Vor der Inbetriebnahme von IFS Cloud müssen die Belegtypdaten geändert werden. Die Belegtypdaten werden für die Erstellung von Finanztransaktionen in den verschiedenen Komponenten von IFS Cloud benötigt.
Bei der Neuanlage einer Firma erstellt das System automatisch Funktionsgruppen, Belegtypen und Belegnummernserien. Die Anwendergruppe AC ist mit allen Belegnummernserien verknüpft, mit Ausnahme des Belegtyps „JA – Jahresabschluss“. Die Anwendergruppe JA ist mit der Belegnummernserie für den Belegtyp JA verknüpft. Jeder Belegtyp ist mit einer Funktionsgruppe verknüpft und verfügt über eine Belegnummernserie pro Jahr oder pro Periode, wenn die Belegnummernserie pro Periode beim Anlegen der Firma aktiviert wurde. Anwendergruppen werden auch mit der Belegnummernserie verknüpft, die sie verwenden. IFS Cloud umfasst mehrere vordefinierte Funktionsgruppen (siehe unten).
Die Seite Belegtypen in IFS/Buchungsregeln enthält Informationen zu Belegtypen und Funktionsgruppen der Firma. IFS Cloud umfasst mehrere vordefinierte Funktionsgruppen. Jeder Belegtyp ist einer Funktionsgruppe zugeordnet und verfügt über eine Belegnummernserie pro Jahr. Die Nummernserien werden in Belegserien pro Belegtyp eingegeben. In Anwendergruppe pro Belegserie werden die Anwendergruppen mit der Belegnummernserie verknüpft, die sie verwenden.
Bezeichnung übersetzen
Die Bezeichnung des Belegtyps kann in verschiedene Sprachen übersetzt werden. Dies erfolgt in firmenspezifischen Übersetzungen, was über den Befehl Übersetzung auf der Seite Belegtypen aufgerufen wird.
Funktionsgruppen
Die unten angegebenen Funktionsgruppen werden standardmäßig beim Anlegen einer neuen Firma definiert. Die Funktionsgruppen sind im System vordefiniert und können nicht geändert werden. Mit jeder Funktionsgruppe können mehrere Belegtypen verbunden werden.
| Gruppe | Bezeichnung | Verwendet in Komponente |
| 0 | Einkauf Serviceartikel | IFS/Einkauf |
| A | Anlagenbuchhaltung | IFS/Anlagevermögen |
| B | Zahlungseingänge | IFS / Zahlung |
| C | Konsolidierung | IFS/Konsolidierung |
| D | Firmenübergreifender Beleg | IFS/Buchungsregeln |
| E | Personaltransaktionen | IFS/Reisekosten |
| F | Kundenrechnungen | IFS/Kontokorrentbuchhaltung |
| G | Verrechnung Debitoren und Kreditoren | IFS / Zahlung |
| R | Lieferantenrechnungen, vorläufige Eingabe | IFS/Kontokorrentbuchhaltung |
| J | Lieferantenrechnungen, endgültige Eingabe | IFS/Kontokorrentbuchhaltung |
| K | Korrekturen | IFS/Buchungsregeln |
| L | Bestandsführung/Bestandsveränderungen | IFS/Einkauf |
| M | Manuelle Belege | IFS/Buchungsregeln |
| N | Zahlung-Allgemein | IFS / Zahlung |
| O | Arbeitsgänge für FA | IFS/Fertigungsauftrag |
| P | Projekttransaktionen | IFS/Hauptbuchhaltung, Projektbuchhaltung |
| Q | Vorläufiger Saldo beim Anlegen einer neuen Firma | IFS/Buchungsregeln |
| R | Interimsbeleg | IFS/Buchungsregeln |
| S | Mitarbeiterzahlung | IFS Personalabrechnung |
| T | Zeittransaktionen | IFS Instandhaltung |
| U | Zahlungen | IFS / Zahlung |
| V | Zeit Transaktionen Arbeitsauftrag | IFS/Arbeitsauftrag |
| N | Personalabrechnungstransaktionen | IFS Personalabrechnung |
| X | Interimsbeleg | IFS/Buchungsregeln |
| Y | Laufende Projektarbeit | |
| JA | Jahresabschluss | IFS/Hauptbuch aktivieren |
| Z-Wert/ Platzierung | Periodische Kostenverteilung | IFS/Periodische Kostenverteilung |