Das Konzept des periodischen gewichteten Durchschnitts (periodischer GD) basiert darauf, dass die beim Einkauf und der Fertigung von Artikeln entstehenden Kosten für Material und Zeit mit den Kosten übereinstimmen sollten, die bei der Lieferung an den Kunden tatsächlich in Rechnung gestellt werden. Das Berechnungsprinzip lautet folgendermaßen:
Endbestandswert = Anfangsbestandswert + In Rechnung gestellte Kosten + Verarbeitungskosten - Kosten verkaufter Ware.
Im Vergleich zu den Bestandsbewertungsmethoden, bei denen Standardkosten, ein gewichteter Durchschnitt, das FIFO- und das LIFO-Prinzip zu Grunde gelegt werden, werden beim periodischen gewichteten Durchschnitt keine Preisdifferenzen oder Kostenabweichungen gebucht. Der periodische GD stellt also mit anderen Worten eine Methode zur Berücksichtigung der tatsächlichen Kosten dar. Beim periodischen GD besteht das Ziel darin, die tatsächlichen Kosten zu buchen und so alle Preisdifferenzen aus dem Einkauf sowie die Kostenabweichungen in Fertigungsaufträgen zu beseitigen.
Wenn der periodisch gewichtete Durchschnitt genutzt wird, bedeutet das, dass in der Anwendung während der Periode feste Kosten verwendet werden (d. h. der gewichtete Durchschnittswert der vorherigen Periode). Beim Abschluss der Periode wird ein neuer gewichteter Durchschnitt berechnet und auf alle Transaktionen angewandt, die während der zu schließenden Periode erstellt wurden.
Die Berechnung des periodisch gewichteten Durchschnitts berücksichtigt nur Artikel, die während des gesamten Zeitraums einen periodisch gewichteten Durchschnitt aufrecht erhalten haben.
Für Bestandsartikel stehen Funktionen zur Verfügung, mit deren Hilfe der Prozentsatz begrenzt werden kann, anhand dessen die Kosten während einer Aktualisierung des periodischen gewichteten Durchschnitts (GD) zu aktualisieren sind. Wenn wenige Artikel im Lager sind und wenige Bestandstransaktionen durchgeführt werden, empfiehlt sich die Anwendung dieser Funktion, um die Auswirkungen von hohen Gesamtabweichungen auf die Kostenänderung zu verringern. Alle verbleibenden Differenzen (im Vergleich zur Aktualisierung, die sich durch die Berechnung des periodischen GD ergibt) werden für spätere Aktualisierungen gespeichert. Die Aktualisierung des periodischen GD wird weiter unten detailliert erläutert.
Wird der periodische gewichtete Durchschnitt (GD) verwendet, so werden die Buchungen anders behandelt als die Buchungen, die beim Einsatz der Bestandsbewertungsmethoden (Standardkosten, gewichteter Durchschnitt, FiFo und LiFo) durchgeführt werden:
Der Hintergrundjob zur Aktualisierung des periodischen gewichteten Durchschnitts (GD) ist in drei Bereiche unterteilt, die nachstehend näher erläutert werden:
Bei einer Aktualisierung des periodischen GD werden alle Transaktionen mit den korrekten periodisch gewichteten Durchschnittswerten aktualisiert, d. h. Buchungen für Transaktionen werden unter Verwendung der neuen Kosten neu erstellt und der Anfangsbestand wird neu berechnet.
Dabei ist zu beachten, dass Artikel, die nicht der Berechnung des periodischen GD unterzogen werden, ebenfalls von der Aktualisierung betroffen sein können (d. h. es kann dazu kommen, dass neue Kostenabweichungen erzeugt werden). Dies ist der Fall, wenn beispielsweise der Hauptartikel in einer Struktur, anders als andere Artikel darin, nicht mit dem periodischen gewichteten Durchschnitt geführt wird. Für den obersten Artikel wird dann eine neue Transaktion für die Kostenabweichung erstellt.
Da eingekaufte Artikel in einer Fertigungsstruktur immer an unterster Stelle stehen, bildet der einstufige periodische GD den ersten Schritt innerhalb des Prozesses der Berechnung des mehrstufigen periodischen GD. Bei nicht gefertigten Artikeln ist dies der einzige Schritt, der zur Ermittlung der Istkosten durchgeführt wird.
Vor der Aktualisierung wird die kumulierte Preisdifferenz pro Artikel ermittelt. Wenn als Bestandsbewertungsmethoden die Standardkosten, der gewichtete Durchschnitt, das FIFO- und das LIFO-Prinzip verwendet werden, kommt es zu Preisdifferenzen, wenn die Lieferantenrechnungen mit dem Eingang von Bestandsartikeln abgeglichen werden. Die Kosten der Eingangstransaktion werden dann mit dem in Rechnung gestellten Preis verglichen und die Differenz wird als Preisabweichung betrachtet.
Während der Aktualisierung wird ein neuer periodischer gewichteter Durchschnitt berechnet. Außerdem werden der Anfangsbestand neu bewertet und die Kosten für historische Transaktionen für die betroffenen Artikel geändert. Der periodische gewichtete Durchschnitt pro Artikel wird wie folgt berechnet:
Neuer periodischer gewichteter Durchschnitt = ((ABS (Anfangsbestand + Menge der tatsächlichen Lieferungen in das Lager) * Alte Stückkosten) + Summe der Differenz) / (ABS (Anfangsbestand + Menge der tatsächlichen Lieferungen in das Lager))
Eingänge von Fertigungsaufträgen werden nicht als tatsächliche Lieferungen berücksichtigt, bis die Fertigungsaufträge sind geschlossen sind.
Bei der Neubewertung des Anfangsbestands und in Abhängigkeit davon, an welchem Standort sich die betroffenen Artikel befinden, können bei einer einstufigen Aktualisierung eines oder mehrere Systemereignisse auftreten:
| Ereignis | Soll | Haben |
| Erhöhung des Bestandswerts für Artikel im Lager und im Konsignationslager beim Kunden | M1 - Bestand | M18 - Einkauf |
| Senkung des Bestandswerts für Artikel im Lager und im Konsignationslager beim Kunden | M18 - Einkauf | M1 - Bestand |
| Erhöhung des Bestandswerts für Artikel im Konsignationslager beim Lieferanten | M60 - Konsignationslager | M61 - Eingang in Konsignationslager |
| Senkung des Bestandswerts für Artikel im Konsignationslager beim Lieferanten | M61 - Eingang in Konsignationslager | M60 - Konsignationslager |
| Erhöhung des Bestandswerts für unterwegs befindliche Artikel | M3 - Bestandstransfer | M18 - Einkauf |
| Senkung des Bestandswerts für unterwegs befindliche Artikel | M18 - Einkauf | M3 - Bestandstransfer |
Alle Fertigungsauftragstransaktionen der Artikel mit periodisch gewichtetem Durchschnitt, bei denen das Ausführungsdatum der Transaktion gleich oder größer als das Startdatum für die Aktualisierung des periodischen gewichteten Durchschnitts ist, werden aktualisiert. Diese Aktualisierung findet während des Aktualisierungsvorgangs des periodisch gewichteten Durchschnitts statt.
Wenn in den tatsächlichen Fertigungskostensätzen genehmigte Kostensätze (für das angewandte Transaktionsdatum) vorhanden sind, werden die Betriebstransaktionen mit den genehmigten Kostensätzen aktualisiert.
Falls keine genehmigten Kostensätze in den tatsächlichen Fertigungskostensätzen für eine bestimmte Arbeitsplatz-/Personalkostenklasse vorhanden sind, aber genehmigte Sätze für eine andere Arbeitsplatz-/Personalkostenklasse im Zeitraum vorhanden sind, dann werden die Transaktionen mit den Kostensätzen des gültigen Arbeitsplatzes und der Personalkostenklasse aktualisiert, die in Kostensatz 1 definiert sind.
Für einen Artikel mit periodisch gewichtetem Durchschnitt gilt: Wenn eine Personalkostentransaktion an einem Standort (Standort A) durch einen Mitarbeiter durchgeführt wurde, der zu einer Personalkostenklasse an einem anderen Standort (Standort B) gehört, können die tatsächlichen Personalkostensätze von Standort B trotzdem repliziert werden. Das ist durch Definieren und Genehmigen tatsächlicher Fertigungskostensätze und anschließendes Aktualisieren des periodisch gewichteten Durchschnitts für Standort B und Wiederholung dieses Vorgangs für Standort A möglich.
Betriebstransaktionen werden nicht aktualisiert:
Eine Kostenabweichung ist die Differenz aus den tatsächlichen Kosten (d. h. den Istkosten eines Fertigungsauftrags) und den Standardkosten (d. h. den budgetierten Kosten). Bei einem gefertigten Artikel sollten zur Berechnung des korrekten periodischen GD die Kostenabweichungen verwendet werden, zu denen es kommt, wenn die Standardkosten mit den tatsächlichen Kosten (d. h. den Istkosten eines Fertigungsauftrags) verglichen werden. Diese Methode unterscheidet sich von den Bestandsbewertungsmethoden, bei denen die Standardkosten, der gewichtete Durchschnitt, das FIFO- und das LIFO-Prinzip zu Grunde gelegt werden. Beim Abschluss eines Fertigungsauftrags wird dann eine Buchung für die Kostenabweichung erstellt.
Die mehrstufige Aktualisierung unterscheidet sich nur geringfügig von der einstufigen Aktualisierung. Bei der Ermittlung des korrekten periodischen GD für einen gefertigten Artikel muss jedoch berücksichtigt werden, dass es auch Artikelstrukturen gibt, in denen einige Komponenten eingekauft und andere gefertigt werden. Aus diesem Grund wird eine Aktualisierung in einer Artikelstruktur beginnend mit der niedrigsten Stufe von unten nach oben durchgeführt. Da sich eingekaufte Artikel in einer mehrstufigen Struktur auf der untersten Stufe befinden, wird immer zuerst die einstufige Aktualisierung durchgeführt. Dabei wird dann die kumulierte Kostenabweichung für alle Artikel ermittelt und ein neuer periodischer gewichteter Durchschnitt berechnet. Außerdem werden der Anfangsbestand neu bewertet und die Kosten für historische Transaktionen für die betroffenen Artikel geändert.
Bei der Neubewertung des Anfangsbestands und in Abhängigkeit davon, an welchem Standort sich die betroffenen Artikel befinden, können bei einer mehrstufigen Aktualisierung eines oder mehrere Systemereignisse auftreten:
| Ereignis | Soll | Haben |
| Erhöhung des Bestandswerts für Artikel im Lager und im Konsignationslager beim Kunden | M1 - Bestand | M40 - Halbfabrikate |
| Senkung des Bestandswerts für Artikel im Lager und im Konsignationslager beim Kunden | M40 - Halbfabrikate | M1 - Bestand |
| Erhöhung des Bestandswerts für Artikel im Konsignationslager beim Lieferanten | M60 - Konsignationslager | M61 - Eingang in Konsignationslager |
| Senkung des Bestandswerts für Artikel im Konsignationslager beim Lieferanten | M61 - Eingang in Konsignationslager | M60 - Konsignationslager |
| Erhöhung des Bestandswerts für unterwegs befindliche Artikel | M3 - Bestandstransfer | M40 - Halbfabrikate |
| Senkung des Bestandswerts für unterwegs befindliche Artikel | M40 - Halbfabrikate | M3 - Bestandstransfer |
Wird die Funktion des periodischen gewichteten Durchschnitts für einen Artikel deaktiviert, so darf für diesen Artikel keine kumulierte Preisdifferenz oder Preisabweichung zurückbleiben. Um Abweichungen vor dem Deaktivieren der Funktion des periodischen gewichteten Durchschnitts zu entfernen, muss auf der Seite Bestandswert pro Einheit der Befehl Periodischer gewichteter Durchschnitt - Differenz entfernen gewählt werden, wodurch diese Beträge als Preisdifferenzen oder Kostenabweichungen verbucht werden. Derselbe Befehl kann auch verwendet werden, wenn kumulierte Abweichungen – beispielsweise am Periodenende – manuell beseitigt werden sollen. Preisdifferenzen und Kostenabweichungen treten auf, wenn Lieferantenrechnungen abgeglichen und Fertigungsaufträge abgeschlossen werden.
Wenn die Differenzen des periodischen GD sowie die Kostenschwankungen entfernt werden, kann mindestens eines der folgenden Systemereignisse auftreten:
| Ereignis | Soll | Haben |
| Kumulierte Preisabweichung ist positiv | M19 - Preisdiff. Einkauf, höherer Preis | M18 - Einkauf |
| Kumulierte Preisabweichung ist negativ | M18 - Einkauf | M20 - Preisdiff. Einkauf, niedrigerer Preis |
| Eine Kostenabweichung wird beseitigt und die kumulierte Abweichung ist positiv | M49 - Kalkulation - negative Differenz | M40 - Halbfabrikate |
| Kumulierte Kostenabweichung ist negativ | M40 - Halbfabrikate | M48 - Berechnung - positive Differenz |
Es ist zu beachten, dass das Startdatum einer Aktualisierung des periodisch gewichteten Durchschnitts mit dem für spätere Aktualisierungen des periodisch gewichteten Durchschnitts übereinstimmt, solange keine Aktualisierung der Bestandsstatistiken ausgeführt worden ist oder Transaktionen noch nicht an IFS Rechnungswesen übermittelt wurden. Dies bedeutet, dass die gleichen Transaktionen mehrmals aktualisiert werden können. Ein neues Startdatum kann in Bestandstransaktionen pro Periode zusammenfassen oder Bestandstransaktionen übertragen festgelegt werden.
Die Tatsache, dass alle Transaktionen im Zuge einer Aktualisierung des periodischen GD (und nicht vorher) mit korrekten Kosten aktualisiert werden, bedeutet, dass dringend davon abzuraten ist, die von der Aktualisierung des periodischen GD betroffenen Transaktionen zwischen den Aktualisierungen des periodischen GD an IFS Rechnungswesen zu übermitteln. Transaktionen müssen unmittelbar nach der Ausführung der Berechnung des periodischen gewichteten Durchschnitts übermittelt werden. Wenn Transaktionen zwischen Aktualisierungen des periodischen gewichteten Durchschnitts an IFS Rechnungswesen übermittelt werden, so werden bei der Aktualisierung nicht alle Transaktionen berücksichtigt.
Wenn Änderungen, die bei der Aktualisierung des periodischen GD vorgenommen werden, protokolliert werden sollen, kann zur Verfolgung der Historie der Spalten in der Datenbank die Funktion in Foundation genutzt werden. Mithilfe dieser Funktion kann bestimmt werden, welche Artikel in der Anwendung in einem Protokoll aufgezeichnet werden sollen. Das System kann beispielsweise so eingerichtet werden, dass alle Änderungen am Kostenbetrag für eine Bestandstransaktion oder für die Kosten pro Konfiguration protokolliert werden. Darüber hinaus können die Spalten für die kumulierte Preisabweichung und die Kostenabweichung verfolgt werden. Mithilfe der im Protokoll aufgezeichneten Werte kann dann geprüft werden, ob die korrekten Berechnungen durchgeführt wurden.
Wenn der Fertigungsauftragstyp eine Reparatur ist oder eine Komponente enthält, die nachgearbeitet wird, enthält die Menge der tatsächlichen Lieferungen in das Lager keine Mengen, die repariert oder überarbeitet wurden.
So genannte langsame aktualisierte Artikel können ermittelt werden, indem in der Historie der Materialbewegungen nach dem letzten Datum für die Neubewertung des periodischen GD gesucht wird. Ein langsamer aktualisierter Artikel ist ein Artikel, für den zwar seit langem keine Kostenaktualisierung durchgeführt wurde, bei dem jedoch in der Zwischenzeit u. U. einige Aktualisierungen des periodischen GD vorgenommen wurden.
Für den periodischen gewichteten Durchschnitt gelten folgende Beschränkungen: