Der Beschaffungsprozess generiert eine Bestellung und übernimmt das Senden und Bestätigen dieser Bestellung. Außerdem überwacht dieser Prozess die Lieferungen und sendet bei Bedarf Mahnungen. Der Prozess kann auf drei Arten ausgeführt werden:
Der vorliegende Beschaffungsprozess betrifft die Option, in der die Bestellungen aus Lieferplänen in Form von Plänen und/oder Abrufen generiert werden. Pläne und Abrufe werden von den Modulen MRP und Kanban im Modul für Lieferpläne eingegeben oder generiert, wo sie einer Toleranzprüfung unterzogen (d. h. gegengeprüft) und freigegeben werden, bevor die benötigten Artikel in eine Bestellung umgewandelt werden. Danach durchlaufen sie den normalen Arbeitsablauf, bis sie angeliefert und in den Bestand übernommen werden.
Der Beschaffungsprozess umfasst einen Unterstützungsprozess zur Bearbeitung von Lieferantenvereinbarungen. Es gibt zwei Methoden zur Ausführung des Prozesses:
Lieferantenvereinbarungen können verwendet werden, wenn Besteller und Lieferant den Bedingungen für einen Einkaufsartikel oder ein Lieferantensortiment zugestimmt haben. Es gibt zwei verschiedene Formen von Lieferantenvereinbarungen: Vertragsbestellungen und Einkaufsvereinbarungen. Der Unterschied zwischen beiden Formen liegt in der Art und Weise der Anwendung. Eine Vertragsbestellung wird nur für Lieferantenvereinbarungsfreigaben verwendet. Eine Einkaufsvereinbarung dient im Hintergrund als Grundlage für den Preis aller zutreffenden Bestellpositionen, d. h., aller manuell und automatisch erzeugten Bestellungen. Die einzigen Ausnahmen für die Einkaufsvereinbarung sind Lieferantenvereinbarungsfreigaben (unter Verwendung von Vertragsbestellungen) und aus Auftragsangeboten erstellte Bestellungen (unter Verwendung von im Auftragsangebot vereinbarten Bedingungen für die Bestellposition).
Die Angebotsfunktionalität kann zur Umwandlung des akzeptierten Angebots in eine Lieferantenvereinbarung verwendet werden. Das Angebot, das in eine Lieferantenvereinbarung umgewandelt werden soll, kann seinen Ursprung entweder in einem extern erzeugten Bedarf (aus IFS/Projekt oder IFS/Projektabwicklung) haben oder manuell als Vereinbarungsanfrage eingegeben werden.
Zu Beginn werden ein Kopf und die gewünschten Artikel (oder Lieferantensortimente) eingegeben. Danach werden die Lieferanten eingegeben, an die die Anfragen gesendet werden sollen. Anschließend werden die Anfragen ausgedruckt. Geht eine Anfrage von IFS/Projekt oder IFS/Projektabwicklung aus, übernimmt das System den Kopf und die Artikelpositionen. In diesem Fall müssen lediglich die Lieferanten ausgewählt und die Anforderungen gedruckt werden.
Nach dem Eingang der Angebote der Lieferanten werden deren Lieferbedingungen eingegeben und die Daten verglichen, um das günstigste Angebot zu bestimmen. Nachdem die Angebote miteinander verglichen wurden und die Entscheidung über das beste getroffen wurde, kann eine neue Einkaufsvereinbarung erstellt oder zu einer bestehenden Lieferantenvereinbarung hinzugefügt werden. Des Weiteren können Absagen an die Lieferanten ausgedruckt werden, deren Angebote abgelehnt wurden.
Der Ablauf „Lieferantenvereinbarung eingeben“ besteht aus zwei verschiedenen Aktivitätsdiagrammen: dem für Einkaufsvereinbarungen und dem für Vertragsbestellungen. Die Lieferantenvereinbarung kann in diesen beiden Aktivitätsdiagrammen manuell eingegeben werden.
Wenn eine Lieferantenvereinbarung manuell eingegeben wird, zunächst einen Lieferantenvereinbarungskopf erstellen, in dem der Lieferant und einige weitere Daten eingegeben werden. Vor dem ersten Speichern der Lieferantenvereinbarung muss bestimmt werden, ob es sich um eine Einkaufsvereinbarung oder eine Vertragsbestellung handelt. Nach Eingabe der allgemeinen Informationen werden Perioden, Standorte und Artikel hinzugefügt. In Einkaufsvereinbarungen können Lieferantensortimente berücksichtigt werden. Diese können anstelle von Artikeln verwendet werden, wenn für mehrere Artikel die gleichen Rabatte und Zusatzkosten gelten. Es können auch Artikel ohne Nummer enthalten sein, also Artikel, die nicht in den Artikeldatensatz eingegeben wurden. Damit die Lieferantenvereinbarung verwendet werden kann, muss sie einen Status besitzen, der für den Einkauf zulässig ist (zumeist „Aktiv“).
Der Plan bzw. Abruf wird mit dem Modul MRP generiert. Er kann jedoch auch manuell eingegeben werden. Hierzu wird zunächst ein Lieferplankopf eingegeben, in dem der Lieferant, der benötigte Artikel und der Gültigkeitszeitraum angegeben werden. Anschließend werden in der Lieferplanposition die gewünschten Liefertermine und Liefermengen eingetragen. Nach dem Aktivieren des Lieferplans kann er den Arbeitsablauf durchlaufen. Im ersten Schritt wird geprüft, ob die bestellten Mengen innerhalb der vereinbarten Toleranzgrenzen liegen. Hat der Lieferplan die Toleranzprüfung bestanden, muss er freigegeben werden, bevor im letzten Schritt die Lieferplanpositionen in Bestellpositionen umgewandelt werden. Außerdem kann der Lieferplan gedruckt oder per EDI versendet werden.
Unabhängig davon, ob die Bestellung manuell erstellt oder aus einer Anforderung oder einem Lieferplan generiert wird, wird sie vom Einkäufer oder einem Mitarbeiter im Einkauf freigegeben. Der nächste Schritt hängt von den Routinen der Firma ab. Die Bestellung kann gedruckt und an den Lieferanten gesendet werden, um dessen Auftragsbestätigung vor der Lieferung der Produkte abzuwarten, oder der Besteller kann einfach den Eingang der Lieferung nach ihrer Freigabe durch den Lieferanten erwarten. Bei einer verspäteten Auftragsbestätigung kann eine Mahnung an den Lieferanten gesendet werden.