontierschemata verwendet, z. B. Kosten verkaufter Ware. Wenn für das Projekt getrennte Regeln für Hauptbuch und internes Buch verwendet werden, können Umbuchungsregeln separat für Hauptbuch und internes Buch eingegeben oder geändert werden. Diese Kontierschemen werden dann für die getrennten Belege für Hauptbuch und internes Buch verwendet.
Eine eventuell bereits vorhandene Umbuchungsregel schlägt einen 100 % Abschluss vor, d. h. der volle aktivierte Betrag wird vorgeschlagen. Für einen teilweisen Abschluss kann der vorgeschlagene Betrag oder Prozentsatz reduziert werden. In diesem Fall wird bei Genehmigung des Projektabschlusses eine Warnung ausgegeben. Ein Teilabschluss ist allerdings nur für Projekte des Typs „Aktivierung S/H“, „Aktivierung Soll“ und „Aktivierung Haben“ in Kombination mit der Aktivierungsbuchungsmethode „Periodisch“ möglich.
Für Projekte des Typs „Aktivierung S/H“ oder „Aktivierung Haben“, d. h. Projekte mit aktivierten Einnahmen, kann auch ein teilweiser Einnahmenabschluss durchgeführt werden. Dies wird aber nicht von den Umbuchungsregeln gesteuert. Dies wird stattdessen durch Reduzieren des angezeigten Betrags im Feld Abschlussbetrag Erlös oder im Feld Abschlussprozentsatz Erlös erreicht. Die Gegenbuchung zur Umkehrung aktivierter Einnahmen wird dann mithilfe der Einstellung für den Belegtyp „GP18 – Teilweiser Projekteinnahmenabschluss“ von der Buchungsregel übernommen.
Das abzuschließende Projekt muss den Typ „Aktivierung S/H“ oder „Aktivierung Soll“ aufweisen, d. h. aktivierte Kosten haben.
Wie oben angegeben werden die Umbuchungsregeln als eine Alternative zum Rückbuchen aktivierter Kosten zu den ursprünglichen Kontierschemata verwendet. Wenn ein Projektabschlussbeleg erstellt ist, dienen die Umbuchungsregel-Kontierschemen als Gegenbuchungen zur Umkehrung der Kostenaktivierungsbuchungen.