Mit dem Beschaffungsprozess können Angebote, Anforderungen und Bestellungen bearbeitet sowie Bestellungen gesendet und bestätigt werden. Außerdem überwacht dieser Prozess die Lieferungen und sendet bei Bedarf Mahnungen. Der Beschaffungsprozess kann auf vier verschiedene Arten ausgeführt werden:
Die Bestellanforderung und die Bestellung können auch extern durch Bestellvorschläge, Kundenaufträge, Materialbedarfsplanung (MRP), Produktionsplanung oder NLD (Bedarf nächste Stufe) generiert werden. Darüber hinaus kann eine Bestellung durch einen Rahmenvertrag mit einem Lieferanten erstellt werden, doch dies ist Gegenstand eines anderen Prozessdokuments.
Der Beschaffungsprozess umfasst einen Unterstützungsprozess zur Bearbeitung von Lieferantenvereinbarungen. Es gibt zwei Methoden zur Ausführung des Prozesses:
Lieferantenvereinbarungen können verwendet werden, wenn Besteller und Lieferant den Bedingungen für einen Einkaufsartikel oder ein Lieferantensortiment zugestimmt haben. Es gibt zwei verschiedene Formen von Lieferantenvereinbarungen: Vertragsbestellungen und Einkaufsvereinbarungen. Der Unterschied zwischen beiden Formen liegt in der Art und Weise der Anwendung. Eine Vertragsbestellung wird nur für Lieferantenvereinbarungsfreigaben verwendet. Eine Einkaufsvereinbarung dient im Hintergrund als Grundlage für den Preis aller zutreffenden Bestellpositionen, d. h., aller manuell und automatisch erzeugten Bestellungen. Die einzigen Ausnahmen für die Einkaufsvereinbarung sind Lieferantenvereinbarungsfreigaben (unter Verwendung von Vertragsbestellungen) und aus Auftragsangeboten erstellte Bestellungen (unter Verwendung von im Auftragsangebot vereinbarten Bedingungen für die Bestellposition).
Die Angebotsfunktionalität kann zur Umwandlung des akzeptierten Angebots in eine Lieferantenvereinbarung verwendet werden. Das Angebot, das in eine Lieferantenvereinbarung umgewandelt werden soll, kann seinen Ursprung entweder in einem extern erzeugten Bedarf (aus IFS/Projekt oder IFS/Projektabwicklung) haben oder manuell als Vereinbarungsanfrage eingegeben werden.
Zu Beginn werden ein Kopf und die gewünschten Artikel (oder Lieferantensortimente) eingegeben. Danach werden die Lieferanten eingegeben, an die die Anfragen gesendet werden sollen. Anschließend werden die Anfragen ausgedruckt. Geht eine Anfrage von IFS/Projekt oder IFS/Projektabwicklung aus, übernimmt das System den Kopf und die Artikelpositionen. In diesem Fall müssen lediglich die Lieferanten ausgewählt und die Anforderungen gedruckt werden.
Nach dem Eingang der Angebote der Lieferanten werden deren Lieferbedingungen eingegeben und die Daten verglichen, um das günstigste Angebot zu bestimmen. Nachdem die Angebote miteinander verglichen wurden und die Entscheidung über das beste getroffen wurde, kann eine neue Einkaufsvereinbarung erstellt oder zu einer bestehenden Lieferantenvereinbarung hinzugefügt werden. Des Weiteren können Absagen an die Lieferanten ausgedruckt werden, deren Angebote abgelehnt wurden.
Der Ablauf „Lieferantenvereinbarung eingeben“ besteht aus zwei verschiedenen Aktivitätsdiagrammen: dem für Einkaufsvereinbarungen und dem für Vertragsbestellungen. Die Lieferantenvereinbarung kann in diesen beiden Aktivitätsdiagrammen manuell eingegeben werden.
Wenn eine Lieferantenvereinbarung manuell eingegeben wird, zunächst einen Lieferantenvereinbarungskopf erstellen, in dem der Lieferant und einige weitere Daten eingegeben werden. Vor dem ersten Speichern der Lieferantenvereinbarung muss bestimmt werden, ob es sich um eine Einkaufsvereinbarung oder eine Vertragsbestellung handelt. Nach Eingabe der allgemeinen Informationen werden Perioden, Standorte und Artikel hinzugefügt. In Einkaufsvereinbarungen können Lieferantensortimente berücksichtigt werden. Diese können anstelle von Artikeln verwendet werden, wenn für mehrere Artikel die gleichen Rabatte und Zusatzkosten gelten. Es können auch Artikel ohne Nummer enthalten sein, also Artikel, die nicht in den Artikeldatensatz eingegeben wurden. Damit die Lieferantenvereinbarung verwendet werden kann, muss sie einen Status besitzen, der für den Einkauf zulässig ist (zumeist „Aktiv“).
Wenn die Firma aus mehreren Abteilungen besteht, die häufig Produkte einkaufen müssen, kann eine Anforderung den Zeitaufwand für die Verwaltung beträchtlich reduzieren, da einer oder mehrere Benutzer in jeder Abteilung Bestellanforderungen eingeben können. Diese Bestellanforderungen können dann problemlos vom Einkäufer oder von der Einkaufsabteilung bearbeitet werden. Wenn die Bestellanforderung eingegeben wird, muss die Einkaufsabteilung die Anforderungen in Bestellungen umwandeln und den Einkauf vornehmen. Um zu kontrollieren, welche Artikel auf der Anforderung bestellt werden, kann die Einkaufsgenehmigungsroutine verwendet werden, die einen oder mehrere dazu bestimmte Anwender erfordert, die die Anforderung genehmigen, bevor sie vom Einkäufer in eine Bestellung umgewandelt wird.
Die Bestellanforderung kann in drei verschiedenen Varianten eingesetzt werden:
Der Ablauf "Bestellanforderung eingeben" besteht aus zwei Aktivitätsdiagrammen: allgemeiner Ablauf und Schnellablauf. Instandhaltungsanwender verwenden in erster Linie den Expressablauf. Dieser Prozess wird in allen drei zuvor erwähnten Varianten verwendet.
Zunächst wird ein Anforderungskopf erstellt, in dem die Identität des Anforderers angegeben wird. Dann sind Anforderungspositionen einzugeben, die die zu kaufenden Artikel angeben, die Menge und das gewünschte Lieferdatum. Wenn der Einkaufsartikel mit einem Hauptlieferanten verknüpft ist, wird dieser Lieferant automatisch eingetragen. Sie können auch die Funktion „Bestellungen bei mehreren Lieferanten“ verwenden, was bedeutet, dass eine einzelne Anforderung auf mehrere Lieferanten, basierend auf vordefinierten Prozentsätzen, aufgeteilt wird.
Es kann eine von drei verschiedene Artikelarten eingegeben werden: bestandsgeführte Einkaufsartikel, nicht bestandsgeführte Einkaufsartikel und Artikel ohne Artikelnummer, d. h., Artikel, die nicht in die Artikeldatensätze des Systems eingegeben werden.
Eine Expressbestellanforderung in ähnlicher Weise eingeben wie eine Anforderung im allgemeinen Arbeitsablauf.
Der Arbeitsablauf "Bestellanforderung bearbeiten" besteht aus drei Aktivitätsdiagrammen: Basisablauf, erweiterter Ablauf und Schnellablauf.
Nach der Eingabe der Bestellanforderung muss sie zunächst freigegeben werden, um weiter bearbeitet werden zu können. Bei Verwendung der Genehmigungsroutine muss die Anforderung von einem dazu bestimmten Anwender freigegeben werden, bevor sie in eine Bestellung umgewandelt werden kann. In der Bestellposition muss ein Lieferant angegeben werden, bevor die Anforderung in eine Bestellung umgewandelt werden kann.
Falls erwünscht, können Bestellanforderungspositionen in eine Angebotsanfrage umgewandelt werden. Bei Verwendung dieser Option müssen auf den BA-Positionen keine Lieferanten eingegeben werden, und es ist keine Genehmigung erforderlich.
Der Basisablauf beschreibt die manuelle Bearbeitung einer Bestellanforderungsfreigabe und deren Umwandlung in eine oder mehrere Bestellungen, während der erweiterte Arbeitsablauf dieselben Funktionen für die automatische Bearbeitung beschreibt. Der Batch-Job der automatischen Auftragsbearbeitung kann entweder manuell ausgeführt oder für bestimmte Tage und Uhrzeiten geplant werden.
Expressbestellanforderungen müssen genauso wie im allgemeinen Bestellanforderungsablauf freigegeben werden, bevor sie weiter verarbeitet werden können. Bei der Genehmigung einer Expressanforderung wird automatisch eine Bestellung erstellt, freigegeben und gedruckt.
Dieser Prozess wird nur bei der Umwandlung einer Bestellanforderung in eine Angebotsanfrage verwendet. Vor der Freigabe der Angebotsanfrage müssen die Lieferanten ausgewählt werden. Anschließend können die Angebotsanfragen ausgedruckt und an die Lieferanten gesendet werden.
Dieser Prozess wird nur bei der Umwandlung einer Bestellanforderung in eine Angebotsanfrage verwendet. Nach dem Eingang der Angebote der Lieferanten werden deren Lieferbedingungen eingegeben und die Daten verglichen, um das günstigste Angebot zu bestimmen. Nachdem ein Angebot ausgewählt wurde, wird eine Bestellung neu erstellt oder zu einer bestehenden Bestellung hinzugefügt. Des Weiteren können Absagen an die Lieferanten ausgedruckt werden, deren Angebote abgelehnt wurden.
Der Arbeitsablauf "Bestellung bearbeiten" besteht aus drei Aktivitätsdiagrammen: Basisablauf, erweiterter Ablauf und Lieferüberwachungsablauf.
Unabhängig davon, ob die Bestellung manuell erstellt oder aus einer Anforderung oder einem Lieferplan generiert wird, muss sie vom Einkäufer oder einem Mitarbeiter der Einkaufsabteilung freigegeben werden. Der nächste Schritt kann abhängig von den internen Abläufen variieren. Entweder wird die Bestellung gedruckt und in Erwartung einer Auftragsbestätigung (vor Auslieferung der Bestellung durch den Lieferanten) an den Lieferanten gesendet, oder die Lieferung wird nach Freigabe ohne weitere Auftragsbestätigung erwartet. Bei einer verspäteten Auftragsbestätigung kann eine Mahnung an den Lieferanten gesendet werden.
Der erweiterte Ablauf enthält mehr Funktionen als der Basisablauf. Zum Beispiel können innerhalb des Arbeitsablaufs Arbeitskopien gedruckt werden (dies erzeugt keine neue Bestellungsrevision). Eine Bestellung mit Abweichungen kann bestätigt werden, ohne dass eine neue Bestellungsrevision erstellt werden muss. Es ist möglich, Seriennummern direkt in der Bestellposition zu reservieren. Abgeschlossene Meilensteine können eingegeben, bearbeitet und gemeldet werden. Bei Bedarf können Teilzahlungen verwendet werden. Die Teilzahlungen können entweder mit Meilensteinen verknüpft werden oder eine manuelle Genehmigung erfordern. Für Bestellungen kann die automatische Auftragsbearbeitung verwendet werden. Abhängig davon, welche Ereignisse zum jeweiligen Prozesstyp der Auftragsbearbeitung gehören, kann die automatische Auftragsbearbeitung Stapel freigeben und Bestellungen drucken. Wenn mehrere Personen die Bestellung genehmigen müssen, kann eine Genehmigungsvorlage verwendet werden. Wenn eine interne Bestellung aus einem Kundenauftrag erzeugt wurde, dessen Ursprung der Konfigurator ist, können die Komponenten zu Baugruppen auf Bestellpositionen überprüft werden.
Der Lieferüberwachungsablauf wird zum Versenden einer Liefermahnung verwendet, wenn bestellte Artikel noch nicht eingegangen sind.
Ein Angebot kann nützlich sein, wenn Sie das Produkt noch nie gekauft haben. Sie können eine Angebotsanfrage eingeben oder durch Umwandeln einer Bestellanforderung generieren (unter dem Abschnitt zur Verwendung der Bestellanforderung beschrieben). Wenn eine Anfrage manuell eingegeben wird, werden die Aktivitäten im Diagramm "Angebotsanfrage eingeben" verwendet, gefolgt vom Ablauf "Auftragsangebot bearbeiten".
Die Eingabe einer Angebotsanfrage beginnt mit der Eingabe des Kopfs und der Artikel, für die ein Angebot angefragt werden soll. Es kann eine von drei verschiedene Artikelarten ausgewählt werden: bestandsgeführte Einkaufsartikel, nicht bestandsgeführte Einkaufsartikel und Artikel ohne Artikelnummer, d. h., Artikel, die nicht in die Artikeldatensätze des Systems eingegeben werden. Danach werden die Lieferanten eingegeben, an die die Anfragen gesendet werden sollen. Anschließend werden die Anfragen ausgedruckt. Für von IFS/Projekt oder IFS/Projektabwicklung ausgehende Anfragen müssen die Lieferanten ausgewählt und die Anfragen ausgedruckt werden.
Nach dem Eingang der Angebote der Lieferanten werden deren Lieferbedingungen eingegeben und die Daten verglichen, um das günstigste Angebot zu bestimmen. Nachdem ein Angebot ausgewählt wurde, wird eine Bestellung neu erstellt oder zu einer bestehenden Bestellung hinzugefügt. Des Weiteren können Absagen an die Lieferanten ausgedruckt werden, deren Angebote abgelehnt wurden.
Der Arbeitsablauf "Bestellung bearbeiten" besteht aus drei Aktivitätsdiagrammen: Basisablauf, erweiterter Ablauf und Lieferüberwachungsablauf.
Unabhängig davon, ob die Bestellung manuell erstellt oder aus einer Anforderung oder einem Lieferplan generiert wird, muss sie vom Einkäufer oder einem Mitarbeiter der Einkaufsabteilung freigegeben werden. Der nächste Schritt kann abhängig von den internen Abläufen variieren. Entweder wird die Bestellung gedruckt und in Erwartung einer Auftragsbestätigung (vor Auslieferung der Bestellung durch den Lieferanten) an den Lieferanten gesendet, oder die Lieferung wird nach Freigabe ohne weitere Auftragsbestätigung erwartet. Bei einer verspäteten Auftragsbestätigung kann eine Mahnung an den Lieferanten gesendet werden.
Der erweiterte Ablauf enthält mehr Funktionen als der Basisablauf. Zum Beispiel können innerhalb des Arbeitsablaufs Arbeitskopien gedruckt werden (dies erzeugt keine neue Bestellungsrevision). Eine Bestellung mit Abweichungen kann bestätigt werden, ohne dass eine neue Bestellungsrevision erstellt werden muss. Es ist möglich, Seriennummern direkt in der Bestellposition zu reservieren. Abgeschlossene Meilensteine können eingegeben, bearbeitet und gemeldet werden. Bei Bedarf können Teilzahlungen verwendet werden. Die Teilzahlungen können entweder mit Meilensteinen verknüpft werden oder eine manuelle Genehmigung erfordern. Für Bestellungen kann die automatische Auftragsbearbeitung verwendet werden. Abhängig davon, welche Ereignisse zum jeweiligen Prozesstyp der Auftragsbearbeitung gehören, kann die automatische Auftragsbearbeitung Stapel freigeben und Bestellungen drucken. Wenn mehrere Personen die Bestellung genehmigen müssen, kann eine Genehmigungsvorlage verwendet werden. Wenn eine interne Bestellung aus einem Kundenauftrag erzeugt wurde, dessen Ursprung der Konfigurator ist, können die Komponenten zu Baugruppen auf Bestellpositionen überprüft werden.
Der Lieferüberwachungsablauf wird zum Versenden einer Liefermahnung verwendet, wenn bestellte Artikel noch nicht eingegangen sind.
Die direkte Eingabe von Bestellungen ist geeignet für Unternehmen, die nur wenige sich wiederholende Einkäufe tätigen. Bei diesem Eingabetyp können entweder alle Abteilungen oder nur der Einkäufer bzw. die Einkaufsabteilung Bestellungen eingeben. Wenn die Bestellung erstellt wird, muss sie freigegeben werden, um Gültigkeit zu erlangen. Sie kann dann den Arbeitsablauf durchlaufen.
Der Ablauf "Bestellanforderung eingeben" besteht aus zwei Aktivitätsdiagrammen: dem Basisablauf und dem erweiterten Ablauf.
Wenn eine Bestellung manuell eingegeben wird, wird zunächst eine Kopfzeile für die Bestellung erstellt, in dem der Lieferant und der gewünschte Liefertermin angegeben werden. Anschließend werden Bestellpositionen eingegeben, in denen die Artikel und die einzukaufende Menge angegeben werden. Es kann eine von drei verschiedenen Artikelarten eingegeben werden: bestandsgeführte Einkaufsartikel, nicht bestandsgeführte Einkaufsartikel und Artikel ohne Artikelnummer, d. h., Artikel, die nicht in die Artikeldatensätze des Systems eingegeben werden.
Der erweiterte Arbeitsablauf umfasst die Funktion "Berechnung/Keine Berechnung", bei der der Lieferant mit Materialien oder Komponenten beliefert wird, die er zum Fertigen oder Verpacken der von der Firma gekauften Artikel benötigt. Die Materialien oder Komponenten können dem Lieferanten entweder in Rechnung gestellt (also verkauft) oder ihm ohne Berechnung zur Verfügung gestellt werden.
Der Arbeitsablauf "Bestellung bearbeiten" besteht aus drei Aktivitätsdiagrammen: Basisablauf, erweiterter Ablauf und Lieferüberwachungsablauf.
Unabhängig davon, ob die Bestellung manuell erstellt oder aus einer Anforderung oder einem Lieferplan generiert wird, muss sie vom Einkäufer oder einem Mitarbeiter der Einkaufsabteilung freigegeben werden. Der nächste Schritt kann abhängig von den internen Abläufen variieren. Entweder wird die Bestellung gedruckt und in Erwartung einer Auftragsbestätigung (vor Auslieferung der Bestellung durch den Lieferanten) an den Lieferanten gesendet, oder die Lieferung wird nach Freigabe ohne weitere Auftragsbestätigung erwartet. Bei einer verspäteten Auftragsbestätigung kann eine Mahnung an den Lieferanten gesendet werden.
Der erweiterte Ablauf enthält mehr Funktionen als der Basisablauf. Zum Beispiel können innerhalb des Arbeitsablaufs Arbeitskopien gedruckt werden (dies erzeugt keine neue Bestellungsrevision). Eine Bestellung mit Abweichungen kann bestätigt werden, ohne dass eine neue Bestellungsrevision erstellt werden muss. Es ist möglich, Seriennummern direkt in der Bestellposition zu reservieren. Abgeschlossene Meilensteine können eingegeben, bearbeitet und gemeldet werden. Bei Bedarf können Teilzahlungen verwendet werden. Die Teilzahlungen können entweder mit Meilensteinen verknüpft werden oder eine manuelle Genehmigung erfordern. Für Bestellungen kann die automatische Auftragsbearbeitung verwendet werden. Abhängig davon, welche Ereignisse zum jeweiligen Prozesstyp der Auftragsbearbeitung gehören, kann die automatische Auftragsbearbeitung Stapel freigeben und Bestellungen drucken. Wenn mehrere Personen die Bestellung genehmigen müssen, kann eine Genehmigungsvorlage verwendet werden. Wenn eine interne Bestellung aus einem Kundenauftrag erzeugt wurde, dessen Ursprung der Konfigurator ist, können die Komponenten zu Baugruppen auf Bestellpositionen überprüft werden.
Der Lieferüberwachungsablauf wird zum Versenden einer Liefermahnung verwendet, wenn bestellte Artikel noch nicht eingegangen sind.
Lieferantenvereinbarungsfreigaben sind sinnvoll in Unternehmen, in denen andere Personen als der Einkäufer Artikel wie beispielsweise teure Ersatzteile bestellen müssen. Durch die Eingabe einer Lieferantenvereinbarungsfreigabe wird eine Bestellung erstellt, die dann den Bestellablauf durchlaufen kann. Eine Lieferantenvereinbarungsfreigabe ist immer mit einer Vertragsbestellung verknüpft, in der alle für den Einkauf erforderlichen Informationen angegeben sind.
Bei der Eingabe einer Lieferantenvereinbarungsfreigabe wird zunächst die zu verwendende Vertragsbestellung abgerufen. Anschließend werden der Standort (wenn es sich nicht um eine lokale Bestellung handelt) und die Menge angegeben. Anschließend wird eine freigegebene Bestellung mit einer Bestellposition erstellt.