Die Zahlungsdatei-Verfolgbarkeit ist der Vorgang, bei dem in automatischen Zahlungsaufträgen verwendete elektronische Zahlungsadressen gesammelt und erfasst werden. Zusätzlich zu den Zahlungsadressen von Zahler und Zahlungsempfänger werden Änderungen in Zahlungsaufträgen, wie Stornierung und Entfernung von Auftragspositionen oder die wiederholte Ausgabe mit aktuellen Daten, erfasst.
Zahlungsdateiprotokollierungsinformationen werden für automatische Lieferantenzahlungen, Lastschriften und Kundenrückzahlungen aus Zahlungsaufträgen erstellt. Wenn die Datenträgerausgabe mithilfe aktueller Daten wiederholt ist, werden zudem neue Zahlungsdateiverfolgungsinformationen erfasst. Zahlungsdatei-Protokollinformationen werden beibehalten, selbst wenn eine Zahlung zurückgesetzt oder storniert wird.
Es kann mittels Zahlungsmethode definiert werden, ob Zahlungsdateiprotokollierungsinformationen erstellt werden sollen oder nicht.
Zahlungsdatei-Protokollinformationen können auf mehreren Seiten in der Anwendung angezeigt werden. Es ist möglich, für jedes Zahlungsformat, das die Zahlungsdateiprotokollierung unterstützt, zu definieren, welche Bestandteile der elektronischen Zahlungsadressen dargestellt werden sollen. Wenn keine Adressendarstellung definiert ist, wird nur die internationale Kontonummer (IBAN) angezeigt. Unabhängig von der definierten Zahlungsadressendarstellung werden alle Bestandteile der elektronischen Zahlungsadressen in der Zahlungsdatei-Informationsdatei erfasst und können bei Bedarf später angezeigt werden.
Es gibt mehrere Analysen/Ansichten, mit denen Zahlungsdateiprotokollierungsinformationen in der Anwendung angezeigt werden können, um die verschiedenen Verfolgungsanforderungen zu erfüllen:
Alle Zahlungsdatei-Protokollinformationen einer Firma können mithilfe der Seite Zahlungsdatei-Protokollinformation verfolgt werden. Analysen und Anfragen sind möglich pro Zahlungsauftrag, Zahler/Zahlungsempfänger, Bestandteile der elektronischen Zahlungsadressen wie IBAN oder BIC, Finanzmittelkonto usw. Ein Datensatz wird für alle Ausgabesequenzen einer Zahlungsauftragsposition erstellt. Dieselben Informationen für einzelne Positionen werden gemäß der Definition in der Zahlungsadressendarstellung und gemäß den Beschreibungen angezeigt, die sich auf das Zahlungsformat der Zahlungsadressendaten (Client-Zuordnungen) in Elektronische Zahlungsadresse beziehen.
Mithilfe der Seiten Kundenzahlungsaufträge oder Lieferantenzahlungsaufträge kann auch auf Zahlungsdatei-Protokollinformationen zugegriffen werden, um Details in Bezug auf Statusänderungen, verschiedene Ausgaben oder elektronische Zahlungsadressen eines ausgewählten aktiven Zahlungsauftrags zu prüfen.
Ausführliche Informationen für eine bezahlte einzelne Buchungsposition von einem bestimmten Kunden oder Lieferanten auf den verwendeten Zahlungsadressendaten des Zahlers oder Zahlungsempfängers und des eigenen Finanzmittelkontos/Geldinstituts werden auf der Seite Zahlungsadresse pro Zahlung dargestellt. Auf diese kann entweder über Zahlungen pro Kunde – Analyse/Zahlungen pro Lieferant – Analyse oder über Kundenanalyse/Lieferantenanalyse unter Zahlungen pro Rechnung/Vorauszahlungsanalyse zugegriffen werden.
Zahlungsadressinformationen für bestimmte Rechnungen, die immer noch in einem Zahlungsauftrag enthalten sind, können auf der Seite Zahlungsadresse pro Auftrag der Kundenrechnungsanalyse/Lieferantenrechnungsanalyse angezeigt werden. Nachdem die Zahlung für den Auftrag erstellt wurde, ersetzt die Zahlungsadresse pro Zahlungsinformation die Zahlungsadresse pro Auftragsinformation aus der Kundenrechnungsanalyse/Lieferantenrechnungsanalyse.
Wenn elektronische Zahlungsadressen, die für mehrere Posten spezifisch sind, in einem aktiven Auftrag enthalten sind und überwacht werden müssen, kann das Dialogfeld Zahlungsadresse pro Auftrag für diesen Zweck verwendet werden.
Alte Zahlungsdateiprotokollinformationen, die nicht mit einem noch aktiven Zahlungsauftrag verbunden sind und die nicht in einer allgemeinen Zahlung genehmigt wurden, können mithilfe der Funktion Löschlauf entfernt werden.