Der Prozess Externe allgemeine Zahlung in Datei dient zum Erstellen von Zahlungen aus elektronischen Dateien, die von Geldinstituten empfangen wurden. Die externe Datei ist ein Kontoauszug des Kontos, das ein Anfangssaldo und Endsaldo enthält. Jede elektronische Datei enthält Daten zu Soll- und Habentransaktionen für ein Finanzmittelkonto und eine Währung.
Zahlungen, die in Zahlungsdateien mit einer unstrukturierten Referenz enthalten sind, werden mithilfe von Identifikatoren ausgeziffert. Verschiedene Identifikatoren sind zum Analysieren des Inhalts der externen Datei verfügbar, um die Informationen in IFS/Rechnungswesen für die Zahlungsauszifferung zu suchen, z. B. Kundenrechnungen, Kunden und ausgestellte Schecks. Mit Ausnahme von Transaktionen, die mit Informationen zu den Debitoren abgeglichen werden sollen, werden Sachkontenbuchungen mit einer manuellen Buchung basierend auf der Identifikatorenkonfiguration automatisch abgeschlossen.
Nachrichtencodes werden verwendet, um den Transaktionstyp, z. B. „Sachkontenbuchung“, „Ausgestellten Scheck einlösen“ und „Kundenzahlung“ zu definieren. Abhängig vom ausgewählten Transaktionstyp werden die Nachrichtencodes mit definierten Identifikatoren verknüpft, z. B. Rechnungsnummer für Kundenzahlung, Zahlungsformularnummer für eingelöste Schecks usw. Es ist auch möglich, Buchungsregeln pro Nachrichtencode zu definieren, z. B. Buchung eines definierten Kontos für Sachkontenbuchungen.
Die externe Datei kann auch Rückbelastungsnotizen enthalten, für die die Kundenzahlungstransaktion bereits früher bestätigt wurde. Bei einer Rückbuchung wird ein neuer Differenzposten in der Debitorenbuchhaltung erstellt , um die Forderung gegenüber dem Kunden wiederherzustellen und das Bankkonto der Firma zu belasten.
Beim Laden der Datei können die Auszifferung und Prüfung durchgeführt werden. Eine Lade-ID wird als Ganzes behandelt, und wenn es eine fehlerhafte Transaktion gibt, wird die ganze Lade-ID als fehlerhaft angesehen. Alle Fehler müssen korrigiert werden. Wenn der bezahlte Betrag mehrere Ratenpositionen abdeckt, ist die Ratenidentität auf der Ebene der externen Zahlungsdetails leer. Jedoch werden auf der Ebene der externe Zahlungen - Auszifferungsdetails die ausgezifferten Ratenpositionen mit den verwendeten Skonti, Abzügen und Toleranzen angezeigt. Die Auszifferungsdetails enthalten Kundendifferenzposten, um Überzahlungen oder Unterzahlungen innerhalb der angegebenen Toleranz oder einen genauen Betrag auszubuchen.
Wenn die ganze Lade-ID vollständig ist, d. h. wenn jede Transaktion richtig ist, besteht der nächste Schritt darin, die Lade-ID mit ihren Transaktionen in eine vorhandene oder neue allgemeine Zahlung zu übertragen. Zur Bestätigung der allgemeinen Zahlung wird eine bestimmte Funktion verwendet. Die Genehmigung erstellt Zahlungen in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und einen Beleg mit Buchungen. Wenn die Zahlung ausgeziffert wird, werden der ausgezifferten Rechnung und der Zahlung eine eindeutige Auszifferungs-ID und ein Auszifferungsdatum zugewiesen. Bei nicht ausgezifferten Zahlungen werden neue Posten für die betroffenen Kunden oder geparkten Zahlungen erstellt, wenn die Zahlung keinen Verweis auf einen Zahler/Empfänger enthält.
Jede Datei enthält Daten zu Soll- und Habentransaktionen für ein bestimmtes Bankkonto in einer bestimmten Währung. Die Transaktionen erfolgen wie folgt:
Hinweis: Eine genehmigte allgemeine Zahlung kann storniert werden. Die Stornierung setzt alle Buchungstransaktionen zurück, die bei der Freigabe erstellt wurden.
Vor der Eingabe von Informationen müssen Sie sicherstellen, dass die Basisdatenanforderungen (BDA) laut Anweisung im Prozess „Basisdaten für das Rechnungswesen eingeben“ eingegeben wurden. Zu diesen zählen: „Basisdaten für Debitorenbuchhaltung eingeben“ und „Basisdaten für Kreditorenbuchhaltung eingeben“, „Basisdaten Kassenbuch“ für Geldinstitute und Zahlungsarten sowie „Basisdatenanforderungen (BDA) für externe Zahlungen“.