Eine Bestellung kann mehrere Zyklen haben. Das System verwendet Versionsnummern, um den Verlauf von Modifikationen zu verfolgen, die zur Bestellung gemacht werden. Mit der Funktion „Änderungsabwicklung“ können seit der letzten Änderung vorgenommene Änderungen kommuniziert (ausgedruckt, per E-Mail oder via EDI/MHS gesendet) werden. So wird ersichtlich, mit welcher Änderungsversion der Bestellung gearbeitet wurde.
Eine neue Revision der Bestellung könnte in zwei Arten generiert werden. Wenn Sie bestimmte Änderungen direkt auf einer freigegebenen und gedruckten Bestellung erfassen, wird eine neue Revision automatisch generiert. Eine neue Revision des Auftrags wird auch generiert, wenn Änderungen über einen Auftragsänderungsauftrag erfasst sind. Wenn ein Änderungsauftrag bearbeitet worden ist, wird eine neue Revision der Bestellung immer erstellt. Eine Bestellung muss freigegeben werden, bevor ein Änderungsauftrag erstellt werden kann.
Die Funktion "Änderungsabwicklung" steht für Artikelpositionen mit und ohne Artikelnummer zur Verfügung. Die Versionsnummer ist sichtbar auf der Registerkarte Bestellung/Auftragsdetails.
Eine Änderung, die eine Revision bewirkt und für eine kommunizierte und freigegebene Bestellung ausgeführt wird, führt zur Generierung einer neuen Revisionsnummer für eine Bestellung. Eine Bestellposition mit dem Status "Bestätigt" wird auf den Status "Freigegeben" zurückgesetzt, wenn die Änderungen an der Position gespeichert werden. Wenn alle Positionen einen früheren Status als den Status "Bestätigt" haben, wird der Auftragskopf ebenfalls auf den Status "Freigegeben" zurückgesetzt. Dieser Zyklus kann so oft wie nötig wiederholt werden, solange die Bestellposition noch nicht den Status "Angeliefert" hat.
Wenn eine neue Revision erstellt wird, wird im Kopf der Bestellung das Kästchen „Anstehende Änderungen“ aktiviert, und der Revisionsstatus wird für die geänderte Position festgelegt.
Eine Position einer freigegebenen Bestellung kann nicht gelöscht werden. Eine Position kann jedoch storniert werden.
Eine neue Änderung wird generiert, wenn in Zusammenhang mit einer Änderung bezüglich der Preise, der Rabatte, der zusätzlichen Kosten, der Zahlungsbedingungen, der Menge, des Liefertermins, des internen Bestimmungsortes, des technischen Disponenten usw. folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
Eine Bestellung mit Abweichungen kann bestätigt werden, ohne dass eine neue Bestellungsrevision erstellt werden muss. Selbst wenn die Bestellung bereits kommuniziert wurde, wird keine neue Änderung generiert. Im Dialogfenster zum Bestätigen einer Bestellung mit Abweichungen können die Bestelldaten aktualisiert werden. Durch Anklicken der Schaltfläche "OK" kann alternativ ausgewählt werden, dass keine Änderungen im Dialogfenster vorgenommen werden.
Eine andere Art, Änderungen einer freigegebenen Bestellung zu verwalten, besteht darin, die Änderungen durch einen Auftragsänderungsauftrag zu bearbeiten. Der Änderungsauftrag wird in der Regel verwendet, wenn es erforderlich ist, dass der Kauf und die Änderungen an einer Bestellung genehmigt werden, bevor sie an den Lieferanten kommuniziert werden. Er wird auch verwendet, wenn Sie eine bessere Steuerung über das, was zwischen jeder Bestellungsrevision geändert wird, wollen. Der Änderungsauftrag gibt Ihnen volle Sichtbarkeit über die Änderungen, die zwischen den verschiedenen Revisionen gemacht wurden, und eine Möglichkeit, die Genehmigung der Änderungen aufzurufen, bevor sie auf die tatsächliche Bestellung angewendet werden.
Wenn Sie Änderungen durch einen Änderungsauftrag bearbeiten, wird das System immer eine neue Revision der Bestellung erstellen.
Einen Auftragsänderungsauftrag zu verwenden, ist meist optional, aber es kann für einen bestimmten Standort oder Lieferanten obligatorisch gemacht werden. Dann müssen alle Änderungen, die direkt oder indirekt eine Auswirkung auf den Wert von einer freigegebenen Bestellung haben, durch einen Änderungsauftrag bearbeitet werden.
Wenn eine neue Änderung erstellt wird, erhält die geänderte Position einen Änderungsstatus. Dieser Änderungsstatus gibt an, ob die Bestellposition seit der letzten Änderung neu erstellt, storniert, unverändert beibehalten oder verändert wurde.
Es gibt vier Druckoptionen:
Sobald die Bestellung eingegeben wurde, kann sie gedruckt und per Post oder Telefax an den Lieferanten gesendet werden. Der Lieferant erhält die gedruckte Bestellung und bestätigt sie (mit oder ohne Änderungen).
Die Bestellung kann gesendet werden, wenn sie den Status "Freigegeben" hat. Das Freigabe-Kennzeichen im Bestellkopf wird angezeigt, wenn der Bericht gedruckt wird. Hinweis: Bestellpositionen mit dem Status "Storniert" werden nicht gedruckt.
Dieser Bericht kann verwendet werden, wenn die Bestellung seit dem Drucken der letzten Änderung geändert wurde. Der Bericht über die Auftragsänderungen muss jedoch nicht gedruckt werden. An seiner Stelle kann auch die gesamte Bestellung gedruckt werden. Mit Ausnahme der Bestellkopfdaten werden nur die Änderungen seit der letzten Änderung gedruckt. Für alle Positionen wird der Änderungsstatus angezeigt. Hinweis: Bestellpositionen mit dem Status "Storniert" sind in diesem Ausdruck enthalten. Der Ausdruck kann per Post oder Telefax an den Lieferanten gesendet werden. Das Kennzeichen „Ausstehende Änderungen“ im Bestellkopf wird beim Drucken eines Änderungsberichts deaktiviert.
Diese Berichte werden nur für interne Zwecke verwendet. Die Kennzeichen „Freigegeben“ und „Ausstehende Änderungen“ im Bestellkopf bleiben unverändert, wenn diese Berichte gedruckt werden. In allen anderen Punkten stimmen diese Berichte mit den zugehörigen normalen Bestellberichten überein.
Die Bestellung kann per E-Mail an den Lieferanten gesendet werden. Die Bestellung kann gesendet werden, wenn sie den Status „Freigegeben“ hat. Wenn Sie den Befehl „Bestellung per E-Mail versenden“ auswählen, wird ein Dialogfeld geladen, in dem Sie die Standard-E-Mail-Adresse bei Bedarf ändern können. Das Freigabe-Kennzeichen wird angezeigt, wenn eine Bestellung per E-Mail gesendet wird.
Dieser Bericht kann verwendet werden, wenn die Bestellung seit dem Kommunizieren der letzten Änderung geändert wurde. Der Bericht über die Auftragsänderungen muss jedoch nicht per E-Mail gesendet werden. An seiner Stelle kann auch die gesamte Bestellung per E-Mail gesendet werden. Das Kennzeichen „Ausstehende Änderungen“ im Bestellkopf verschwindet, wenn ein Änderungsbericht per E-Mail gesendet wird.
Die Bestellung kann elektronisch mit EDI oder MHS an den Lieferanten gesendet werden. Der Mediencode wird in Lieferanten/Nachrichten-Setup definiert. Die Bestellung kann gesendet werden, wenn sie den Status "Freigegeben" hat. Das Freigabe-Kennzeichen wird angezeigt, wenn eine Bestellung gesendet wird.
Dieser Bericht kann verwendet werden, wenn die Bestellung seit dem Drucken der letzten Änderung geändert wurde. Die Änderungsanfrage der Bestellung muss jedoch nicht gesendet werden. An ihrer Stelle kann auch die gesamte Bestellung gesendet werden. Das Senden an den Lieferanten kann mit EDI oder MHS erfolgen. Das Kennzeichen „Ausstehende Änderungen“ im Bestellkopf verschwindet, wenn eine Änderungsanfrage gesendet wird.