Das Verfahren Kundenrechnungen ohne Kundenauftrag dient zum Eingeben, Erstellen und Drucken von Kundenrechnungen. Der Prozess beinhaltet Kundenfakturierung ohne Verknüpfung zu einem Kundenauftrag. Mit diesem Prozess lassen sich Kundenrechnungen auf drei verschiedene Arten erstellen. Es können sowohl Direktrechnungen erstellt und gedruckt als auch manuelle Kundenrechnungen und externe Rechnungen aus Datei eingegeben werden. Der Prozess enthält auch Funktionen für die Stornierung von Kundenrechnungen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen ins System einzugeben oder sie im System zu erstellen. Die Rechnungen werden im Prozess in folgende Typen eingeteilt:
Direktrechnungen sind Rechnungen ohne Verknüpfung zur Lagerfertigung. Die Eingabe einer Direktrechnung erfordert Verkaufsobjekte. Nach der Erstellung wird die Rechnung gedruckt. Der Druck wird innerhalb des Systems durch eine gesonderte Druckfunktion abgewickelt. Der Druck erstellt einen Beleg in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln.
Manuelle Kundenrechnungen sind Rechnungen, die in einem anderen System als IFS erstellt wurden. Diese Rechnungen werden nicht gedruckt, sondern nur ins System eingegeben. Der Eintrag erstellt einen Beleg, der automatisch in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln übertragen wird.
Externe Rechnungen aus Datei sind Kundenrechnungen, die in einem anderen System als IFS erstellt wurden. Diese Rechnungen werden per Datei ins IFS-System geladen. Das Laden überträgt Rechnungsinformationen zum Kundenkontokorrent und erstellt einen Beleg für die Übertragung in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln. Bevor Sie externe Schnittstellen verwenden können, müssen Sie in der Aktivität "Schnittstellenparameter/Kunde eingeben" mehrere Parameter definieren. Zu diesen Parametern gehört ein Standardladestatus, der besagt, ob Rechnungen geändert oder storniert werden dürfen, ob die Prüf- und Erstellungsschritte direkt durchzuführen sind und ob eine Teilerstellung der Kundenrechnungen erlaubt ist. Bei Teilerstellung von Kundenrechnungen werden Kundenrechnungen aus denjenigen externen Rechnungen erstellt, die korrekt sind, während fehlerhafte externe Rechnungen zurückgewiesen werden. Die Schnittstelle "Externe Kundenrechnungen" kann nur Informationen in Textdateien bearbeiten. Es können Dateien mit verschiedenen Layouts gelesen werden. Das Datei-Layout ist im Toolkit "Externe Datei" in IFS/Buchungsregeln angegeben. Es gibt jedoch auch eine Standarddefinition, die direkt verwendet werden kann. Die Datei wird mithilfe eines Assistenten für externe Dateien in IFS Cloud geladen. Der Assistent kann bei Bedarf die Prüf- und Belegerstellungsschritte direkt abwickeln.
Anzahlungsanforderungen
Wenn ein Kunde eine Anzahlung tätigen muss, um die Ware oder Dienstleistung zu erhalten, wird für die vom Kunden fällige Zahlung eine Anzahlungsanforderung erstellt. Sobald die Anzahlung getätigt ist, kann die Anzahlungsanforderung mit der endgültigen Rechnung verknüpft werden. Dann wird der angezahlte Betrag mit dem Rechnungsbetrag verrechnet.
Beim Speichern einer Anzahlungsanforderung wird ein Beleg in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln erstellt. Der Beleg wird wie folgt gebucht.
Rechnungsbetrag: Gebucht in den Kontierschemata, die für den Buchungstyp „IP17, Kundenforderungen, Anzahlungsanforderung“ und „IP19, Unbezahlte Kundenanzahlung“ im Buchungssteuerungsnavigator in IFS/Buchungsregeln definiert sind.Hinweis: Der Bruttobetrag wird auf IP19 gebucht.
Steuerbetrag: Gebucht in den Kontierschemata, die für „IP23, Abzuführ. Steuer, Anzahlungsanforderung“ und „IP25, Gegenkonto, Abzuführ. Steuer, Anzahlungsanforderung“ im Buchungssteuerungsnavigator in IFS/Buchungsregeln definiert sind.
Nullfakturierung:
Sie können für Kundenrechnungen, Direktrechnungen und externe Rechnungen aus Datei einen Bruttobetrag in Höhe von Null (0) eingeben. Diese Rechnungen rücken dann automatisch in den Status "Bezahlt, gebucht" vor. Dabei wird nach Erstellung der Rechnung automatisch eine Nullzahlung erstellt.
Drucken einer Direktrechnung:
Bevor Direktrechnungen gedruckt werden, muss geprüft werden, ob notwendige Daten auf der Seite Firma/Steuerkontrolle/Rechnung eingegeben wurden. Wenn eine Rechnungsgebühr berechnet werden soll, muss der Steuercode angegeben werden.
Wenn Text in den Fußzeilen erscheinen soll, muss dieser Text vor dem Drucken der Rechnungen eingegeben werden.
Solange eine Rechnung noch nicht gedruckt ist, ist sie vorläufig und erhält eine Nummer aus einer Serie vorläufiger Nummern. Nach dem Drucken ist die Rechnung endgültig und erhält eine endgültige Rechnungsnummer. Drucken Sie eine oder mehrere Rechnungen mit Rechnung drucken. In Direktrechnung gibt es eine Funktion zum erneuten Drucken bereits gedruckter Rechnungen.
Beim Speichern einer Rechnung wird in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln ein Beleg erstellt, der dort bis zu einer eventuellen Aktualisierung verbleibt. Der Beleg wird wie folgt gebucht:
Wenn ein Druckfehler auftritt, wird kein Beleg erstellt, aber die fehlerhaften Belegzeilen können in Analyse Buchungen Kundenrechnungen angezeigt werden. Nach Behebung des Fehlers muss ein Beleg erstellt werden.
Rechnung stornieren:
Manuell erstellte Kundenrechnungen können storniert werden, solange sie nicht bezahlt sind. Nach der Stornierung kann die Rechnung erneut eingegeben werden. Eine Direktrechnung kann nur storniert werden, solange sie nicht gedruckt ist. Nach dem Druck muss eine Rückbelastungsrechnung erstellt und gedruckt werden. Direktrechnungen können mithilfe der Verrechnungsfunktion in IFS/Zahlungsverkehr verrechnet werden.
Prüfen Sie vor der Eingabe von Informationen, ob die BDA gemäß den Anweisungen in „Basisdaten für das Rechnungswesen eingeben“, Prozess „Basisdaten für Debitorenbuchhaltung eingeben“, eingerichtet wurden.