Automatische Bestellbearbeitung ausführen
Erläuterung
Je nach den enthaltenen Ereignissen kann die automatische Bestellbearbeitung das Freigeben von Bestellanforderungen und Bestellungen, das Umwandeln von Bestellanforderungen in Bestellungen und das Drucken/Senden/Senden per E-Mail von Bestellungen automatisieren. Die Ereignisse können entweder direkt ausgeführt oder als Hintergrundjob geplant werden, um auf einer geplanten Basis ausgeführt zu werden, die in Schritt 2 des Prozesses angegeben ist.
Beim Eingeben von Suchkriterien kann entweder ein bestimmter Wert eingegeben oder ein Platzhalterausdruck zur Auswahl einer Datensatzgruppe verwendet werden. Das Platzhalterzeichen (%) kann verwendet werden, um alle verfügbaren Werte für das Feld auszuwählen. Wenn beispielsweise % in das Feld Artikelnr. eingegeben wird, werden alle Artikelpositionen in die automatische Bestellbearbeitung übernommen. Durch Eingabe von "A%" werden alle Artikelpositionen berücksichtigt, die mit dem Buchstaben A beginnen.
Die Funktion Abweichung von normaler Zeitspanne dient zum Angeben einer Anzahl von Tagen vor dem spätesten Bestelldatum. Bestellungen und Bestellanforderungen mit einem Bestelldatum vor der Anzahl Tage in diesem Feld werden im Vorgang berücksichtigt.
Voraussetzungen
- Bestellanforderungen und Bestellungen, die der Genehmigung bedürfen, müssen freigegeben werden, bevor sie von der automatischen Bestellbearbeitung verarbeitet werden können.
- Wenn die Bestellungen mithilfe von EDI zum Lieferanten gesendet werden sollen, müssen für den entsprechenden Lieferanten Daten unter Lieferant/Nachrichten-Setup eingegeben worden sein. Wenn die EDI-Kommunikation nicht definiert wurde, werden die Bestellungen nicht gedruckt.
- Wenn die Bestellungen per E-Mail als angehängte PDF-Datei an den Lieferanten gesendet werden sollen, muss der Ansprechpartner für die Bestellung über einen Kommunikationsweg per E-Mail für die Adresse verfügen, die auf der Registerkarte Lieferant/Adresse/Allgemeine Adressdaten eingegeben wurde. Zudem muss das Ereignis PDF_REPORT_CREATED aktiviert und ein Aktionstyp E-Mail erstellt worden sein.
Auswirkungen
- Alle Bestellanforderungen und Bestellungen, die den ausgewählten Kriterien entsprechen, werden automatisch bearbeitet. Je nach den im Bestellbearbeitungstyp enthaltenen Ereignissen kann die automatische Bestellbearbeitung Bestellanforderungen und Bestellungen freigeben, Bestellanforderungen in Bestellungen umwandeln und Bestellungen drucken/senden/per E-Mail senden.
- Wenn das Ereignis "Anforderung Auftragsfreigabe" im Bestellbearbeitungstyp enthalten ist, werden die Bestellpositionen zuerst bearbeitet, damit alle die Kriterien erfüllenden Anforderungen freigegeben werden. Hinweis: Bei der Bearbeitung von Bestellanforderungspositionen müssen alle Positionen die Eingabeparameter erfüllen, wenn die gesamte Anforderung bearbeitet werden soll.
- Wenn das Ereignis "Bestellung aus Anforderung erstellen" im Bestellbearbeitungstyp enthalten ist und die Funktion "Lieferantenaufteilung" verwendet wird, kann eine einzelne Anforderungsposition in mehrere Bestellungen aufgeteilt werden. Mehrere Anforderungen können zu einer einzigen Bestellung zusammengefasst werden. Wenn die Anforderung Anforderungspositionen mit verschiedenen Bestellbearbeitungstypen umfasst, werden die Anforderungspositionen auf verschiedene Bestellungen aufgeteilt. Der Lieferantenkontakt, der in der Bestellposition angegeben wird, wird bei der Umwandlung in eine Bestellung berücksichtigt.
- Wenn das Ereignis „Bestellung freigeben“ im Bestellbearbeitungstyp enthalten ist und die Funktion „Berechnung/Keine Berechnung“ aktiviert ist und verwendet wird, erstellt man einen Kundenauftrag auf der Grundlage der Positionen in Bestellpositionskomponenten. Das Feld ÄA-Nr. der Bestellposition wird mit der Kundenauftragsnummer aktualisiert. Die Kundenauftragsdaten werden ebenfalls angezeigt.
- Ist das Ereignis „Bestellung drucken“ enthalten, werden alle in Frage kommenden Bestellungen automatisch gedruckt, per EDI versendet oder als angehängte PDF-Datei per E-Mail verschickt (je nach den in den Voraussetzungen beschriebenen Einstellungen) und die Option Gedruckt in der Kopfzeile der Bestellung aktiviert. Wurden die Bestellungen per EDI versendet, wird stattdessen die Option Verschickt in der Kopfzeile der Bestellung aktiviert. Wird eine PDF-Datei erstellt (wenn die Bestellungen per E-Mail versendet werden sollen), wird ein Job unter Agenda erstellt, der die PDF-Datei erstellt. Wenn Bestellungen gedruckt oder per E-Mail versendet wurden, werden entsprechende Berichte in den Archivierten Berichten abgelegt. Wenn IFS/Print Server verwendet wird, kann die Bestellung automatisch an den Drucker gesendet werden.
- Fehler während der automatischen Bestellbearbeitung werden auf der Seite Jobs in Hintergrundverarbeitung protokolliert.
- Wenn die Aufgabe als Hintergrundjob geplant wurde, wird die Aufgabe basierend auf den angegebenen Auswahlkriterien automatisch durchgeführt.