Depot-Reparatur

Einführung in das Reparaturmanagement

Die IFS Cloud Depot Repair-Lösung wurde entwickelt, um Ihre Reparaturvorgänge zu optimieren und zu vereinfachen. Sie ermöglicht es Anwendern, den Reparaturstatus zu verfolgen, das Inventar zu verwalten und Ressourcen über eine einzige Plattform zuzuordnen. Der Anwender kann den Reparaturprozess mit Echtzeit-Aktualisierungen einsehen, was Transparenz und Verantwortlichkeit fördert. Kürzere Durchlaufzeiten und höhere Zuverlässigkeit im Reparaturprozess tragen zu einem effizienteren und kundenorientierten Service bei.

Die wichtigsten Merkmale von Depot Repair sind:

• Optimiertes Workflow-Management: Verwalten Sie jeden Aspekt Ihres Reparatur-Workflows über eine einzige, intuitive Plattform.
• Verfolgung des Reparaturstatus: Verfolgen Sie den Status von Reparaturen in Echtzeit und schaffen Sie so Transparenz während des gesamten Prozesses.
• Lagerbestandsverwaltung: Verwalten Sie Ihre Lagerbestände effizient, um sicherzustellen, dass die Ressourcen bei Bedarf verfügbar sind.
• Ressourcenzuordnung: Weisen Sie Technikern effektiv Ressourcen zu, um die Produktivität zu maximieren.
• Echtzeit-Aktualisierungen: Sie erhalten sofortigen Einblick in den Reparaturprozess und können so Verantwortlichkeiten und schnelle Reaktionszeiten sicherstellen.
• Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben: Verringern Sie manuelle Fehler und steigern Sie die Effizienz durch die Automatisierung von Routineaufgaben.
• Optimierte Techniker-Workflows: Verbessern Sie die Produktivität der Techniker, um Reparaturtermine konsequent einzuhalten.

Das IFS Cloud Depot Repair-System ist so konzipiert, dass es verschiedene Anwender während des gesamten Reparaturprozesses unterstützt. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über jede Rolle:

• Reparaturtechniker: Verantwortlich für die Reparatur der zugewiesenen Produkte. Sie führen eine Triage durch, planen die Ressourcenzuordnung, bestellen die erforderlichen Teile und entscheiden, ob ein Artikel an den Lieferanten zurückgeschickt werden muss.
• Kundendienstmitarbeiter: Erstellen Warenrücksendegenehmigungen (RMA) für Kunden, die Reparaturen benötigen. Sie halten die Kunden über den Stand der Reparaturen und die Kosten auf dem Laufenden und stimmen sich mit ihnen ab, wenn es um kostenintensive Reparaturen geht.
• Leiter des Reparaturzentrums: Planen Reparaturen und weisen sie Technikern zu. Sie verwalten den Bestand an Reparaturteilen und gewährleisten die Gesamtqualität der durchgeführten Reparaturen.
• QA-Reparaturtechniker: Kümmern sich um die Qualitätssicherung bei Reparaturen. Sie prüfen abgeschlossene Arbeiten, dokumentieren Symptome, Ursachen und Lösungen genau, um die Analyse zu unterstützen, und geben Einblicke und Empfehlungen für Produktverbesserungen.
• Techniker im Wareneingang: Bearbeiten die im Lager eingehenden RMA-Pakete und sorgen dafür, dass sie umgehend die zuständigen Reparaturtechniker erreichen.
• Versandtechniker: Verantwortlich für den schnellen und effizienten Versand abgeschlossener Reparaturen an die Kunden. Sie drucken Versandetiketten und verfolgen Sendungen, um die Kunden über den Status ihrer Reparaturen zu informieren.
• Buchhalter: Sorgen dafür, dass Kunden die abgeschlossenen Reparaturen korrekt in Rechnung gestellt werden.

Rückgabenmanagement

Das Reparaturmanagement rationalisiert die Rücknahmelogistik, einschließlich Warenrücksendegenehmigungen (RMA). Es verfolgt alle Phasen vom Wareneingang bis zum Versand und der Rechnungsstellung und kann Umtauschvorgänge und erweiterte Ersetzungen automatisieren. Wenn ein Artikel nicht repariert werden kann, kann das System den Austausch des Artikels gegen einen neuen oder überholten Artikel erleichtern, sodass Kunden ihren Betrieb weiterführen können, während Sie den Rückgabe- und Reparaturprozess verwalten.

Rückgabeprozesse

Der Rückgabeprozess verwaltet die Genehmigung, den Empfang und den Versand von Artikeln, oft zur Reparatur oder zur Wiedereinlagerung. Dazu kann die Rücksendung von Artikeln an ein Lager oder der Versand verkaufter Artikel an Kunden gehören.

Im Folgenden sind die systemdefinierten Rückgabeprozesse aufgeführt:

• Reparatur und Rückgabe (RR): Ein Kunde schickt einen defekten Artikel zurück, den Sie reparieren und unter Beibehaltung der Seriennummer zurückschicken.
• Nur empfangen (RO): Sie erhalten einen Artikel von einem Kunden, in der Regel zur Gutschrift oder zum Umtausch, ohne sofort etwas zurückzusenden. Ein Beispiel ist die Rückgabe eines Ersatzteils durch einen Kunden zur Gutschrift oder die Rückgabe eines Artikels aus einer Außendienstreparatur, den ein Außendiensttechniker oder Händler gegen einen anderen neuen oder reparierten Artikel ausgetauscht hat.
• Nur Versand (SO): Artikel werden an Kunden versandt, die ihre eigenen Reparaturen durchführen können. Bei diesem Vorgang werden die vom Kunden bestellten Artikel versandt.
• Reparaturpool-Tausch (RPS): Ein Artikel wird von einem Kunden empfangen und dann wird ein Ersatzartikel aus dem Reparaturpool gesendet. Der zu versendende Artikel hat in der Regel eine andere Seriennummer als der empfangene Artikel.
• Erweiterter Ersatz (ADVR): Ein brauchbarer Artikel wird an den Kunden versandt, bevor der unbrauchbare Artikel in Empfang genommen wird. Sobald der unbrauchbare Artikel zurückgegeben wurde, kann er repariert oder entsorgt werden.

Depot Repair-Lösung konfigurieren

Die Konfiguration Ihres Depot Repair umfasst die folgenden Schritte:

• Firma anlegen
• Standort einrichten
• Serviceabteilung einrichten, die als Reparaturorganisation fungiert
• Lager und Bestandlagerplätze einrichten
• Zugriffsberechtigungen überprüfen
• Standardaufgaben für Rückgabegründe einrichten
• Grundlegende Datenanforderungen einrichten
  • Serviceabteilung/Reparaturorganisation: Die Serviceabteilung wird unter Serviceverwaltung > Anfragenverwaltung > Basisdaten > Serviceabteilung gepflegt.
  • Rücksendearten: Anwenderdefinierte Werte, um die Art der Rückgabe weiter zu verfeinern.
  • Eilig: Anwenderdefiniertes Feld zur Angabe, ob die Reparatur beschleunigt abgeschlossen werden soll.
  • Reparaturinspektion: Anwenderdefiniertes Feld zur Angabe der Inspektion des Artikels vor oder nach der Reparatur des Artikels.
  • Reparaturaktion: Anwenderdefiniertes Feld zur Angabe einer bestimmten Reparaturmaßnahme.
  • Reparatur/Auflösung: Anwenderdefiniertes Feld zur Angabe der Auflösung der Reparatur.
  • Rücksendegrund: Der Konfigurationsbildschirm „Rücksendegründe“ hilft bei der Identifizierung der Gründe für die Rückgabe eines Artikels und gibt einen Überblick über den grundlegenden Reparaturprozess für jeden Grund. Bei vielen Firmen gibt es gängige Rücksendegründe, die ähnlichen Reparatur- und Bearbeitungsschritten folgen.

Freigabe für Materialrückgabe bei Reparaturen (Mat.rückg./Reparatur)

Warenrückgabegenehmigungen (RMAs) werden in der Regel von Kundendienstmitarbeitern erstellt, wenn ein Kunde anruft, um die Rückgabe einer Einheit zur Reparatur zu beantragen. Außerdem können RMAs von Technikern im Außendienst oder direkt von Kunden über ein Webportal erstellt werden.

Artikel für Reparatur empfangen

Die Registerkarte Eingänge dient zur Erfassung und Verfolgung von Artikeln, die vom Kunden eingehen. Dieser Bildschirm hat mehrere wichtige Funktionen: Er ermöglicht es dem Anwender, Eingangsdokumente für eingehende Sendungen zu erstellen, Artikel in den Bestand aufzunehmen und gekaufte Artikel zu bearbeiten. Darüber hinaus wird es für die Handhabung von Artikeln verwendet, die zur Reparatur zurückgeschickt werden oder die von anderen Orten wie Reparaturzentren oder Lagern transportiert werden. In der Regel findet der Wareneingang außerhalb von Repair Depot statt und ist Teil eines umfassenderen Lagerbetriebs.

Reparatur einem Techniker zuweisen

Nach dem Eingang eines Artikels wird er in einen Reparaturbereich gebracht, wo er darauf wartet, einem Techniker zugewiesen zu werden. Bevor eine Reparatur gestartet oder zugewiesen werden kann, muss eine Aufgabe aus einer bestehenden Standardaufgabe definiert oder eine neue Aufgabe erstellt werden. Anschließend kann der Leiter des Reparaturzentrums die Einheiten den Technikern zur Reparatur zuweisen, oder die Techniker können die Einheiten aus dem Wartebereich abholen und mit der Reparatur beginnen.

Reparatur durchführen

Der nächste Schritt im Prozess ist die Reparatur der Einheit. Die Repair Bench bietet Funktionen, die dabei helfen, reparaturbedürftige Einheiten zu finden, sie Technikern zuzuweisen und die Techniker während des Reparaturprozesses zu unterstützen. Zu den grundlegenden Schritten bei der Durchführung einer Reparatur gehören die Annahme der Reparatur, die Übergabe der Einheit an die Werkstatt, die Triage der Einheit, die Durchführung der Reparatur und der Abschluss der Reparatur.

Repair Bench-Übersicht: Die Repair Bench ist der Bildschirm, den Techniker an ihrem Arbeitsplatz verwenden, um Reparatureinheiten innerhalb des Reparaturzentrums zu verwalten. Sie ermöglicht ihnen, alle mit der Reparatur verknüpften Kosten zu verfolgen und zu erfassen. Auf dem Repair Bench-Bildschirm dokumentieren Techniker die wichtigsten Informationen zur Reparatur, einschließlich der Arbeitsschritte, der verwendeten Materialien, der Arbeitsstunden und alle zusätzlichen Aufwände. Außerdem können sie Notizen zur Reparatur eingeben und den Reparaturverlauf für jeden Artikel einsehen.