Dieser Schritt ist für den Benutzer nur sichtbar, wenn die Vorhersagen in der Konfiguration „Schnellerfassung Spesen“ aktiviert sind. Dies ist der erste Schritt der KI-fähigen „Schnellerfassung Spesen“.
JPG-, JPEG-, PNG- und TIF-Dateien werden gescannt, wenn die Bilder in die „Medienbibliothek“ hochgeladen werden. PDF- und TIFF-Dateien werden gescannt, wenn sie in die Dokumentenbibliothek hochgeladen werden. (Der Anwender kann Belege nacheinander hochladen. Die Größe der hochgeladenen Datei beträgt für beide Bibliotheken höchstens 5 MB.)
Der Anwender kann jedoch auch andere unterstützte Dateitypen gemäß der entsprechenden Bibliothek hochladen, die jedoch nicht gescannt werden (stattdessen werden sie als Anhang angehängt).
Der Anwender kann festlegen, zu welchem Reisekostenabrechnungstyp die Ausgabenposition gehört, einer neu Reisekostenabrechnung oder einer vorhandenen Reisekostenabrechnung und den damit verbundenen Projektvorgang oder Arbeitsauftrag der Reisekostenabrechnung.
Die Konfiguration von „Schnellerfassung Spesen“ muss eingerichtet sein.
RKA-Vorschrift und Spesencodes müssen erstellt sein.
Dem Mitarbeiter muss eine RKA-Vorschrift zugewiesen worden sein.
Wenn die Standard-RKA-Vorschrift mit der Bibliothek „Dokumente“ verbunden ist und ein Anhang hochgeladen wird, müssen eine Standarddokumentenklasse und Standarddokumentenwerte (definiert in den Basisdaten des Dokumentenmanagements) vorhanden sein.
Sobald der Beleg hochgeladen ist, werden die Informationen für die nächsten Schritte auf Grundlage der erstellten Konfiguration ausgefüllt.