Wenn ein Kreis aktiviert oder eine Neuberechnung akzeptiert wird, erstellt das System automatisch Kanban-Karten für den Kreis. Jede Karte lässt sich aufgrund einer vom System generierten Kartennummer eindeutig identifizieren. Es gibt zwei Typen von Karten: Auffüllbar (Standard) und Nicht auffüllbar. Auffüllbare Karten durchlaufen den Kreis, bis sie überflüssig sind, entfernt werden oder auf Veraltet gesetzt werden. Nicht auffüllbare Karten werden nur einmal verwendet und als Reaktion auf einen unvorhergesehenen Anstieg des Bedarfs ausgegeben.
Die Art der erstellten Karte hängt von der Nachschubquelle für den Kreislauf ab:
| Herkunft Auffüllmaterial | Kartentyp |
| Standort, Standortgruppe, Lagerzone, Außenstandort | Verschieben/Nachfüllen |
| Fertigungsstraße | Produktion |
| Beschaffungsunternehmen | Lieferant |
Eine Kanban-Karte kann zu jedem Zeitpunkt einen der fünf Status aufweisen, die in der unten stehenden Tabelle aufgeführt sind. Diese Status bieten zusammen mit den Kanban-Kartenberichten die Werkzeuge, die zum Drucken, Einsetzen und Sammeln der Kanban-Karten in der Fertigung erforderlich sind.
| Status | Beschreibung |
| Losgr./ | Eine neu generierte Karte, die noch nicht in der Fertigung eingesetzt wird. |
| In Umlauf | Eine bereits eingesetzte Karte, die derzeit in der Fertigung verwendet wird. |
| Veraltet | Eine Karte, die veraltet ist, aufgrund von Änderungen der grundlegenden Daten, wie beispielsweise Mg. pro Kanban, Losgröße oder Bestellpunkt. Jede veraltete Karte muss erfasst und entfernt werden.Nur gedruckte Kanban-Karten, die ihre Menge neu berechnen, sind nach Annahme der Neuberechnung veraltet. |
| Entfernt | Ein Datensatz einer Karte, die in der Fertigung nicht mehr verwendet werden soll. Der Datensatz kann gelöscht werden, es sei denn, er soll als historischer Datensatz beibehalten werden. |
| Überschuss | Eine Kanbankarte, die aus dem Umlauf entfernt wurde, aber später wieder darin aufgenommen werden kann. |
Es gibt zwei Klassen veralteter Kanban-Karten:
| Klassifizierung | Beschreibung |
| Auffüllbar | Eine Kanbankarte, die auf dauerhaftem Material gedruckt wurde, das für die erneute Verwendung in einem Kreis entwickelt wurde. In der Regel sind Kanban-Karten auffüllbar. |
| Nicht auffüllbar | Eine temporäre Kanbankarte, die zur Bewältigung einer einmaligen Anforderung, z. B. einer unerwarteten Nachfragespitze, in einem Kanbankreis eingesetzt wurde. Diese Art von Karte sollte einmal aufgefüllt und dann aus dem Kreislauf entfernt werden. Die Karte wird immer manuell erstellt und kann nicht elektronisch aufgefüllt werden. |
Beim Akzeptieren von Kanban-Kartenberechnungen passt das System die Kanban-Karten entsprechend an. Wenn irgendeine Änderung an der Menge pro Kanban vorgenommen wurde, dann werden die gedruckten Karten als Veraltet und die überschüssigen Karten als Überschuss gekennzeichnet, und es werden neue Karten generiert, um der erhöhten Nachfrage nachzukommen. Wenn die Änderungen nur an der Anzahl der Karten vorgenommen wurden, dann werden die überschüssigen Karten auf den Status Überschuss gesetzt, die Karten mit Überschuss werden aufgrund der erhöhten Nachfrage zu In Umlauf geändert, und es werden neue Karten erstellt, wenn für die erhöhte Nachfrage keine überschüssigen Karten existieren. Karten mit dem Status Neu müssen bereitgestellt werden, bevor sie verwendet werden können, wodurch ihr Status zu In Umlauf geändert wird.
Zunächst sucht die Berechnung nach neuen Karten und setzt so viele wie notwendig auf Veraltet, um die richtige Anzahl an Karten wiederherzustellen. Falls anschließend weitere Karten gelöscht werden müssen, wird die entsprechende negative Anzahl im Feld Karten hinzu/entfernen auf der Registerkarte Karten der Seite Kanbankreis angezeigt. Falls es sich um auffüllbare Karten handelt, ist es u. U. erforderlich, sie aus der Fertigung zu entfernen, ihren Status auf Entfernt zu setzen und sie durch neu erstellte Karten zu ersetzen. Besteht kein Interesse an einer Historie, können diese Karten aus dem System gelöscht werden.
Für einen Kreis können entweder alle Kanban-Karten oder bei Bedarf nur einzelne verloren gegangene oder vernichtete Karten gedruckt werden. Das System verfolgt, ob und wie oft eine Karte gedruckt wurde. Um die zurzeit in Umlauf befindlichen Karten zu verfolgen und zu lokalisieren, kann der Anwender den Kanban-Auditbericht ausführen, der nicht nur Text, sondern auch den Barcode der einzelnen Artikel enthalten kann.
Für Lieferantenkanbankreise ist es möglich, rückgemeldete Ware mit oder ohne eine zuvor existierende Bestellung zu melden. Mögliche Lieferantenkanbanmeldungen sind:
Kanban-Karten können nicht für Bestellposition mit den Anforderern OE, WO, DOP, SO, PD, PRJ oder PLD rückgemeldet werden. Um die Annahme für Bestellungen zu vermeiden, die anderen Nachfragen zugeordnet sind, können keine Kanban-Karten für Bestellungen rückgemeldet werden, die für eine andere Kanbankarte erstellt wurden, welche durch die elektronische Kanbanhistorie verknüpft ist.
Gültige Status für den Eingang auf Bestellpositionen sind: Freigegeben, Bestätigt, Angeliefert und Eingegangen. Die Bestellposition mit dem frühesten geplanten Eingangsdatum sollte zuerst verwendet werden. Wenn zwei oder mehr Bestellpositionen das gleiche geplante Eingangsdatum haben, wird die Bestellposition mit der geringsten Menge zuerst ausgewählt.