Die Mitarbeiterkategorie stellt eine Methode dar, um Mitarbeiter in anwenderdefinierte Unterteilungen zu gruppieren. Die Mitarbeiterkategorie kann auf mehreren Seite als Abfragekriterium verwendet werden, d. h., es können problemlos Mitarbeiter ausgewählt werden, die einer bestimmten Kategorie angehören. Zum Beispiel können auf der Seite Mitarbeiteranalyse verschiedene Informationen gleichzeitig abgerufen werden, indem Mitarbeiter nach Kategorie ausgewählt oder gruppiert werden.
In der Schnittstelle IFS/Personalabrechnung können Mitarbeiterdatensätze über die Mitarbeiterkategorie übertragen werden.
Im Vergleich zu anderen Methoden, Mitarbeiter zu klassifizieren (zum Beispiel über Eigenschaftencodes und freie Felder), bietet die Mitarbeiterkategorie die Möglichkeit, die Finanzbuchhaltung zu kontrollieren. Die Mitarbeiterkategorie ist einer der Kontrolltypen, die in IFS/Buchungsregeln verfügbar sind Die folgenden Standardbuchungstypen ermöglichen die Verwendung der Mitarbeiterkategorie für die Buchungssteuerung. (Lokale Komponenten, z. B. Lohnliste, sind nicht enthalten).
| Komponente | Buchungstyp | Bezeichnung/Buchungstyp |
| Mitarbeiterzahlung | EP1 | Mitarbeitervorschüsse |
| EP2 | Mitarbeiterzahlung | |
| EP3 | Mitarbeiterreisekosten | |
| EP4 | Mitarbeiterforderungen | |
| Reisekosten | TX1 | Reisekosten |
| TX2 | Reisekostensteuer | |
| TX3 | Mitarbeiterforderungen Reisekosten | |
| TX4 | Projektreisekosten | |
| TX5 | Reisekostenvorschüsse | |
| TX6 | Reisekosten AA Nr. | |
| Projektcontrolling | PRJC1 | Personenbezogene Projektkosten |
| PRJC2 | Personenbezogene Projektkosten - Gegenbuchung | |
| PRJT1 | Projektzeit | |
| PRJT2 | Projektzeit - Gegenbuchung | |
| PRJI1 | Projektfakturierung (mit Steuer) | |
| PRJI2 | Projektfakturierung (ohne Steuer) | |
| PRJW1 | Laufendes Projekt - Personenbezogene Projektkosten | |
| PRJW2 | Laufendes Projekt - Personenbezogene Projektkosten - Gegenbuchung | |
| PRJW5 | Laufendes Projekt - Projektzeit | |
| PRJW6 | Laufendes Projekt - Projektzeit - Gegenbuchung | |
| Fertigungssteuerung für Mitarbeiter | SFRT1 | Betriebszeit - Soll |
| SFRT2 | Betriebszeit - Haben |
Auf manchen Seiten wird die Mitarbeiterkategorie als Möglichkeit verwendet, um bestimmte Daten mit Mitarbeitern zu verknüpfen. So lässt sich zum Beispiel in der Reisekostenkomponente eine RKA-Vorschrift definieren und mit einer Mitarbeiterkategorie verknüpfen. Dadurch ist es nicht erforderlich, diese Information für jeden Mitarbeiter einzeln einzugeben. In gleicher Weise lassen sich die stündlichen Standardkosten für Mitarbeiter auf der Seite Standardkosten - Mitarbeiter einstellen.
Vor der Eingabe der Kategorien ist Folgendes zu bedenken:
Gibt es die Notwendigkeit, die Informationen mit einem im Personalabrechnungssystem vorhandenen Merkmal zu koordinieren?
Ist eine bestimmte Buchungssteuerung erforderlich?
Ist aufgrund einer Mehrfirmensituation eine Koordination erforderlich, um die firmenübergreifende Analyse zu vereinfachen?
Gibt es den konkreten Bedarf, Mitarbeiter auf Seiten wie z. B. der Seite Mitarbeiteranalyse, zu gruppieren?
Übliche Mitarbeiterkategorien sind: Angestellter, Arbeiter, stündlich bezahlt, monatlich bezahlt, Gewerkschaftsmitarbeiter usw.
Die Mitarbeiterkategorie ist mit der Personalnummer verknüpft und datumsirrelevant. Um die Kategorie eines Mitarbeiters zu ändern und die Historie zu behalten, müssen Sie eine neue Personalnummer für den Mitarbeiter erstellen.