Bei jeder Buchungstransaktion im System werden die zugehörigen Buchungen von den in IFS/Buchungsregeln vordefinierten Buchungstypen und -regeln erstellt. Bei korrekt definierten Regeln sind also keine manuellen Eingriffe erforderlich.
Manchmal soll es jedoch möglich sein, einen Wert für ein Buchungselement abhängig von den spezifischen Informationen individuell zu bestimmen, d. h. es wird entschieden, für alle betroffenen Buchungstypen keine Regel für dieses Buchungselement festzulegen, oder aber eine Festlegung ist nicht möglich. In diesen Fällen kann eine Vorkontierung definiert werden, die erst ermöglicht, mit dem Bestandsproblem fortzufahren, wenn eine Beziehung zwischen dem Buchungselement und der Bestandsartikelposition eingerichtet ist. Der als Vorkontierung eingegebene Buchungselementwert wirkt sich dann auf mehrere für diesen Bestandsartikel erstellte Buchungen aus. Dies tritt beispielsweise auf, wenn einer bestimmten Kostenstelle die entnommenen Bestandsartikel in Rechnung gestellt werden sollen. Dabei ist zu beachten, dass dies auch die Entnahme des Packmittels und den Inhalt eines Packmittels umfasst.
Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen. Dies wird in Geschäftsereignis-/Buchungsdaten festgelegt, wo ersichtlich ist, ob eine Buchung für ein spezifisches Systemereignis von der Vorkontierung für den Materialentnahme betroffen ist oder nicht. Hinweis: Die Vorkontierung hat in der Regel keine Auswirkungen auf die Lagerkostenbuchungen (M1-Buchung). Die Vorkontierung wird bei der Buchung von Transaktionen verwendet, die für Serviceartikel, Artikel ohne Nummer und Gemeinkosten erfasst wurden. Eine Ausnahme hierzu sind Transaktionen für Material, das mit einem Projekt verknüpft ist.
Basisfinanzdaten und Regeln für IFS Applications werden in IFS/Buchungsregeln verwaltet. Neben den normalen Regeln muss auch definiert werden, ob die Funktion "Vorkontierung" in IFS/Buchungsregeln verwendet werden soll. Dies geschieht durch die Eingabe eines bestimmten Buchungstyps für jeden Auftragstyp (siehe Voraussetzungen) und der Buchungselemente, bei denen eine Vorkontierung möglich sein soll.
Zwischen dem Buchungselement und der Bestandsartikelposition wird eine Beziehung erstellt. Der als Vorkontierung eingegebene Buchungselementwert wirkt sich dann auf mehrere für diesen Bestandsartikel erstellte Buchungen aus. Die von der Vorkontierung betroffenen Buchungen sind im Allgemeinen alle Buchungen im Zusammenhang mit Ausgaben, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen.