Manuelle Buchungen bearbeiten

Der Prozess "Manuelle Buchungen bearbeiten" enthält ein Prozessdiagramm zur Erstellung von manuellen Belegen, Interimsbelegen und firmeninternen Belegen. Außerdem enthält es ein Prozessdiagramm zur Aktualisierung des Hauptbuchs mit Belegen aus der Wartetabelle.

Manuellen Beleg erstellen. Diese Aktivitäten dienen zum Eingeben von Informationen für einen manuellen Beleg. Für Anfragen und Berichte im Hauptbuch und im internen Buch kann ein Simulationsbeleg erstellt werden, über den Beträge eingeschlossen oder ausgeschlossen werden können. Zur Vereinfachung der Eingabe können Belegschablonen und/oder Pseudocodes verwendet werden. Es ist ebenfalls möglich, einen Beleg aus einer Wartetabelle zu kopieren oder Belegzeilen aus einem Beleg im Hauptbuch zu kopieren. Aktivitäten zur Eingabe von Notizen für den Beleg und eine Aktivität zur Erstellung periodischer Zuweisungsdaten sind ebenfalls enthalten. Nachdem ein Beleg eingegeben wurde, kann er direkt in das Hauptbuch aktualisiert werden.

Interimsbeleg erstellen. Interimsbelege sind für Abgrenzungsbuchungen im Rahmen der Perioden- oder Jahresabschlussbuchungen von Nutzen. Der Beleg, der die Grundlage für den Interimsbeleg darstellt, muss in der Wartetabelle vorhanden sein. Dieser Beleg wird ausgewählt und die Informationen zu den Interimsbelegen eingegeben. Nachdem ein Interimsbeleg eingegeben wurde, kann er direkt in das Hauptbuch aktualisiert werden. Als Simulationsbelege markierte Interimsbelege werden ebenfalls eingesetzt, wenn manuelle Belege als Simulationsbelege markiert eingegeben werden.

Firmenübergreifenden Beleg erstellen. Ein firmenübergreifender Beleg wird in einer so genannten eigenen Firma erstellt und enthält Belegzeilen, die sowohl zur eigenen Firma und einer oder mehreren anderen Firmen derselben juristischen Person gehören. Jeder Beleg kann in der Firma bearbeitet bzw. aktualisiert werden, der er zugehörig ist. Der firmenübergreifende Beleg hat in der eigenen Firma die Funktionsgruppe M, Manuelle Belege, während er Funktionsgruppe D, Firmenübergreifende Belege, in der zugehörigen Firma aufweist.

Hauptbuch aktualisieren. Diese Aktivitäten dienen der Aktualisierung von Belegen aus der Wartetabelle in das Hauptbuch. Der zu aktualisierende Beleg muss den Status "Genehmigt" aufweisen. Der Aktualisierungslauf kann Position für Position oder im Batch durchgeführt werden.

Belege genehmigen erscheinen. Damit Belege aus der Wartetabelle in das Hauptbuch aktualisiert werden können, müssen sie den Status "Genehmigt" aufweisen. Das Formular Belege genehmigen zeigt eine Liste der Belege an, die noch nicht genehmigt wurden, und die der aktuelle Benutzer genehmigen darf. Es können mehrere Belege in einem Schritt genehmigt werden. Von diesem Formular aus können ebenfalls Änderungen in Belegen vorgenommen werden und/oder in das Hauptbuch aktualisiert werden.

Vor der Eingabe von Daten zu den Belegen sind die folgenden Aktivitäten hilfreich:

• Belegschablone eingeben. Diese Aktivität dient der Eingabe von Daten für eine Belegschablone, die die Eingabe von Belegzeilen zu einem manuellen Beleg vereinfachen soll.
• Belegtext eingeben. Diese Aktivität dient der Eingabe von Texten in den Belegkopf und die -zeilen.
• Kontierschema-Ergänzung. Diese Aktivität dient der Eingabe von Kontierschema-Werten für ein bestimmtes Buchungselement.
• Pseudocode eingeben. Diese Aktivität dient der Eingabe von Pseudocode-Informationen, die als Kürzel für eine Kontierschema-Ergänzung verwendet werden. Der Pseudocode kann bei der Eingabe manueller Belege verwendet werden.
• Buchungssteuerung prüfen (Abgrenzung von Kosten/Erlösen). Diese Aktivität dient zur Eingabe von Informationen zu Buchungstyp GP2, Abgrenzung Kosten/Erlöse. Der Buchungstyp dient beim Aktualisierungslauf zur Aufteilung von Kosten oder Erlösen über mehrere Buchungsperioden. Die Aufteilung wird für alle Belege ausgeführt, die als periodische Zuweisungsbelege gekennzeichnet sind.
• Automatische Buchungsregel. Diese Aktivität dient dem Einrichten von Regeln zur automatischen Erstellung von Transaktionen auf Grundlage der ursprünglichen Transaktionen.

Belege in der Wartetabelle anfragen

Die folgenden Anfrageformulare dienen dem Abrufen von Belegdaten in der Wartetabelle:

• Beleganalyse. Zur Anfrage des Belegkopfes in der Wartetabelle.
• Belegzeilenanalyse. Zur Anfrage der Belegzeilen in der Wartetabelle.
• Belegdetailanalyse. Zur Anfrage der Belegdetails zu Belegen in der Wartetabelle.
• Firmenübergreifende Belegdetailanalyse. Zur Anfrage in der eigenen Firma nach detaillierten Informationen zu firmenübergreifenden Belegen.

Beleganfragen im Hauptbuch

Die folgenden Anfrageformulare dienen dem Abrufen von Belegdaten im Hauptbuch:

• Hauptbuch Beleganalyse. Zur Anfrage des Belegkopfes im Hauptbuch.
• Hauptbuch Belegzeilenanalyse. Zur Anfrage der Belegzeilen im Hauptbuch.
• HB - Analyse Belegdetails. Zur Anfrage der Belegdetails zu Belegen Hauptbuch.
• HB - Firmenübergreif. Analyse Belegdetails Zur Anfrage in der eigenen Firma nach detaillierten Informationen zu firmenübergreifenden Belegen.