Selbstverwaltungskatalog-Informationen aktualisieren
Erläuterung
Ein Selbstverwaltungskatalog für Mitarbeiter wird verwendet, um die Produkte und Dienstleistungen zu definieren, die den Mitarbeitern über das Selbstverwaltungs-Beschaffungsportal zur Verfügung stehen sollen.
Bei der Erstellung eines Katalogs können Sie automatisch Produkte von einem Lieferanten durch einen Katalogaktualisierungsauftrag hinzufügen, der auf den Aktualisierungseinstellungen für den Lieferanten basiert. Diese Aktivität dient zum Starten oder Planen des Aktualisierungsauftrags. Beim Starten oder Planen des Auftrags können Sie wählen, ob Sie ihn für eine komplette Katalogrevision (alle Lieferanten) oder für einen bestimmten Lieferanten starten möchten. Um den Katalog auf dem neuesten Stand zu halten, können Sie entweder nur neue Produkte für den Lieferanten auf der Grundlage der Einstellung hinzufügen, die Informationen für die bestehenden Positionen im Katalog aktualisieren oder eine vollständige Aktualisierung durchführen, d. h. sowohl neue Positionen hinzufügen als auch die Informationen für die bestehenden Positionen aktualisieren.
Beachten Sie, dass einige Informationen, wie z. B. Beschreibungen und Preise, aus Leistungsgründen im Selbstverwaltungskatalog gespeichert werden und daher durch diesen Auftrag auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen.
Voraussetzungen
Sie müssen eine Selbstverwaltungskatalog-Version im Status Geplant oder Veröffentlicht mit Aktualisierungseinstellungen für mindestens einen Lieferanten auf der Registerkarte Aktualisierungseinstellungen definiert haben.
Systemauswirkungen
Wenn Sie die Option Hinzufügen für den Auftrag gewählt haben:
- Die Produkte werden entsprechend den Einstellungen für den jeweiligen Lieferanten auf der Registerkarte Aktualisierungseinstellungen hinzugefügt
.
- Wenn die Einstellung Alle Artikel ist, werden alle aktiven Datensätze für Lieferanten für Einkaufsartikel dem Katalog für alle auf der Registerkarte Zulässige Standorte angegebenen Standorte hinzugefügt. Beachten Sie, dass Artikel, die nur für die Vermietung eingerichtet sind, nicht berücksichtigt werden.
- Wenn die Einstellung Hauptlieferant ist, werden alle aktiven Datensätze für Lieferanten für Einkaufsartikel, bei denen der Lieferant als Hauptlieferant angegeben ist, dem Katalog für alle auf der Registerkarte Zulässige Standorte angegebenen Standorte hinzugefügt. Beachten Sie, dass Artikel, die nur für die Vermietung eingerichtet sind, nicht berücksichtigt werden.
- Wenn die Einstellung Alle Verträge ist, werden Artikel aus allen aktiven, direkt mit dem Lieferanten verbundenen Lieferantenverträgen, bei denen die Option In Selbstverw Katalog einschließen aktiviert ist, dem Katalog hinzugefügt. Mit aktiven Verträgen meinen wir Verträge im Status Aktiv oder Verhandeln, wenn der Vertrag während der Verhandlung aktiv ist. Der Vertrag muss außerdem einen gültigen Zeitraum haben, und die Artikelpositionen müssen sich im Status Aktiv befinden. Beachten Sie, dass die Verknüpfung zum Lieferanten für Einkaufsartikel ebenfalls aktiv sein muss und nicht nur für Vermietung eingerichtet sein darf. Verträge, die mit einem übergeordneten Lieferanten in einer Lieferantenhierarchie verbunden sind, werden nicht berücksichtigt.
- Wenn die Einstellung Ausgewählte Verträge ist, werden Artikel aus den aktiven ausgewählten Verträgen, die in den Aktualisierungseinstellungen definiert sind, dem Katalog hinzugefügt. Mit aktiven Verträgen meinen wir Verträge im Status Aktiv oder Verhandeln, wenn der Vertrag während der Verhandlung aktiv ist. Der Vertrag muss außerdem einen gültigen Zeitraum haben, und die Artikelpositionen müssen sich im Status Aktiv befinden. Beachten Sie, dass die Verknüpfung zum Lieferanten für Einkaufsartikel ebenfalls aktiv sein muss und nicht nur für Vermietung eingerichtet sein darf.
- Wenn Sie das Feld Lieferant leer lassen, berücksichtigt der Auftrag alle in den Aktualisierungseinstellungen definierten Lieferanten.
Wenn Sie die Option Vorhandenes aktualisieren für den Auftrag gewählt haben:
- Die Informationen zu allen Positionen für den angegebenen Lieferanten werden entsprechend den zuletzt aktualisierten Informationen aktualisiert. Wenn Sie das Feld Lieferant leer lassen, berücksichtigt der Auftrag alle im Katalog enthaltenen Lieferanten. Der Grund für die Speicherung der Informationen in den Katalogen ist eine gute Leistung bei der Nutzung der Such- und Filterfunktionen im Selbstverwaltungsportal.
- Beachten Sie, dass wir beim Löschen oder Deaktivieren von Lieferanten für Einkaufsartikel, Verträgen oder Vertragspositionen normalerweise sofort die zugehörigen Katalogpositionen entfernen. In einigen Fällen werden die Positionen jedoch erst aus dem Katalog entfernt, wenn Sie den Auftrag Vorhandenes aktualisieren ausführen. Dies gilt für folgende Fälle:
- Wenn ein Vertrag fristgerecht abgelaufen ist (nicht manuell geschlossen oder gekündigt).
- Wenn ein Lieferant pro Artikel so geändert wurde, dass er nur für die Vermietung gültig ist.
Wenn Sie die Option Volle Aktualisierung für den Auftrag gewählt haben, werden bei der Ausführung des Auftrags sowohl neue Positionen hinzugefügt als auch vorhandene Positionen aktualisiert.