Der Prozess „Elektronische XML-Rechnungen senden“ in IFS Cloud wird verwendet, um elektronische Rechnungen, die den E-INVOICE-Mediencode verwenden, an Kunden zu senden. Die Option zum Senden von Rechnungen ist aktiviert, wenn auf der Registerkarte Kunden/Nachrichteneinstellungen Informationen zu ausgehenden Nachrichten definiert wurden, mit der Nachrichtenklasse INVOIC und dem Mediencode E-INVOICE.
Der Prozess beginnt mit der Erstellung einer Kundenrechnung (Direktrechnung, Projektrechnung oder Kundenauftragsrechnung). Die erstellten Rechnungen können aus jedem der folgenden Fenster gesendet werden:
Die e-Invoices werden als XML-Nachrichten gesendet - eine Rechnung pro Nachricht. Wenn eine Rechnung nach diesem Prozess versendet wird, ist immer ein Rechnungsbild in der E-INVOICE-Nachricht enthalten. Es können auch andere Anhänge direkt der Rechnung oder dem Kundenauftrag beigefügt werden, oder sie können zum Zeitpunkt des Sendens einer Rechnung manuell beigefügt werden. Die Anhänge können sogar beigefügt werden, wenn die Kundenauftragsabwicklung Rechnungen automatisch sendet. Das Rechnungsbild und die Anhänge, die mit der e-Invoice-Nachricht gesendet werden, werden zum Zeitpunkt des Sendens automatisch in IFS/Dokumentenmanagement eingecheckt. Das Rechnungsbild und alle verknüpften Anhänge können von der tatsächlichen Rechnung angezeigt werden.
Ein Bericht für das Rechnungsbild wird in den Berichtsarchiven erstellt, wenn eine Rechnung mit E-INVOICE-Mediencode gesendet wird. Der Anwender kann angeben, ob dieser Bericht gedruckt werden soll, sobald die Rechnung gesendet wird.
E-Invoices, bei denen das Rechnungsbild und andere Anhänge mit der Rechnungsnachricht verknüpft sind, können gesendet werden, selbst wenn IFS/Dokumentenmanagement nicht installiert ist.
Wenn eine Rechnung gesendet wird, wird ein IFS XML-Dokument erstellt. Das Rechnungsbild und alle Anhänge werden im base64-Format kodiert in die XML-Nachricht eingebettet. Das IFS XML-Dokument wird dann in ein IFS E-Invoice XML-Dokument umgewandelt. Die XML-Nachricht wird von IFS Cloud unter Verwendung von IFS/Connect gesendet.
Nachdem eine Rechnung gesendet wurde, ist es auch möglich, die Rechnung erneut zu senden. Wenn die Rechnung erneut über die Seite Gesendete Rechnungen gesendet wird, wird eine neue XML-Nachricht zusammen mit einem neuen Rechnungsbild erstellt, das der Nachricht angefügt wird. Alle zuvor gesendeten Anhänge werden ebenfalls automatisch neu gesendet. Beim erneuten Senden über die Seite Kundenrechnung wird eine neue XML-Nachricht zusammen mit einem neuen Rechnungsbild erstellt, das der Nachricht beigefügt wird. Bereits gesendete Anhänge werden jedoch nicht automatisch neu gesendet. Wenn die Anhänge ebenfalls neu gesendet werden sollen, können sie manuell angefügt werden.
Wenn der Sendevorgang unterbrochen wird, ist die Rechnung entweder auf der Seite Kundenrechnungen mit Fehlern, der Seite Hintergrundjobs oder in IFS/Solution Manager zu finden.
Vor dem Starten des Prozesses bzw. vor dem Senden von Rechnungen müssen Sie sicherstellen, dass die Basisdatenanforderungen (BDA) so eingestellt sind, wie es in den Anweisungen in der Basisdateneinstellung für den Prozess „Elektronische XML-Rechnungen senden“ in „Themen“ in IFS Cloud beschrieben ist.