Bestellanforderung

Einführung

Die Bestellanforderung ist ein vorbereitender Schritt bei der Erstellung von Bestellungen und kann als Bestellvorschlag an den Einkäufer betrachtet werden. Im Gegensatz zu einer Bestellung kann eine Bestellanforderung von jedem Anwender eingegeben werden. Durch eine Bestellanforderung werden keine Artikel eingekauft. Es handelt sich hierbei lediglich um einen Bestellvorschlag an einen Einkäufer oder Disponenten, wenn dieser eine Bestellung ausarbeitet.

Bestellanforderungen werden auf zwei verschiedene Arten verarbeitet. Sie können entweder eine Angebotsanforderung oder direkt eine Bestellung aus der Bestellanforderung erstellen.

Automatische Erstellung von Bestellanforderungen

Eine Bestellanforderung kann manuell eingegeben oder automatisch erstellt werden, zum Beispiel unter Verwendung eines Planungswerkzeugs. Da es verschiedene Systemanforderer geben kann, müssen Sie möglicherweise Bestellanforderungen bearbeiten, die nicht von Ihnen eingegeben wurden. Nachfolgend sind Beispiele für automatisch erstellte Bestellanforderungen aufgeführt:

Eingeben einer Bestellanforderung

Eine Bestellanforderungsposition besteht aus einem Anforderungskopf und einer oder mehreren Bestellanforderungspositionen. Zum Eingeben einer Bestellanforderung müssen Sie zuerst den Kopf eingeben und dann Bestellanforderungspositionen erstellen.

Die im Kopf eingegebenen Informationen sind allen Anforderungspositionen in dieser Bestellanforderung gemein. Zum Eingeben des Bestellanforderungskopfs müssen der Anforderer und der interne Zielort als Basisdaten definiert worden sein.

Es gibt zwei Arten von Positionen: "BA-Positionen/Teile" und "BA-Positionen/Teile ohne Nr.". "BA-Positionen/Teile" dienen zum Erfassen der Bestellanforderungspositionen für Bestandsartikel, die als Einkaufsartikel eingegeben werden. "BA-Positionen/Teile ohne Nr." dienen für Artikel, die als einmalige Beschaffungsvorgänge betrachtet werden. Diese Artikel werden nicht wie regelmäßig eingekaufte Artikel behandelt und werden nicht als Artikel in das System eingegeben.

Eine Bestellanforderungsposition kann eingegeben werden, wenn der Lieferant nicht bekannt ist. Wenn ein Lieferant nicht mit dem Artikel verknüpft ist, wird eine Nachricht angezeigt. Wenn die Anforderung in eine Angebotsanfrage umgewandelt wird, muss kein Lieferant angegeben werden.

Sie können sich alternative Artikel (falls definiert) anzeigen lassen, indem Sie die Position auswählen und dann auf Alternativer Einkaufsartikel Basisdaten klicken. Angegebene alternative Artikel am Standort werden angezeigt.

Eine Bestellanforderung kann auch mittels Arbeitsauftrag, Projekt und mithilfe der Seite Lieferant für Einkaufsartikel erstellt werden.

Bearbeiten einer Bestellanforderung

Eine Bestellanforderung muss freigegeben, (wenn erforderlich) genehmigt und dann entweder in eine Angebotsanfrage oder Bestellung umgewandelt werden.

Beim Freigeben einer Bestellung können Sie die ganze Bestellanforderung auf einmal oder Position für Position freigeben.

Berechtigung

Eine Genehmigung ist erforderlich, wenn für eine Anforderungsposition eine anwendbare Genehmigungsregel für Bestellanforderungen vorhanden ist. Dies wird durch Aktivieren der Option Genehmigung erforderlich im Kopf der Bestellanforderung angegeben.

Sie können Bestellanforderungspositionen mithilfe der Seite Bestellanforderung oder mithilfe einer Übersichtseite genehmigen.

Wenn Sie die Seite Bestellanforderung verwenden, klicken Sie auf die Registerkarte Genehmigung. Links auf der Registerkarte wählen Sie den Genehmiger oder die Genehmigungsgruppe aus, die Sie genehmigen. Rechts auf der Registerkarte können Sie sich alle Anforderungspositionen anzeigen lassen, die der Genehmiger/die Genehmigungsgruppe genehmigen muss. Rechts auf der Seite können Sie die Positionen auswählen, die Sie genehmigen möchten.

Beim Verwenden der Seite Genehmigung BA-Position einfach die gewünschten Positionen abfragen, auswählen und mithilfe eines Befehls autorisieren.

Umwandlung in eine Angebotsanforderung oder Bestellung

Eine Angebotsanfrage ist eine Anfrage nach dem Preis für einen oder mehrere Artikel oder Services, einschließlich externer Instandhaltung und Reparaturservices. Eine Angebotsanforderung fordert auch ein geplantes Lieferdatum an und erwähnt die Liefer- und Versandbedingungen. Häufig werden Angebotsanfragen an mehrere Lieferanten gesendet, bevor eine Bestellung durchgeführt wird. Beachten Sie, dass eine neue Angebotsanforderung auch manuell erstellt werden kann, statt eine Bestellanforderung umzuwandeln. Die Bestellanforderungsposition muss nicht genehmigt werden (selbst wenn eine Genehmigung für Positionen erforderlich ist), bevor die Position in eine Angebotsanforderung umgewandelt werden kann.

Wenn Sie entscheiden, eine Bestellanforderung in eine Bestellung umzuwandeln, stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung: das System kann Anforderungspositionen zur ersten verfügbaren Bestellung hinzufügen, Sie können Anforderungspositionen zu einer bestimmten Bestellung hinzufügen oder eine neue Bestellung erstellen. Wenn keine entsprechende Bestellung vorhanden ist, erstellt das System eine neue Bestellung. Sie können einen neuen Auftrag manuell erstellen oder vom System automatische einen Auftrag auswählen lassen, wenn die Anforderung mehrere Positionen mit verschiedenen Lieferanten enthält.


Expressbestellungen

Wenn Sie Auftragscode 5 bei der Bestellanforderung ausgewählt haben, entspricht dies einer Expressbestellung. Beim Verwenden einer Expressbestellung werden Bestellungen sofort für alle Positionen erstellt, sobald sie vollständig genehmigt wurden, d. h., sobald eine Position von allen erforderlichen Genehmigern genehmigt wurde, wird sie umgewandelt. Wenn für alle Anforderungspositionen Bestellpositionen erstellt wurden, d. h., wenn die ganze Anforderung vollständig genehmigt wurde, wird der Status der Bestellanforderung in "Abgeschlossen" geändert. Die erstellte Bestellung wird automatisch freigegeben und gedruckt. Es gibt keine Unterschiede bei den Voraussetzungen, die erfüllt werden müssen, bevor die Bestellanforderung genehmigt werden kann.

Funktionen

Schnellerfassung von Lieferanten auf Bestellanforderung

Diese Funktion dient zum Erfassen eines Lieferantendatensatzes, während eine Bestellanforderung eingegeben wird. Der Lieferant für die Einkaufsartikelverknüpfung lässt sich auf diese Weise auch problemloser einrichten. Der neue Lieferanteneintrag basiert auf einem bereits vorhandenen Lieferanten. Dazu muss der vorhandene Lieferant als Lieferantenvorlage markiert worden sein. Für die Schnellerfassung wählen Sie die Bestellanforderungsposition aus und klicken Sie dann auf Lieferant nach Vorlage erstellen und geben Daten zu Ihrem Lieferanten auf der Seite ein, die angezeigt wird. Beachten Sie, dass der Lieferant im Lieferantendatensatz als per Schnellerfassung erstellter Lieferant angezeigt wird. Sie können den neuen Lieferanten später mit notwendigen Daten ergänzen.

Lieferantenaufteilung

Die Lieferantenaufteilung dient zum Aufteilen des Einkaufs eines Artikels auf mehrere Lieferanten. Sie ist nützlich, wenn einige Lieferanten nicht pünktlich liefern, wenn ein Lieferant nicht in der Lage ist, große Volumen zu liefern, oder wenn es erforderlich ist, Lieferanten über einen bestimmten Zeitraum zu definieren. Die Menge wird durch Einrichten von Aufteilungsprozentsätzen pro Artikel aufgeteilt.

Verwenden von geschätztem Artikelpreis ohne Artikelnummer

Diese Funktion ermöglicht das Erfassen von Artikeln ohne Artikelnummer in Bestellanforderungen, selbst wenn der richtige Preis oder Lieferantendaten nicht vorhanden sind. Geben Sie den Artikel ohne Artikelnummer normal ein, und geben Sie durch Aktivieren der Option Geschätzter Preis an, dass der Preis geschätzt ist. Sie können die Bestellanforderungsposition selbst dann freigeben und genehmigen, wenn sie mit geschätzten Preiseinformationen versehen und der Lieferant nicht definiert ist. Sie können sogar nach der Genehmigung den richtigen Preis eingeben oder einen Lieferanten definieren, wenn dieser fehlt. Wenn der Preis korrekt ist, deaktivieren Sie die Option. Vor Umwandlung der Bestellanforderungsposition in eine Bestellung muss die Option Geschätzter Preis deaktiviert und ein Lieferant muss eingegeben worden sein.

Einkaufspreise vergleichen

Ein Einkaufspreisvergleich kann auf Wunsch unmittelbar nach Eingabe der Artikelnummer angezeigt werden. Wählen Sie die Position aus und klicken Sie auf den Befehl Preisvergleich. Im geöffneten Dialog muss die Bestellmenge eingegeben werden, die für den Preisvergleich verwendet werden soll.