Bevor Ausstattungen, Arbeitsaufträge usw. erstellt werden, müssen einige allgemeine Daten definiert werden. Dies erfolgt in IFS/Instandhaltung/Basisdaten oder in IFS/Service/Basisdaten. Die allgemeinen Basisdaten umfassen die Instandhaltungsabteilung, Parameter, Aktionen, Ursachen, ausgeführte Aktionen, Einheiten und das Verknüpfen von Verkaufsartikeln mit Instandhaltungsabteilungen. Diese Informationen werden durchgehend in IFS/Instandhaltung und in IFS/Service Management verwendet.