Der Hauptprozess "Basisdaten für das Rechnungswesen eingeben" beginnt mit den Aktivitäten zur Eingabe von Anwenderdaten. Es handelt sich hierbei um die Daten der Anwender, die mit den unterschiedlichen Komponenten von IFS Applications arbeiten. Beim Anlegen einer neuen Firma wird ein Anwender mit der ID "Systemadministrator" erstellt. Damit Anwender pro Firma eingegeben werden können, muss sich der entsprechende Anwender als Systemadministrator angemeldet haben. Weitere Informationen sind beim Systemmanager zu erfahren.
Pro Unternehmen können mehrere Anwendergruppen bearbeitet werden. Vor der Inbetriebnahme des Systems müssen die Daten zu den Anwendergruppen eingegeben werden. Beim Erstellen einer neuen Firma werden automatisch zwei Anwendergruppen erstellt, Anwendergruppe AC und Anwendergruppe YE. Damit ein Anwender mit dem System arbeiten kann, muss er mit mindestens einer Anwendergruppe verknüpft werden.
Ein Anwender kann gleichzeitigen Zugriff auf verschiedene Firmen haben, muss aber mit einer Standardfirma verknüpft sein. Beim Starten von IFS Rechnungswesen wird die Standardfirma automatisch angezeigt. Wenn ein Anwender über einen längeren Zeitraum mit verschiedenen Funktionen in einer anderen Firma arbeiten muss, empfiehlt es sich, die Standardfirma zu ändern. Wenn der Anwender für eine Arbeitssitzung mit einer anderen Firma arbeiten muss, kann die Firma vorübergehend über eine Seite mit Firmennamen geändert werden. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf den Firmennamen, wählen Sie die Firma aus und klicken Sie auf Anwenden. Dieser Vorgang ändert nur die Firma auf der geöffneten Seite. Wenn die Firma für alle Seiten geändert werden soll, kann Änderungen auf alle Seiten anwenden ausgewählt werden.
Wählen Sie auf der Seite Anwender pro Firma in IFS/Buchungsregeln die Firma aus, für die der Anwender Zugriffsberechtigung haben soll. Der Anwender kann mehrere Firmen gleichzeitig benutzen. Ein Anwender kann auf verschiedene Firmen zugreifen, er muss aber mit einer Standardfirma verknüpft sein. Beim Starten von IFS Rechnungswesen wird die Standardfirma automatisch angezeigt.
Die Seite Anwendergruppen in IFS/Buchungsregeln enthält Daten zu den Anwendergruppen in IFS. Pro Unternehmen können mehrere Anwendergruppen bearbeitet werden. Die Anwendergruppen dienen folgendem Zweck:
Auf die Seite Anwender pro Anwendergruppe kann eine Standardanwendergruppe für jeden Anwender eingegeben werden. Ein Anwender kann zu verschiedenen Anwendergruppen gehören, er muss aber zu einer Standardanwendergruppe gehören. Hierdurch werden die Standardbelegtypen auf verschiedenen Eingabeseiten und die offenen Buchungsperioden gesteuert. Falls ein Anwender über einen längeren Zeitraum mit den in einer anderen Anwendergruppe verfügbaren Optionen arbeiten möchte, kann auf dieser Seite die Standardanwendergruppe geändert werden. Jeder Anwender muss mit einer Anwendergruppe verknüpft werden. Bei der Neuanlage einer Firma wird automatisch ein Anwender mit der Identität des Systemadministrators erstellt, der der Anwendergruppe AC zugeordnet ist.