Automatische Buchungsregel eingeben

Erläuterung

Diese Aktivität dient zum Eingeben, Ändern und Anzeigen der Verarbeitungsregeln für automatische Buchungen. Verarbeitungsregeln enthalten Informationen über die Erstellung von Transaktionen bei der automatischen Buchung. Die automatische Erstellung von Transaktionen kann auf der Basis einer Originaltransaktion durchgeführt werden. Hierbei kann es sich um neue Transaktionen handeln, z. B. Transaktionen für Sozialversicherungsabgaben, die auf der Basis von Gehaltstransaktionen erstellt werden. Es kann sich aber auch um Verteilungen einer Transaktion handeln, z.B. bei der Verteilung von Mietkosten auf verschiedene Kostenstellen.

Der Anwender kann angeben, dass eine automatisch erstellte Transaktion wiederum eine weitere Transaktion automatisch erstellt. Es können bis zu fünf automatische Buchungen erstellt werden. Im Feld Autom. Buchung unter Hauptbuch-Aktualisierungsparameter kann die Anzahl der Ebenen angegeben werden.

Für die Erstellung automatischer Transaktionen auf der Basis einer bestimmten Originaltransaktion gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:

  1. Transaktionen bei der Buchung in ein bestimmtes Kontierschema immer automatisch erstellen.
  2. Transaktionen bei der Buchung in ein bestimmtes Kontierschema und bei der Eingabe eines gültigen Verarbeitungscodes automatisch erstellen. Dies kann hilfreich sein, wenn unterschiedliche Verarbeitungsregeln für dasselbe Kontierschema verwendet werden. Mit dem Verarbeitungscode wird festgelegt, welche Verarbeitungsregel jeweils ausgeführt werden soll. Die Verarbeitungscodes werden unter Verarbeitungscodes eingegeben. Verarbeitungscodes können mit Konten verknüpft werden. Bei der Buchung auf das Konto wird der Verarbeitungscode standardmäßig vorgegeben. Dies ist im Fenster Konto eingerichtet.

Voraussetzungen

Vor der Eingabe der Informationen muss Folgendes ausgeführt werden bzw. abgeschlossen sein:

Systemauswirkungen

Die automatische Buchungsregel kann nun von der Aktualisierungsroutine verwendet werden. Jede automatische Buchungszeile erstellt eine Transaktion. Wenn der Beleg saldiert werden soll, muss eine automatische Buchungszeile eingegeben werden, die eine Transaktion mit einer Gegenbuchung für alle automatischen Buchungszeilen erstellt.

Diese Transaktionen werden erstellt, wenn Sie den Beleg mithilfe der Funktion Hauptbuchbelege aktualisieren aktualisieren. Die erstellten Transaktionen werden zum Beleg hinzugefügt und erhalten den Transaktionstyp „Automatische Regel“ (Regel-ID). Jede erstellte Transaktion wird außerdem mit der Verarbeitungsregel, die bei der Erstellung der Transaktion angewendet wurde, mit der Zeilennummer der Originaltransaktion und der Sequenznummer der Verarbeitungsregel gekennzeichnet. Die Informationen können in Hauptbuch/Belegdetails/Analyse und im detaillierten Aktualisierungsjournal angezeigt werden. Wenn eine Abweichung im Beleg auftritt und diese größer ist als der maximale Betrag in Akzeptierte Differenz in Hauptbuch-Aktualisierungsparameter, wird der Beleg mit einem Fehlerstatus in die Wartetabelle zurückgestellt. Wenn die Abweichung kleiner als der maximale Betrag ist, wird diese auf das Differenzkonto gebucht, das für den Buchungstyp GP1, Differenzkonto, in Buchungssteuerung angegeben ist.

Wenn automatische Buchungsregeln festgelegt sind und eine Korrektur für den Beleg erforderlich ist, werden die Buchungen für den Beleg entsprechend den auf der Seite HB - Automatische Buchungsregeln festgelegten Informationen durchgeführt. Die für diese Buchungen ausgeführten Informationen können in HB - Analyse Belegdetails eingesehen werden.

Wenn die Buchungsregeln mit einem Ergebnisfaktor von 100 % definiert sind, würde sich der doppelte Eintrag bei einer normalen Lastschrifttransaktion je nach Aktivierungsstatus von Korrektur ändern.

Korrektur Dr. Cr Ergebnisfaktor
Aktiviert -100 100 %
-100 -100 %
Nicht aktiviert 100 100 %
100 -100 %

Wenn der Originaleintrag bei einer Korrekturtransaktion eine Lastschrifttransaktion ist, würden doppelte Einträge in Buchungen je nach Aktivierungsstatus von Korrektur folgendermaßen ausgeführt werden.

Korrektur Dr. Cr Ergebnisfaktor
Aktiviert 100 100 %
100 -100 %
Nicht aktiviert -100 100 %
-100 -100 %