Der Prozess "Internes Buch aktualisieren" umfasst eine Routine zur Fortschreibung von Belegen aus der internen Wartetabelle ins Interne Buch. Der Aktualisierungslauf für das interne Buch bearbeitet ausschließlich Belege, die nicht mit dem Hauptbuch in Zusammenhang stehen. Alle Belege, die ohne Beziehung zum Hauptbuch erstellt werden, werden in der Wartetabelle von IFS/Internes Buch gesammelt, bevor sie in das interne Buch fortgeschrieben werden.
Wenn der Aktualisierungslauf gestartet wird, werden Standardwerte für die Auswahlkriterien angezeigt, z. B. für die Buchungsperioden. Der Anwender kann die Auswahlkriterien ändern. Es können auch einzelne Belege in der Wartetabelle des internen Buchs ausgewählt werden. Die Aktualisierungsroutine kann auch in einem Stapel ausgeführt werden. Während des Aktualisierungsprozesses gibt es keine Kontrollmaßnahmen, und alle Prüfungen werden während der Eingabe und während der Erstellung der Belege durchgeführt.
Vor dem Starten des Aktualisierungslaufs die folgenden Basisdatenanforderungen prüfen:
Während der Aktualisierung kann jede Belegzeile eine oder mehrere automatische Verarbeitungsphasen durchlaufen. Jede Belegzeile wird nach Abschluss einer Verarbeitungsstufe entsprechend gekennzeichnet. Die Informationen können im ausführlichen Aktualisierungsjournal angezeigt werden, ebenso wie in IB-Belegzeilenanalyse oder IB - Analyse Belegdetails. Während des Aktualisierungslaufs durchlaufen die Belege die folgenden automatischen Verarbeitungsstufen.
Die Belegzusammenfassung wird verwendet, um anzugeben, ob Belegzeilen innerhalb eines Belegs mit dem gleichen Kontierschema toleriert werden sollen. Hierzu müssen die folgenden Werte identisch sein: Kontierschema, Währungscode, Umrechnungskurs, Partner-ID, Referenzserien, Referenznummer, Transaktion-ID und Korrektur. Die aus dieser Aktivität hervorgegangenen Belegzeilen werden im Feld „Zusammengefasst“ in IB - Analyse Belegdetails mit „Ja“ gekennzeichnet.
Es ist eine automatische Buchung auf Grundlage der Verarbeitungsregeln implementiert, die in IB - Automatische Buchungsregel eingegeben wurden. Die erstellten Transaktionen werden mit einem Transaktionscode, der die Erstellungsart angibt, zum Beleg hinzugefügt. Jede erstellte Transaktion wird außerdem mit der Verarbeitungsregel gekennzeichnet, die bei der Erstellung der Transaktion angewendet wurde, mit der Nummer der Zeile, die die Transaktion ausgelöst hat, und der Sequenznummer der Verarbeitungsregel.
Die Aktualisierungsroutine erstellt einen Beleg für die periodische Zuweisung für die Belegzeilen mit Informationen zur periodischen Zuweisung. Periodenzuweisungsdaten werden für den internen manuellen Beleg in Interner Beleg eingegeben. Für jede Periode wird ein Beleg erstellt. Der Belegtyp ist der Typ, der zur Funktionsgruppe X, Beleg für Beleg für periodische Zuweisung, gehört. Die Gegenbuchung für das Konto wird in Buchungssteuerung für den Buchungstyp „IL1, Abgrenzung Kosten/Erlöse“ erstellt.
Jeder Belegzeile ist ein Transaktionscode zugeteilt. Einige Transaktionscodes werden in der Funktion zugewiesen, in der die Belegzeile erstellt wird. Andere Transaktionscodes werden während des Aktualisierungslaufs zugewiesen. Der Transaktionscode zeigt den Ursprung der Transaktion an und kann in Anfragefenstern und Berichten aufgeführt werden. Transaktionen können mit einem der folgenden Codes gekennzeichnet werden: