Kreditkarten sind eine gemeinsamen Einrichtung, die die Mitarbeiter bei der Bezahlung arbeitsbedingter Ausgaben verwenden können. Mitarbeiter können zu diesem Zweck auch persönliche Kreditkarten oder Firmenkreditkarten verwenden. Daher müssen dem Mitarbeiter über die persönliche Kreditkarte getätigte Zahlungen von der Firma erstattet werden. Alle im Rahmen arbeitsbedingter Zuweisungen angefallenen Ausgaben müssen jedoch im System unter Reisekostenabrechnung als Ausgaben erfasst werden.
Private Kreditkarten des Mitarbeiters werden von Firmenkreditkarten nach Kreditkartentyp unterschieden. D. h., wenn der Kreditkartentyp im System als erstattungsfähig definiert ist, können alle mit diesem Typ verknüpften Kreditkarten persönliche Kreditkarten von Mitarbeitern sein. Die Details aller Kreditkarten von Mitarbeitern, die für arbeitsbedingte Ausgaben verwendet werden, müssen im System erfasst werden. Dazu werden sie auf der SeiteKreditkartentyp mit einem Kreditkartentyp verknüpft. Der separate, systemdefinierte Eigenschaftscode CREDITCARD wird verwendet, um die Kreditkarteninformationen mit dem Mitarbeiter zu verknüpfen.
Die Kreditkartentransaktionen von Mitarbeitern werden Transaktionscodes zugeordnet. Dieses Coding-System ist eine numerische Folge von Werten, die nach den in dem jeweiligen Land / der Region akzeptierten Normen definiert sind. Über Transaktionscodes können Kreditkartentransaktionen auch zusammengefasst werden. Beispiel: Transaktionscodes für „Hotels und sonstige Unterbringung“ und Transaktionscode für „Transportservices“.
Diese Transaktionscodes werden im System konfiguriert, damit die Kreditkartentransaktionen entsprechend den Anforderungen der Transaktionscodes in Reisekostenabrechnungen erfasst werden können. Folgende Konfigurationen sind für Transaktionscodes möglich:
Die Details zu den Kreditkartentransaktionen des Mitarbeiters werden von den Banken, die die entsprechenden Kreditkartentransaktionen verwalten, an Ihre Firma gesendet. Diese Informationen werden im System installiert, indem die übertragenen Details in Form einer eingehenden BIZAPI importiert werden.
Wenn Sie unter Reisekostenabrechnung eine Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter erstellen, werden die von der Bank gesendeten Kreditkartentransaktionen unter Reisekostenabrechnung/Kreditkarte aufgeführt. Ausgaben können je nach der für den Transaktionscode für jede Transaktion angegebenen Konfiguration erfasst werden.