In den meisten west- und osteuropäischen Ländern ist es durch das Buchführungsgesetz erforderlich, ein Papierdokument/Papierbericht für mehrere Bestandstransaktionen in Bezug auf die Menge bzw. Wert zu erstellen. Gemäß diesem Gesetz werden alle Berichte in schwarz-weiß gedruckt und durch eine Unterschrift freigegeben, da die Erstellung eines Dokuments allein und die Speicherung im System nicht ausreichen. Nachdem das Dokument durch eine Unterschrift freigegeben wurde, wird es in gedruckter Form für ein Jahr aufbewahrt und elektronisch für ungefähr fünf Jahre gespeichert.
Die Papierdokumente werden als Urheber der Bestandstransaktion gesehen und werden in vielen Fällen als Ergänzung zu einem Beleg verwendet. Diese Dokumente spiegeln die getane Arbeit wider.
Bestandstransaktionsdokumente werden hauptsächlich intern verwendet, und selten extern gesendet. Sowohl interne als externe Dokumente enthalten mehr oder weniger die gleichen Informationen, außer dass beim Drucken externer Dokumenten die Kostentransaktionen nicht enthalten sind.
Es gibt mehrere verschiedene Dokumente. Jedes Dokument gruppiert Bestandstransaktionen. Zum Beispiel: "Externer Eingang", "Externe Entnahme", "Verschiebungseingang" usw.
Um mehrere Berichtstypen im gleichen Job zu behandeln, werden Berichtsgruppen für Bestandstransaktionen verwendet. Der gleiche Berichtstyp kann in mehreren Berichtsgruppen enthalten sein, vorausgesetzt, dass sie dieselbe Richtung haben.
Beispiel:
| Berichtsgruppe | Bez. Berichtsgruppe | Richtung Berichtsgruppe | Berichtstyp |
| RG1 | Berichtsgruppe1 | + | Typ1 |
| Typ2 | |||
| Typ3 | |||
| RG2 | Berichtsgruppe2 | - | Typ4 |
| Typ5 | |||
| Typ6 | |||
| Typ7 | |||
| RG3 | Berichtsgruppe3 | 0 | Typ8 |
| Typ9 |
Hinweis: Die Richtung (+, - oder 0) kontrolliert die Transaktionen, mit denen der Berichtstyp verknüpft sein kann. Der Berichtstyp kann nur mit Bestandstransaktionen der gleichen Richtung verknüpft werden. Es ist nicht möglich, die Richtung für einen bestimmten Typ zu ändern, sobald der Datensatz gespeichert ist. Beim Verknüpfen eines Berichtstyps für Bestandstransaktionen mit einer Berichtsgruppe für Bestandstransaktionen, ist es möglich, nur Typen zu verknüpfen, die der definierten Richtung der Berichtsgruppe entsprechen.
(Richtung der Bestandstransaktion = Richtung des Berichtstyps = Richtung der Berichtsgruppe)
Da die Berichte über Bestandstransaktionen entsprechend einer Nummerierungsserie erstellt werden, können Sie alle erstellten Dokumente nachverfolgen. Die erstellten Berichte für Bestandstransaktionen werden entsprechend der eingegebenen Basisdaten nummeriert. Wenn zum Beispiel die Berichte pro Standort erstellt werden sollen, sollte der Nummernkreis ebenfalls pro Standort definiert werden. Wenn die Berichte hingegen pro Standort und Lager generiert werden sollen, muss der Nummernkreis sowohl für den Standort als auch für das Lagerhaus definiert werden.
Im Folgenden werden die fünf Hauptfunktionen, die beim Erstellen/Drucken eines Berichts für Bestandstransaktionen beteiligt sind, angegeben: