Wenn ein neuer Änderungsauftrag erstellt wurde, ist es empfehlenswert, eine Funktionsbeschreibung der durchzuführenden Änderungen zu erstellen. Das Dokument ist in IFS/Dokumentenmanagement zu erfassen. Wenn die Änderung eine bestehende Artikelrevision betrifft, sollte das Dokument mit der Revision verbunden werden. Dies ist beispielsweise erforderlich, wenn durch einen Änderungsauftrag die Produktstruktur geändert wird.
Das Dokument kann aus einer Liste von Funktionsnamen mit zugehöriger Kurzbeschreibung bestehen. Später können diese Funktionen ausführlicher beschrieben werden.
Neue Änderungsaufträge müssen erfasst sein.
Wenn die in IFS/Dokumentenmanagement erstellten Dokumente eine Artikelrevision betreffen, wird eine Verbindung zwischen dem Dokument und dem Artikel erstellt.