Diese Funktion dient der Eingabe von Basisdaten für RKA-Vorschriften im System, die vom Mitarbeiter bei der Erfassung von Spesen in der Reisekostenabrechnung verwendet werden. Die RKA-Vorschrift enthält verschiedene Ausgabekategorien wie „Kilometergeld“, „Bewirtung“ (die zur Erfassung von Bewirtungskategorien, Spesencodes für Bewirtung und Spesenbelege für Bewirtungskosten dient), „Sonstige Ausgaben“ (z. B. : Reisekosten für Geschäftsreisen und sonstige Spesen) und Tagessätze.
Die Definition des zu verwendenden RKA-Vorschriftentyps eingeben. Der RKA-Vorschriftentyp ALLE umfasst alle Mitarbeiter, die mit den verschiedenen Codes in derselben Vorschriftengruppe verknüpft sind. Er kann auch für einen bestimmten Mitarbeiter sein, der einen individuellen Satz von Regeln hat.
Die Basisdaten für einen Spesencode befinden sich in der Registerkarte "Spesencodes". Ein Spesencode wird zum Festlegen bestimmter Kosten innerhalb der Vorschriften verwendet. Arten von Codes sind zum Beispiel: ÜNACHT (Übernachtung), KM (Autokosten), REP (Repräsentation), SONS (Sonstiges) oder TAXI (Taxi). Zur Beschreibung der Codes einen geeigneten Text eingeben.
Eine RKA-Vorschrift wird im System verwendet, um Vorschriften für verschiedene Arten von Tagessätzen und Pauschbeträgen zu berechnen. Mit Hilfe der Vorschriften können Auslandstagessätze, die in einer anderen Währung angegeben werden, korrekt berechnet werden. Die Berechnungsmethoden für die Basispauschale, die entscheiden, wie die Vergütung für den Mitarbeiter auf der Grundlage der Reisedauer berechnet werden muss, sind wie folgt:
Die segmentbasierte Berechnung ist nur verfügbar, wenn die Berechnungsmethode für den Tagessatz auf „Dauer“ gesetzt ist. Dies ermöglicht dem Anwender die Verwendung der gleichen Tagessatzregel mit unterschiedlichen Tagessätzen für den ersten Tag und die verbleibenden Tage.
Unter RKA-Vorschrift kann auch definiert werden, welche Steuercodes für einen bestimmten Spesencode verwendet werden sollen. Die IRS-Behörde stellt weitere Informationen zu Steuervorschriften bereit. Mwst./Lohnart zeigt die Summe aller versteuerten Beträge der Reisekostenabrechnung an. Lohnart/Vorschuss, zeigt die Übertragung der Vorauszahlungen für Reisekostenabrechnungen an. Lohnart/Nicht erstattungsfähig dient zur Eingabe einer Lohnart, auf die die Summen nicht erstattungsfähiger Ausgaben aus Reisekostenabrechnungen übertragen werden.
Wählen Sie die Option Standard-RKA-Vorschrift, wenn bei jedem Mitarbeiter, dem keine RKA-Vorschrift zugeordnet ist, automatisch die standardmäßige RKA-Vorschrift anwendet werden soll. Wird das Kontrollkästchen deaktiviert, können die Mitarbeiter ihre Ausgaben nur erfassen, wenn ihnen eine konkrete RKA-Vorschrift zugeordnet ist.
Wenn Sie die Option Währungskurs von Kreditkartentransaktion aktivieren, setzt der Umrechnungskurs, den die Bank für Kreditkartentransaktionen verwendet, die Kurse in der Anwendung außer Kraft.
Wenn Sie die Option Begrenzung Abzug aktivieren, erscheint eine Information, wenn eine Reisekostenabrechnung erstellt, genehmigt oder autorisiert wird. Sie besagt, dass die Summe der Abzüge über der Gesamthöhe der Tagessätze lag.
Geben Sie bei der Erfassung von Spesencodes Preis und/oder Prozentsatz für den Code ein. Wenn kein Preis definiert wurde, muss der Preis jedes Mal manuell in die Reisekostenabrechnung eingegeben werden. Die Werteliste zum Festlegen des Lohncodes verwenden, der mit dem bestimmten Spesencode verknüpft werden soll. Definieren Sie den Kostencode, wenn IFS/Projektcontrolling installiert ist. Kostencodes dienen der Berichterstattung und es ist wichtig, einen Satz mit Standardcodes zu haben, der den Spesen in der Reisekostenabrechnung entspricht.
Beispiel für einen Satz von Berichtscodes: REISKOST (Reisenkosten), REISZEIT (Reisezeit), UNTERBR (Kosten für Unterkunft), SPESENGT (Spesen für ganzen Tag), SPESENHT (Spesen für halben Tag), AUSG (sonstige Ausgaben). Die hier definierten Kostencodes müssen mit den Projektaktivitäten verknüpft werden, an die die Reisekostenabrechnungen weitergeleitet werden sollen.
Verwenden Sie für den Spesencode die Standardsteuerposition verwenden, um den Steuerprozentsatz hinzuzufügen. Mit diesen Steuercodes werden bei der Verwendung von Spesencodes bei Reisekostenabrechnungen Standard-Steuerpositionen erstellt. In das Feld Abzugsfähig (%) wird automatisch ein Wert aus den Basisdaten geladen, die in IFS/Buchungsregeln für den Steuercode definiert sind. Standard-Steuerpositionen sind hilfreich, um die Nachverfolgung zu verbessern und den Zeitaufwand für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zu verringern. Ein festgelegter Steuercode, der mit einem Spesencode verwendet werden soll, besitzt immer eine höhere Priorität als der Steuersatz, der für den Spesencode definiert ist.
Vor der Eingabe von Spesencodes und RKA-Vorschriften muss folgender Vorgang durchgeführt werden:
Als Ergebnis dieser Eingabe können Mitarbeiter mit einer RKA-Vorschrift verknüpft werden, und die Berechnungen werden im System durchgeführt.