Organisationsbasisdaten bestehen aus folgenden Informationen: Instandhaltungsabteilung und Teams.
Vor der Eingabe von Mitarbeitern, Arbeitsaufträgen, VI-Aktionen und Arbeitsaufgabenvorlagen müssen Sie eine oder mehrere Instandhaltungsabteilungen definieren. Dafür kann die Seite Organisation - Basisdaten/Instandhaltungsorganisationen verwendet werden. Die eingegebenen Instandhaltungsorganisationen müssen die verschiedenen Organisationseinheiten repräsentieren, die innerhalb Ihres Unternehmens vorhanden sind und mit Arbeitsaufträgen in IFS Applications arbeiten. Eine Instandhaltungsorganisation kann auch verwendet werden, um Mitarbeiter in geografischen Bereichen zu organisieren, wobei ein geografischer Bereich eine Instandhaltungsorganisation ist.
Instandhaltungsorganisationen sind standortabhängig und somit nicht global innerhalb einer Firma. Es können mehrere verschiedene Instandhaltungsorganisationen mit demselben Namen an unterschiedlichen Standorten erstellt werden. Nachdem einzelne Instandhaltungsorganisationen erstellt wurden, können sie verknüpft werden, um hierarchische Strukturen zu bilden. Dies ist nützlich, wenn Außendiensttechniker bestimmte Bereiche abdecken. Es können nur Instandhaltungsorganisationen verknüpft werden, die sich am gleichen Standort befinden.
Arbeitszeitkalender können auch mit Instandhaltungsorganisationen verknüpft werden. Arbeitszeitkalender werden in der Grundeinrichtung von IFS Cloud definiert.
Arbeitsaufträge und VI-Aktionen können Instandhaltungsabteilungen zugeordnet werden, die anzeigen, welche Instandhaltungsabteilung für die Planung und Ausführung der Arbeitsaufträge verantwortlich ist.
Durch Zuordnen von Arbeitsaufgaben aus Arbeitsaufträgen zu Mitarbeitern, die zu Instandhaltungsabteilungen gehören, können Sie auch die gesamte Arbeitsbelastung einer bestimmten Instandhaltungsabteilung analysieren.
Es kann ein Stundensatz für die Instandhaltungsabteilung festgelegt werden (der in der Währung der Firma eingegeben wird). Der Stundensatz dient zum Berechnen der Personalkosten beim Vorbereiten eines Arbeitsauftrags, einer VI-Aktion oder einer Arbeitsaufgabenvorlage oder beim Melden in einen Arbeitsauftrag. Der Satz für eine Instandhaltungsabteilung wird nur dann verwendet, wenn keine Kosten für die Ressourcengruppe oder Personalkosten definiert sind. An erster Stelle stehen die Personalkosten, an zweiter Stelle die Kosten für die Ressourcengruppe und an letzter Stelle der Satz für die Instandhaltungsabteilung.
Eine Instandhaltungsorganisation kann mit einem Verkaufsartikel verknüpft werden, um dem Kunden den Preis der Instandhaltungsorganisation in Rechnung zu stellen.
Nachdem die Instandhaltungsressourcen definiert wurden, können sie in Instandhaltungsteams gruppiert werden. Instandhaltungsteams bestehen aus einem Gruppenleiter und einem oder mehreren Teammitgliedern (Instandhaltungsressourcen). Bei der Erstellung von Teams können Ressourcen z. B. auf Grundlage ihrer Kompetenz, ihres geografischen Standorts usw. gruppiert werden. Das Wartungsteam gehört zur gleichen Instandhaltungsorganisation wie der Gruppenleiter. Die im Wartungsteam enthaltenen Gruppenleiter gehören unterschiedlichen Standorten und Instandhaltungsorganisationen an, vorausgesetzt sie gehören zur selben Firma wie der Gruppenleiter. Eine Instandhaltungsorganisation kann über viele Wartungsteams verfügen. Eine Ressource kann ein Mitglied mehrerer Teams sowie der Leiter mehrerer Teams sein.
In Verbindung mit Werkstattbesuchen für schwere Instandhaltung wird das Personal häufig in Teams mit einem spezifischen zugeordneten Gruppenleiter organisiert. Jedes Team ist für die Durchführung der ihm zugeordneten Arbeit verantwortlich, wobei kurzfristig einzelne Änderungen an den Zuweisungen basierend auf dem Fortschritt der Arbeit vorgenommen werden können.
Die Instandhaltungsteams können mit den Arbeitsaufgabenpositionen eines Arbeitsauftrags verknüpft sein.
Die Lebensdauer eines Instandhaltungsteams kann durch das Definieren eines Zeitraums, für den das Team gültig ist, eingeschränkt werden. Dem Team kann nur dann eine Arbeitsaufgabe zugewiesen werden, wenn der früheste Start und das späteste Ende der Arbeitsaufgabe innerhalb der Gültigkeitsdauer des Teams liegen.