Bei jeder Buchungstransaktion im System werden die zugehörigen Buchungen von den in IFS/Buchungsregeln vordefinierten Buchungstypen und -regeln erstellt. Bei korrekt definierten Regeln sind also keine manuellen Eingriffe erforderlich.
Manchmal soll es jedoch möglich sein, einen Wert für ein Buchungselement abhängig von den spezifischen Bestellanforderungsdaten individuell zu bestimmen, d. h. es wird entschieden, keine Regel für dieses Buchungselement für alle betroffenen Buchungstypen festzulegen, oder aber eine Festlegung ist nicht möglich. In diesen Fällen ist die Beziehung zwischen dem Buchungselement und der Bestellanforderungsposition manuell herzustellen. Dies geschieht durch die Eingabe einer Vorkontierung, die mit der Bestellanforderungsposition verknüpft ist. Der Wert des Buchungselements, der als Vorkontierung für den Bestellanforderungskopf eingegeben wird, wirkt sich dann auf verschiedene Buchungen, die für diese Bestellanforderung vorgenommen wurden, aus. Vorkontieren wird zum Beispiel bei Kundenaufträgen angewendet, bei denen es häufig vorkommt, dass für alle Buchungen, die diesen Verkauf betreffen, die Buchungen ein bestimmtes Projekt im Buchungselement Projekt einschließen sollen. Ein weiteres Beispiel ist eine Bestellung, bei der die Buchungen für den Einkauf eine bestimmte Kostenstelle belasten sollen.
Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen. Dies wird in Geschäftsereignis/Buchungsdaten bestimmt, wo angezeigt wird, ob eine Buchung für ein bestimmtes Buchungsereignis von der Vorkontierung der Bestellanforderungsposition betroffen ist.
Basisfinanzdaten und Regeln für IFS Cloud werden in IFS/Buchungsregeln verwaltet. Neben den normalen Regeln muss auch festgelegt werden, ob die Vorkontierungsfunktion in IFS/Buchungsregeln verwendet werden soll. Dies geschieht durch die Eingabe eines bestimmten Buchungstyps für jeden Auftragstyp (siehe Voraussetzungen) und der Buchungselemente, bei denen eine Vorkontierung möglich sein soll.
Wird versucht, eine Vorkontierung für eine Bestellanforderung einzugeben, wenn diese nicht in IFS/Buchungsregeln festgelegt wurde, so wird eine Meldung angezeigt, dass in der Buchungssteuerung keine Vorkontierung für diesen Auftragstyp festgelegt ist. Die Funktion "Vorkontierung" in Buchungssteuerung aktivieren. Den entsprechenden Buchungstyp für die Buchungselemente angeben, die geändert werden sollen.
Die Vorkontierung kann entweder im Kopf oder in der Position eingegeben werden. Die Verwendung der Vorkontierung im Kopf hat den Vorteil, dass der Wert der Vorkontierung auch für die Positionen gültig ist. Dies setzt jedoch voraus, dass die Positionen nachträglich hinzugefügt werden. Wenn die Eingabe sowohl in den Kopf als auch in die Positionen bereits erfolgt ist, muss die Vorkontierung in jeder Position durchgeführt werden.
Zwischen dem Buchungselement und allen zuvor in die Materialanforderung eingegebenen Positionen wird eine Beziehung hergestellt, indem eine mit der Materialanforderung verknüpfte Vorkontierung eingegeben wird. Der Wert des Buchungselements, der als Vorkontierung für die Materialanforderung eingegeben wird, wirkt sich dann auf verschiedene Buchungen aus, die für diese Materialanforderung vorgenommen wurden. Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen. Handelt es sich bei dem Beschaffungscode um eine Bestellung, so werden die Vorkontierungen für Bestellanforderungspositionen verwendet, die anhand der Materialanforderung erstellt wurden.