Diese Funktion dient zur Definition, wie und wann Spesencodes für die Bewirtung, die vom Anwender in der Reisekostenabrechnung erfasst wurden, in Spesencodes umgewandelt werden, die vom System berechnet werden. Die vom Anwender eingegebene Folgenummer bestimmt die Verarbeitungsreihenfolge für jede Position.
Die Seite ist für Basisdaten vorgesehen, die in zwei verschiedenen Fällen eingerichtet wurden.
1. Die Steuerabzugsfähigkeit und -erstattung erfasster Bewirtungskosten sind als Höchstbetrag pro Gast definiert. Wenn der erfasste Betrag/Gast den maximal zulässigen Betrag überschreitet, sind separate Zeilen für abzugsfähige bzw. nicht abzugsfähige Beträge sowie für die Steuererstattung für diese Beträge erforderlich. Beispiel:
| Spesen Code | Folge Nein | Generierte Spesen Code | Kontrollparameter | Parameterwert | Steuerabzugsfähigkeit |
| MAHLZEIT | 1 | MAHLZEIT – ABZUGSFÄHIG | Maximalbetrag pro Gast | 90,00 | Ja |
| MAHLZEIT | 2 | MAHLZEIT - NICHT ABZUGSFÄHIG | Maximalbetrag pro Gast | 1000,00 | Nein |
2. Die Steuerabzugsfähigkeit und -erstattung erfasster Bewirtungskosten sind als Prozentsatz des erfassten Gesamtbetrags definiert. Der Gesamtbetrag ist in separate Zeilen für abzugsfähige bzw. nicht abzugsfähige Beträge sowie die Steuererstattung für diese Beträge aufgeteilt. Beispiel:
| Spesen Code | Folge Nein | Generierte Spesen Code | Kontrollparameter | Parameterwert | Steuerabzugsfähigkeit |
| MAHLZEIT | 1 | MAHLZEIT – ABZUGSFÄHIG | Zuzuordnender Prozentsatz | 0,8000 | Ja |
| MAHLZEIT | 2 | MAHLZEIT - NICHT ABZUGSFÄHIG | Zuzuordnender Prozentsatz | 0,2000 | Nein |
Bevor Informationen in "Spesenkontrolle/Bewirtung" eingegeben werden können, muss eine RKA-Vorschrift mit Spesencodes für die Bewirtung vorhanden sein.
Nach dieser Eingabe kann das System erfasste Bewirtungskosten als steuerpflichtige und steuerfreie Beträge berechnen.