Antrag auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus genehmigen
Erläuterung
Diese Aktivität umreißt den gründlichen Genehmigungsprozess für Änderungsanträge zum Beschäftigungslebenszyklus, bei dem jeder Antrag sorgfältig geprüft und genehmigt wird, um reibungslose und genaue Aktualisierungen während des gesamten Beschäftigungslebenszyklus zu gewährleisten.
Der Genehmigende initiiert den Genehmigungsprozess über die Seite Anträge auf Genehmigung von Änderungen im Beschäftigungslebenszyklus. Standardmäßig ist der Filter Ausstehende Genehmigungsanträge anzeigen aktiviert. Bei Bedarf werden auch alle verfügbaren Anfragen, die entweder den Genehmigungsprozess eingeleitet oder abgeschlossen haben, mit ihrem jeweiligen Status angezeigt.
Der Genehmigungsprozess beginnt mit dem ersten Genehmigenden in der Genehmigungsreihenfolge eines bestimmten Antrags. Um mit der Genehmigung fortzufahren, muss der Genehmigende zu den ausgewählten Antragsdetails navigieren, die ihn zur Seite Details zum Antrag auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus zur Genehmigung führt. Mehrere Anfragen können ausgewählt und über die Detailseite aufgerufen werden.
Der Genehmigende hat Zugriff auf die Personen in der Anfrage auf der Grundlage der ihm für diese Personen erteilten Berechtigungen.
Bevor der Genehmigungsprozess eingeleitet wird, kann der Genehmigende die allgemeinen Informationen des Antrags einsehen. Dazu gehören Einzelheiten zu jeder Person, die an der Anfrage beteiligt ist, wobei sowohl die aktuellen als auch die neuen Informationen in Bezug auf den Lebenszyklusänderungstyp hervorgehoben werden. Darüber hinaus kann der Genehmigende die Genehmigungsinformationen einsehen, die die Liste der Genehmigenden, die Genehmigungsreihenfolge mit dem Status der einzelnen Genehmigenden und Details zu den Personen, die den Prozess abgeschlossen haben, wie z. B. Erledigt von und das entsprechende Erledigungsdatum, enthalten.
Der Genehmigende hat die Möglichkeit, jede Person im Antrag einzeln zu genehmigen oder abzulehnen oder mehrere Personen auf einmal für eine Sammelgenehmigung oder -ablehnung auszuwählen.
Das Feld Anstehende Genehmigung in der Personenliste des Abschnitts Allgemeine Informationen zeigt an, ob eine Person auf die Genehmigung des angemeldeten Benutzers wartet. Wenn der eingeloggte Benutzer eine Person noch nicht genehmigt hat, wird das Feld auf "Ja" gesetzt. Sobald der angemeldete Benutzer die Genehmigung für diese Person abgeschlossen hat, ist das Feld leer. Dieses Feld wird dynamisch auf der Grundlage des Fortschritts des angemeldeten Benutzers im Genehmigungs-Workflow aktualisiert.
Status des Antrags auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus
Der Status eines Antrags auf Änderung des Lebenszyklus einer Beschäftigung ändert sich ab dem Zeitpunkt seiner Erstellung wie folgt, während er den Genehmigungsprozess durchläuft. Der Status wird dynamisch auf der Grundlage der vom einreichenden Manager, den Genehmigenden oder der Personalabteilung durchgeführten Aktionen aktualisiert.
- Erfasst
- Dies ist der anfängliche Antragsstatus, wenn ein Antrag mit dem Assistenten Antrag auf Änderung des Lebenszyklus einer neuen Beschäftigung erstellt wird.
- In diesem Status können die Anfragedetails weiterhin bearbeitet werden
- Bereit für die Freigabe
- Wenn der einreichende Manager mit den Anfragedetails zufrieden ist und die Genehmigenden auf der Grundlage der verknüpften Genehmigungskonfiguration erfolgreich definiert sind, wird die Option Zur Genehmigung übermitteln für den Manager verfügbar.
- Durch Auswahl von Zur Genehmigung übermitteln wird der Antrag in den Status Genehmigungsbereit versetzt.
- Anstehende Verifizierung
- Wenn die Genehmigenden nicht wie erwartet definiert sind, kann der Antrag nicht zur Genehmigung vorgelegt werden. Dies kann aus folgenden Gründen geschehen:
- Fehlende Daten in Bezug auf die Parameter der Genehmigungskonfiguration(Team, Struktur mit Organisation und Position, Vorgesetztentyp oder Person).
- Eine Nichtübereinstimmung zwischen dem Konfigurationstyp für Vorgesetzte in Konfiguration der Zugriffseinstellungen und derVorgesetztentyp in der Genehmigungskonfiguration.
- In diesem Fall wird die Option Zur Prüfung übermitteln verfügbar, wodurch der Antrag in den Status Anstehende Verifizierung versetzt wird.
- Die Personalabteilung wird per E-Mail benachrichtigt(Ereignis-ID: LIFECYCLE_APPROVERS_NOT_FETCHED) und muss die Option Genehmiger hinzufügen im Abschnitt Genehmigungsinformationen der Seite Details zum Antrag auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus - Verwaltung verwenden.
- Sobald die Genehmigenden erfolgreich hinzugefügt wurden, müssen die Mitarbeiter der Personalabteilung die Option Zur Genehmigung übermittelnverwenden, um den Antrag durch den Genehmigungsprozess zu schicken.
- Genehmigung in Bearbeitung
- Der Antrag geht in den Status ein, sobald der erste Genehmigende den Genehmigungsprozess beginnt, indem er eine ausgewählte Person im Abschnitt Allgemeine Informationen der SeiteDetails zum Antrag auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus zur Genehmigung genehmigt oder zurückweist.
- Genehmigt
- Wenn alle Genehmigenden alle im Antrag enthaltenen Personen genehmigen, geht der Antrag in den Status Genehmigt über.
- Teilweise freigegeben
- Wenn die Änderungen von mindestens einer Personvon allen Genehmigenden genehmigt werden, ändert sich der Status in Teilweise genehmigt.
- Wenn ein Genehmigender eine oder mehrere im Antrag enthaltene Personen ablehnt, werden die abgelehnten Personen als Abgelehnt markiert und sind sichtbar, aber für nachfolgende Genehmigende nicht mehr überprüfbar.
- Zurückgewiesen
- Wenn alle Personen in einem Antrag während des Genehmigungsflusses zurückgewiesen werden, ändert sich der Status in Abgelehnt.
Verfolgung individueller Genehmigungsstatus in Anträgen auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus
Da in einem Antrag mehrere Personen enthalten sein können, werden die Status einzeln gepflegt, um die Genehmigung jeder Person anhand des Status in der Personenliste im Abschnitt Allgemeine Informationen der Seiten Details zum Antrag auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus nachverfolgen zu können.
Diese sind wie folgt definiert:
- Genehmigungsbereit - Wenn die Option Zur Genehmigung übermitteln verwendet wird, ändert sich der individuelle Status aller im Antrag enthaltenen Personen in den Status Genehmigungsbereit.
- Genehmigung in Bearbeitung - Wenn der erste Genehmigende eine ausgewählte Person genehmigt, wechselt der individuelle Status dieser Personin den Status Genehmigung in Bearbeitung.
- Genehmigt - Wenn alle Genehmiger eine Person genehmigen, ändert sich der individuelle Status dieser Personin den Status Genehmigt.
- Zurückgewiesen - Wenn ein Genehmigender eine in einem Antrag enthaltene Person ablehnt, wechselt der individuelle Status dieser Personin den Status Abgelehnt. Eine Person mit dem Status Abgelehnt ist zwar sichtbar, kann aber von den nachfolgenden Genehmigenden nicht mehr überprüft werden.
Status für Genehmigende
Da an einer Anfrage mehrere Genehmigende beteiligt sein können, führt das System für jeden in den Genehmigungsablauf einbezogenen Genehmigenden einen eigenen Status. Diese Zustände ändern sich dynamisch auf der Grundlage ihrer Aktionen.
- Anstehend
- Wenn ein Antrag über den Assistenten Antrag auf Änderung des Lebenszyklus einer neuen Beschäftigung erstellt wird, ruft das System die Genehmigenden ab und listet sie im Abschnitt Genehmigungsinformationen auf.
- Solange ein Genehmigender nicht mit der Überprüfung beginnt, bleibt er im Status Ausstehen.
- Laufend
- Sobald ein Genehmigender eine Person auswählt und die Option Genehmigen oder Ablehnen verwendet, aber noch weitere Personen in der Anfrage zu prüfen sind, ändert sich der Status des Genehmigendenauf Laufend.
- Abgeschlossen
- Wenn ein Genehmigender alle Personen in der Anfrage überprüft und Maßnahmen ergriffen hat (jede Person genehmigt oder abgelehnt), ändert sich der Status in Abgeschlossen.
Genehmigungsprozess für mehrere Genehmigende im gleichen Genehmigungsauftrag
Wenn mehrere Genehmigende demselben Genehmigungsauftrag zugewiesen sind, stellt das System sicher, dass die Maßnahmen korrekt erfasst werden und verhindert doppelte Genehmigungen für dieselbe Person.
- Benachrichtigung und Genehmigungsverfahren
- Alle Genehmigenden auf einer bestimmten Ebene der Genehmigungsreihenfolge erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail(Ereignis-ID - LIFECYCLE_READY_FOR_APPROVAL) über den anstehenden Antrag.
- Bei dem ersten Genehmigenden, der eine Person in der Anfrage genehmigt oder ablehnt, wird seine Aktion für diese Person aufgezeichnet.
- Sobald eine Aktion für eine Person durchgeführt wird:
- Können andere Genehmigende auf derselben Ebene dieselbe Person nicht mehr genehmigen oder ablehnen.
- Werden in den Feldern Abgeschlossen durch und Abschlussdatum die Angaben des Genehmigerserfasst.
- Aufzeichnung von Genehmigungsaktionen für mehrere Genehmigende
- Wenn mehrere Genehmigende im selben Genehmigungsauftrag vorhanden sind:
- Spiegelt der Abschnitt Genehmigungsinformationen die Aktionen aller Genehmigenden wider, die den Antrag für verschiedene Personen bearbeiten.
- Im Feld Abgeschlossen durch werden alle Genehmigenden, die Maßnahmen ergriffen haben, in einer einzigen Position angezeigt.
- Wird im Feld Abschlussdatum das letzte Abschlussdatum für diesen Genehmigungsauftrag angezeigt.
HR-Personalmaßnahmen für Anträge auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus
Die Seite Änderungsanträge für den Lebenszyklus der Beschäftigung - Verwaltung zeigt einen Überblick über alle vorhandenen Anträge, während die Seite Details zum Antrag auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus - Verwaltung detaillierte Informationen zu den Anträgen, einschließlich Genehmigungsinformationen für die Personalabteilung bietet.
- Hinzufügen von Genehmigern
- Der Antragsstatus muss zwischen Genehmigungsbereit und Genehmigung in Bearbeitung liegen.
- Der Status des Genehmigendenmuss entweder Ausstehend oder Laufend sein.
- Verfahren zum Hinzufügen von Genehmigenden:
- Wählen Sie den entsprechenden Genehmigungsauftrag im Abschnitt Genehmigungsinformationen der Seite Details zum Antrag auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus - Verwaltung.
- Verwenden Sie die Option Genehmiger hinzufügen und wählen Sie eine Person aus.
- Der neu hinzugefügte Genehmigende erscheint im Abschnitt Genehmigungsstufen neben dem/den vorhandenen Genehmigenden.
- Beide Genehmiger können dann mit dem Genehmigungsverfahren fortfahren.
Anzeige der Genehmigungsdetails
Personalverantwortliche, Manager und Genehmigende können die Genehmigungsdetails jeder Person in einem Antrag über die Option Genehmigungsstatus anzeigen auf den folgenden Seiten einsehen:
- Seite (für Manager) Details zum Antrag auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus .
- Seite (für Genehmiger) Details zum Antrag auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus zur Genehmigung.
- Seite (für Personalverantwortliche)Details zum Antrag auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus - Admin.
- Die Option Genehmigungsstatus anzeigen wird verfügbar, sobald der Antrag den Status Genehmigungsbereit hat.
Nach Abschluss des Genehmigungsverfahrens und der Aktualisierung des Antragsstatus auf Genehmigt oder Teilweise genehmigt werden die Angaben zu den als Genehmigt gekennzeichneten Personen umgehend in den entsprechenden Abschnitten der Lebenszyklus-Änderungstypbereicheder Person aktualisiert. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen genau wiedergegeben und zugänglich sind.
Voraussetzungen
- Antrag auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus: Muss im System erstellt werden.
- Konfiguration der Genehmigung: Muss im System erstellt werden.
- Personen: Muss im System erfasst sein.
- Die Genehmiger müssen Zugang zu den Personen haben.
- Die Genehmigenden müssen Zugang zu den jeweiligen Firmen haben, in denen Personen beschäftigt sind, wenn die für den Lebenszyklusänderungstyp erforderlichen Informationen firmenabhängig sind.
Auswirkungen
Diese Aktivität löst den Genehmigungsprozess für einen Antrag auf Änderung des Beschäftigungslebenszyklus aus, der vom Manager für die ausgewählten Personen und Lebenszyklusänderungstypen initiiert wird. Der Antrag wird zur Genehmigung durch die befugte Person weitergeleitet. Sobald die Genehmigung erfolgreich bearbeitet wurde, werden die beantragten Änderungen in den entsprechenden Bereichen berücksichtigt, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aktualisierungen im gesamten System vorgenommen werden.