Der Mitarbeiterbefragungsprozess kann in Firmen verwendet werden, um interne Umfragen unter den Mitarbeitern einer Firma oder einer Gruppe von Firmen auszuführen. Die Mitarbeiterumfrage ist ein Prozess zum Erfassen von Informationen von Mitarbeitern durch Veröffentlichen von Fragen in einer Umfrage. Dabei kann einzelnen Mitarbeitern, die Beantwortung der Fragen ermöglicht werden. Der Anwender kann eine Umfrage anhand der Informationen definieren, die zu einem beliebigen Thema erfasst werden sollen. Dazu definiert er entsprechende Fragen. Eine Umfrage kann außerdem auf mobilen Geräten als Fragebogen verwendet werden, wenn ein Arbeitsauftrag zum Einholen von Informationen im Zusammenhang mit der Arbeit bearbeitet wird, die die an der Umfrage teilnehmenden Techniker am Standort durchführen. Er kann auch durch Definieren der Teilnehmerliste die Mitarbeiter auswählen, von denen Informationen erfasst werden sollen.
Umfragen definieren und verteilen
Beim Erstellen einer Mitarbeiterumfrage kann Folgendes angegeben werden: alle Fragen, die veröffentlicht werden sollen, die Reihenfolge der Fragen, die Art der Fragen und die Abhängigkeiten, die zwischen Fragen existieren. Darüber hinaus ist es möglich, mithilfe des Fragetyps „Umfrage“ Fragen in einer anderen Umfrage zu verknüpfen. Es ist außerdem möglich, eine Antwort als Vorschlag für eine bestimmte Frage vorzuschlagen. Wenn eine Frage nicht unbedingt beantwortet werden muss, kann sie als optional eingestellt werden. Mithilfe des Fragetyps „Bild“ können Sie der Antwort ein Bild beifügen. Mithilfe des Fragetyps „Signatur“ können Sie als Antwort eine elektronische Signatur eingeben. Diese zwei Arten von Bildern werden beim Anzeigen der Antworten im Bereich „Anhang“ angezeigt. Wenn Sie vor oder nach einer bestimmten Frage Informationen an den Teilnehmer weitergeben wollen, können Sie den Fragetyp „Anweisung“ verwenden. Es ist auch möglich, die Eingabe einer Bemerkung zu verlangen, wenn die Antwort Ja oder Nein ist. Es gibt außerdem die Option, eine Frage vom Typ Ja/Nein in eine Abschließende Frage umzuwandeln, mit der entschieden wird, ob mit den Fragen fortgefahren oder die Umfrage beendet werden soll. Ggf. können Antworten vordefiniert und mit der Frage verknüpft werden, sodass die Teilnehmer die am stärksten zutreffende Antwort auswählen können. Solche Antworten sind unter Antwortoptionen definiert. Antworten können auch als Skalenwerte definiert werden.
Beispiel: müssen Mitarbeiter die Frage durch Auswählen eines entsprechenden Werts auf einer Skala von 1 bis 10 beantworten. Für einige Fragen können Sie die möglichen Antworten auf Ja oderNein einschränken.
Die Teilnehmerliste für die Umfrage muss definiert werden, bevor die Umfrage veröffentlicht werden kann. Der Prozess der Teilnehmerauswahl ermöglicht es, alle Mitarbeiter auszuwählen, die einer spezifischen Organisationseinheit angehören oder einer spezifischen Position in einer Organisation zugewiesen sind. Wenn einzelne Mitarbeiter in der ausgewählten Gruppe von der Umfrage ausgeschlossen werden sollen, können sie einzeln aus der Liste entfernt werden. Wenn die Umfrage veröffentlicht wird, können die teilnehmenden Mitarbeiter sie beantworten. Wenn die Umfrage den Zustand Veröffentlicht hat, wird automatisch eine E-Mail an alle Teilnehmer in der Teilnehmerliste gesendet, in der sie darüber informiert werden, dass die Umfrage online verfügbar ist. Der Link zum Online-Zugriff auf die Umfrage ist ebenfalls in der E-Mail enthalten.
Umfragen beantworten und analysieren
Teilnehmer können durch Klicken auf den Link in der E-Mail direkt auf die Umfrage zugreifen. Jede Frage wird auf einer getrennten Seite beantwortet, und nur eine Frage kann gleichzeitig beantwortet werden.
Wenn ein Mitarbeiter mehrere Beschäftigungen in einer Firma oder in getrennten Firmen hat, kann er die Umfrage mehrmals beantworten. Dazu muss er die verschiedenen Beschäftigungs-IDs verwenden, die ihm zugeordnet sind. Es besteht die Möglichkeit, diese Funktion beim Definieren der Umfrage zu blockieren. In diesem Fall muss angegeben werden, dass Mitarbeiter die Umfrage nur unter Verwendung der Hauptbeschäftigung beantworten können.
Wenn die Mitarbeiter alle Fragen der Umfrage beantwortet haben, werden die Antworten jedes Teilnehmers unter Umfrageantworten angezeigt. Es können auch Antworten zu Fragen pro Umfrage auf der Registerkarte Umfrage/Antwortanalyseanalysiert werden.