Gelieferte Artikel werden in der Regel von Lieferanten in Rechnung gestellt. Bei Gutschriften dagegen fakturiert der Kunde selbst. Dieser Vorgang ist praktisch und bietet gewisse Vorteile, vorausgesetzt, der Kunde hat Kontrolle über die von einem bestimmten Lieferanten bestellten Artikel und die jeweiligen Preise sowie darüber, welche Artikel bereits geliefert wurden. Der Lieferant braucht keine Rechnungen zu senden, um Zahlungen für die Lieferungen zu erhalten.
Lieferant und Kunde erhalten Vorteile durch geringere Verwaltungskosten und weniger Dokumente (besonders mit EDI). Ein Vorteil für den Kunden ist es, keine Lieferantenrechnungen mehr zu empfangen und bearbeiten zu müssen. Wenn Differenzen beim Rechnungspreis oder bei der Liefermenge gefunden werden, setzt sich nicht der Kunde mit dem Lieferanten, sondern der Lieferant mit dem Kunden in Verbindung. Für den Lieferanten ist es vorteilhaft, die Zeit für das Senden von Rechnungen und die Korrektur von Fehlern einzusparen, die vom Kunden gefunden werden. Weiterhin wird der Zahlungsverzug auf ein Minimum reduziert.
In IFS Cloud ermöglichen es Kundengutschriften einem Lieferanten, Gutschriften von einem Kunden zu empfangen und zu bearbeiten.
Der Gutschriftprozess des Lieferanten basiert auf der Erstellung einer Kundengutschrift, die zu fakturierende Positionen enthält. Die zu fakturierenden Positionen werden dann durch den Lieferanten (Sie) mit der Gutschrift ausgeziffert oder dieser hinzugefügt, je nach den Informationen, die der Kunde bereitgestellt hat. Eine Kundengutschrift enthält Informationen zum Rechnungspreis und der Menge, die bei der Erstellung der tatsächlichen Kundenrechnung berücksichtigt wird. Sie erstellen dann eine Kundenrechnung auf Basis der Kundengutschrift. Diese Kundenrechnungen werden ebenso verwaltet (Buchung und Zahlung werden erwartet) wie Kundenrechnungen, die nicht über Gutschriften erstellt werden.
Für eingehende Gutschriftnachrichten wird auf Grundlage der Kundeninformationen eine Auszifferung vorgenommen. Dies bedeutet das Abgleichen gelieferter Kundenauftragspositionen im System mit Rechnungsdaten aus den eingehenden Gutschriften. Das Ausziffern kann auf zwei verschiedene Arten durchgeführt werden: automatisch und manuell. Eine automatische Auszifferung kann manuell im Fensterkopf der eingehenden Gutschrift initiiert werden.
Die automatische Auszifferung muss für den Kunden eingerichtet sein (selbst bei einer manuellen Initiierung), indem eine geeignete Prüfoption und ein geeigneter Prüftyp ausgewählt werden. Die Prüfoption legt fest, ob die Auszifferung auf Grundlage der Lieferscheinnummer, der Kundenbestellreferenz oder der Referenz-ID durchgeführt werden soll. Mithilfe des Prüftyps kann festgelegt werden, was nach dem Eingang einer Gutschrift erfolgen soll. Das Ausziffern einer eingehenden Gutschrift, das Erstellen der Kundenrechnung und der Buchungsvorgang können in unterschiedlichem Ausmaß automatisiert werden.
Die Einstellungen für das automatische Erstellen und Drucken von Rechnungen auf dem Rechnungstyp von Kundenaufträgen gelten nicht für Gutschriftanzeigen für Kundenauftragspositionen. Es hängt ganz vom Prüftyp ab, ob die oben aufgeführten Verfahren für Gutschriften automatisch ausgeführt werden.
Wenn die Auszifferung erfolgreich ist, wird eine Kunden-Gutschriftanzeige mit den ausgezifferten Positionen erstellt. Je nach Ausführung des Auszifferungsvorgangs wird der Prüftyp der Positionen auf "Automatische Auszifferung" oder "Manuelle Auszifferung" gesetzt. Wie bereits erwähnt, ist die Kundengutschrift die Grundlage für die Erstellung der Kundenrechnung.
Anstelle Lieferungen mit eingehenden Gutschriftpositionen auszuziffern, um eine Kundengutschrift zu erstellen, kann zunächst ein Kopf für die Kundengutschrift erstellt werden, dem dann direkt Lieferungen hinzugefügt werden. Dies erfolgt, wenn die Auswahl der zu fakturierenden Lieferungen auf den Informationen vom Kunden basiert, beispielsweise einem Telefonat oder einer E-Mail. Einer vorhandenen Kundengutschrift können auf Grundlage weiterer Informationen vom Kunden Lieferungen hinzugefügt werden. (Dies ist möglicherweise nützlich, wenn der Kunde bei der eingehenden Gutschrift Gutschriftpositionen vergessen hat.)
Im Kundengutschriftverfahren können Abweichungen zwischen der Kundengutschrift und dem erwarteten Preis auftreten. Zudem können Abweichungen zwischen der Gutschriftmenge vom Kunden und der erwarteten zu fakturierenden Menge vorkommen. Abweichungsgründe für Gutschriftanzeigen können bei der Untersuchung von Abweichungen nützlich sein. Jeder abweichenden Gutschriftposition kann ein Grund zugewiesen werden. Dieser wird manuell eingegeben und erläutert den Grund der Abweichung sowie die aufgrund der Abweichung durchgeführten Aktionen. Die Verwendung vordefinierter Abweichungsgründe ermöglicht ein Gruppieren und Kategorisieren von Abweichungen.
Zusätzliche Kosten für eine eingehende Gutschriftposition können nicht mit Kundenauftragspositionen oder zusätzlichen Verkaufskostenpositionen ausgeziffert werden. Zusätzliche Kosten, die per Gutschrift vom Kunden eingereicht werden, müssen manuell verwaltet werden. Dies kann durch Erhöhung des Gutschriftpreises unter Berücksichtigung der zusätzlichen Kosten erfolgen. Alternativ können dem Kundenauftrag Zusatzkosten hinzugefügt werden, die mit der eingehenden Gutschriftposition ausgeziffert werden. Wenn diese Kosten mit der ausgezifferten Kundenauftragsposition verknüpft werden, werden sie auf der Kundenrechnung angeführt, die für die Kundengutschrift erstellt wird.
Mit der Verbesserung der Zeitzone wird für alle Datums-/Zeitattribute ein Zeichen eingeführt, das in der Arbeitszeitzone angezeigt wird. Dieses Zeichen ist nur sichtbar, wenn Sie in den Kontoeinstellungen die Option Zeitzonenzeichen immer anzeigen aktiviert haben.