Die meisten Funktionen in der Komponente IFS/Materialwirtschaft werden automatisch ausgeführt und durch andere Abläufe und Prozesse, wie z.B. Beschaffung (Artikel gehen im Lager ein) oder Verkauf (gelagerte Artikel werden reserviert und aus dem Lager entnommen), aktiviert.
Sobald die Funktionen der Lagerhaltung eingerichtet sind, ist es nicht mehr unbedingt erforderlich, dass sich der Anwender regelmäßig um die Vergabe von Prioritäten und die Zuweisung jeder einzelnen Lageraufgabe kümmern muss. Wenn die Einrichtung korrekt vorgenommen wurde, d. h. wenn die Aufgabentypen und Lagerplatzgruppen richtig auf die Lagerarbeiter verteilt wurden, legt das System, solange das Arbeitspensum hinsichtlich Menge und Merkmalen konstant bleibt, die richtigen Prioritäten fest und gibt vor, welche Aufgabe jeder Arbeiter am besten als nächste ausführt. Wenn es zu einer Veränderung dieser Bedingungen kommt, müssen sofort Anpassungen vorgenommen werden.
Das System bietet Möglichkeiten zur Prüfung des Gleichgewichts zwischen dem aktuellen und künftigen Arbeitspensum und der Ressourcenverfügbarkeit sowie zu schnellen Systemänderungen, damit zwischen dem Arbeitspensum und der Ressourcenverfügbarkeit wieder ein adäquates Gleichgewicht hergestellt werden kann. Alle Änderungen, die an der Lagerarbeit oder der Aufgabenliste vorgenommen werden, wirken sich auf das Arbeitspensum aus.
In der Lagerhaltung können Umlagerungen durchgeführt werden, wenn das System entsprechend eingerichtet ist. In diesem Fall wird bei der Erstellung einer Umlagerung eine Lageraufgabe generiert. Je nachdem, wie das System eingerichtet ist, können in der Lagerhaltung auch Entnahmelisten gemeldet werden. In diesem Fall wird bei der Erstellung einer Entnahmeliste eine Lageraufgabe generiert.
Die Lageraufgaben werden in der Reihenfolge des letzten Startdatums und der Priorität initiiert. Wurde eine Aufgabe einem Lagerarbeiter zugewiesen, bevor sie begonnen wurde, hat diese Aufgabe eine höhere Priorität als die anderen Aufgaben. Bei Beginn einer neuen Aufgabe erfolgt ihre Zuweisung an einen bestimmten Lagerarbeiter. Dieser kann, abhängig vom Aufgabentyp und der Lagerplatzgruppe, mit der nächsten zugewiesenen Aufgabe beginnen.
Lagerarbeiter können Abweichungen bei der entnommenen Menge melden. So kann ein Lagerarbeiter beispielsweise melden, dass die Entnahme an einem anderen Lagerplatz initiiert wurde, als auf der Entnahmeliste aufgeführt ist. Das System kann auch verschiedene Berechnungen durchführen und so die Überprüfung des Wirkungsgrades der Lagerhaltung erleichtern.
Arbeitet der Anwender in einer CTO-Umgebung (Configure to Order), so kann er sämtliche Konfigurationen für die Artikel in einer Lageraufgabe anzeigen.
Neben den Bestandstransfers, die durch Bestellungen, Umlagerungsaufträge, Kundenaufträge und Fertigungsaufträge generiert werden, können auch mehrere andere Bestandstransfers durchgeführt werden.
Artikel können aus unterschiedlichen Gründen eingehen oder entnommen werden. Außerdem können Artikel als Ausschuss aus dem Bestand entnommen werden. Manchmal ist es nötig, Artikel von einem Standort oder Bestandslagerplatz an einen anderen zu transferieren. Das System ist so eingerichtet, dass es den Anwender dabei unterstützt, den Fahrer eines Förderfahrzeugs oder Staplers darüber zu informieren, dass Waren an einen anderen Bestandslagerplatz transferiert werden müssen.
Zu den anderen Bestandstransfers zählt die Änderung der Artikelmenge pro Packmittel. Sie dient auch zur Handhabung von Fehlmengen, d. h. zur Verteilung neu zugegangener Artikel auf unterschiedliche Aufträge, die für diese Artikel Fehlmengen aufweisen.
Arbeitet der Anwender in einer CTO-Umgebung (Configure to Order), kann er sämtliche Konfigurationen für die bearbeiteten Artikel anzeigen.
Wenn das System entsprechend eingerichtet ist, können in der Lagerhaltung Umlagerungen für Bestandstransfers durchgeführt werden. In diesem Fall wird bei der Erstellung einer Umlagerung eine Lageraufgabe generiert.
Umlagerungsaufträge werden zum Transferieren von Artikeln zwischen Standorten verwendet. Ein Umlagerungsauftrag identifiziert den Bedarf für den Transfer von Waren von einem Standort (dem Lieferstandort) an einen anderen Standort (den Bedarfsstandort). Der umzulagernde Artikel muss an beiden Standorten die gleiche Bestandsartikelnummer haben. Die Standorte für Nachfrage und Lieferung können der gleichen oder verschiedenen Firmen angehören. Sowohl der Nachfrage- als auch der Lieferstandort müssen in derselben Datenbank eingerichtet werden, damit der Umlagerungsauftrag verwendet werden kann. Der Bedarfsstandort muss als interner Kunde und der Lieferstandort als interner Lieferant zur Verfügung gestellt werden.
Geplante Umlagerungsaufträge können manuell oder mit Planungswerkzeugen erstellt und gelöscht werden. Freigegebene Umlagerungsaufträge können nicht gelöscht werden. Sie können jedoch storniert werden. Dieselben Reservierungs- und Versandprozesse, die zum Ausführen von Kundenaufträgen verwendet werden, dienen auch zum Ausführen von Reservierung und Lieferung der Umlagerungsaufträge. Derselbe Wareneingangsprozess, der für Wareneingänge verwendet wird, wird auch bei Eingang der Umlagerungsaufträge verwendet.
Ein Umlaufteile-Pool dient zur manuellen Kontrolle des Verhaltens verschiedener Prozesse im Logistikablauf.
Wenn an einem bestimmten Bestandsartikellagerplatz eine physische Inventur durchgeführt werden soll, bietet das System insofern eine Unterstützung, als eine Inventurzählliste erstellt werden kann, die als Inventurliste dienen kann. Der Bestandslagerplatz kann "gesperrt" werden, um sicherzustellen, dass keine Artikel aus dem Lagerplatz entfernt werden. Sobald eine Inventurzählliste erstellt ist, wird die "Sperrung" des Lagerplatzes aufgehoben.
Das System kann nicht nur zur Eingabe der Ergebnisse, sondern auch zur Aktualisierung der Bestandsmenge mit dem Ergebnis der Inventur verwendet werden.
Das System kann den Anwender bei der Planung von Einkauf und Fertigung gelagerter Artikel unterstützen. Bestellvorschläge können so geplant werden, dass sie automatisch ausgeführt werden. Sie können jedoch auch manuell gestartet werden. Mit den Bestellvorschlägen wird überprüft, ob es gelagerte Artikel gibt, deren Bestand unter dem festgelegten Bestellpunkt liegt. Wenn ein Artikelbestand im definierten Zeitraum unter dem Bestellpunkt liegt, kann entweder ein Bericht erstellt werden oder eine Bestellanforderung, eine Bestellung oder ein Planauftrag generiert werden, je nachdem, ob der Artikel gekauft oder gefertigt wird.
Materialanforderungen können nur von Personen eingegeben werden, die als interne Kunden registriert sind.
Eine Materialanforderung besteht aus zwei Ebenen: einem Anforderungskopf und einer oder mehreren Anforderungspositionen. Eine neu eingegebene Materialanforderung erhält den Status "Freigegeben", und wenn Artikel eingekauft werden müssen, wird eine Bestellanforderung generiert.
Sobald die Materialanforderung gespeichert ist, kann Material reserviert werden (wenn zu diesem Zeitpunkt eine ausreichende Menge vorhanden ist), und die Materialanforderung kann, falls erforderlich, geplant, gestoppt oder freigegeben werden. Darüber hinaus kann für etwa reservierte Anforderungspositionen die Entnahmeliste ausgedruckt werden. Falls erforderlich, kann der Prozess rückgängig gemacht werden, d. h. die Reservierung und sogar die Entnahme der Materialanforderung kann für jede einzelne Position oder insgesamt aufgehoben werden.
Bei jeder Buchungsaktion im System wird die zugehörige Buchung durch die vordefinierten Buchungstypen und -regeln (wie in IFS/Buchungsregeln definiert) automatisch erstellt. Bei korrekt definierten Regeln sind in der Regel also keine manuellen Eingriffe erforderlich.
Es soll jedoch möglich sein, einen Wert für ein Buchungselement abhängig von den spezifischen Bestellanforderungsdaten individuell zu definieren, d.h. festzulegen, keine Regel für dieses Buchungselement für alle betroffenen Buchungstypen zu definieren, da sonst keine Regel definiert werden kann. In diesen Fällen ist die Beziehung zwischen dem Buchungselement und der Bestellanforderung manuell herzustellen. Dies geschieht durch die Eingabe einer Vorkontierung, die mit der Materialanforderung verknüpft ist. Der Wert des Buchungselements, der als Vorkontierung für die Bestellanforderung eingegeben wird, wirkt sich dann auf verschiedene Buchungen aus, die für diese Bestellanforderung vorgenommen wurden. Die Vorkontierung kann entweder im Kopf oder in der Position eingegeben werden.
Es empfiehlt sich, regelmäßig Bestandstransfers und Transaktionen für innergemeinschaftliche Lieferungen an IFS Rechnungswesen durchzuführen. Dabei können die verwendeten Auftrags- und Datumsparameter definiert werden. Alle Bestandstransaktionen, die den angegebenen Transferbedingungen entsprechen und noch nicht transferiert wurden, werden an IFS Rechnungswesen übertragen. Darüber hinaus werden Belege für das Hauptbuch erstellt.