Dieses Dokument beschreibt die finanziellen Auswirkungen bestimmter Geschäftsereignisse in IFS/Human Resources.
Vorhandene Buchungstypen
| Buchungstyp | Bezeichnung |
| TX1 | Reisekosten |
| TX2 | Reisekostensteuer |
| TX3 | Reisekosten - Forderungen des Mitarbeiters |
| TX4 | Reisekosten - Projekt |
| TX6 | Reisekosten Arbeitsauftrag |
| TX7 | Reisekosten - nicht erstattungsfähige Ansprüche |
| TX8 | Differenzkonto Kostenbelege |
Zulässige Kombinationen von Buchungstypen und Kontrolltypen
| Buchungstyp | Beschreibung | AC1 | AC2 | AC5 | AC7 | C51 | C52 | C53 | C54 | CCTX3 | TXC1 | TXC2 | TXC3 | TXC4 | TXC5 |
| TX1 | Reisekosten | X | X | X | X | X | X | X | |||||||
| TX2 | Reisekostensteuer | X | X | X | X | X | X | X | |||||||
| TX3 | Reisekosten - Forderungen des Mitarbeiters | X | X | X | X | X | X | X | |||||||
| TX4 | Reisekosten - Projekt | X | X | X | X | X | X | X | |||||||
| TX5 | Reisekostenvorschüsse | X | |||||||||||||
| TX6 | Reisekosten Arbeitsauftrag | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | |||
| TX7 | Reisekosten - nicht erstattungsfähige Ansprüche | X | X | X | X | X | |||||||||
| TX8 | Differenzkonto Kostenbelege | X | X |
IFS/Spesenverwaltung: Verbindungen zwischen Buchungstypen und Systemereignissen.
Buchungen werden im Allgemeinen für Reisekosten erstellt, wenn sie freigegeben werden. Buchungen können für Reisekosten auch manuell mithilfe des Befehls Buchung erstellen auf der Seite Reisekostenabrechnung erstellt werden.
TX1-Verwendung: Dieser Buchungstyp dient zum Erstellen der Sollbuchung für den Reisekostenbetrag nach Abzug anwendbarer Steuern. Buchungen werden erstellt, wenn Reisekosten freigegeben werden.
TX2-Verwendung: Dieser Buchungstyp dient zum Erstellen der Sollbuchung für Steuerbeträge, die auf den Reisekostenbetrag anzuwenden sind. D. h. die Steuerbeträge, die beim Erstellen der TX1-Buchung vom Reisekostenbetrag abgezogen wurden, werden mithilfe dieses Buchungstyps belastet. Wenn mehr als ein Steuercode anwendbar ist, wird der Steuerbetrag auf die Steuercodes aufgeteilt, bevor Buchungen erstellt werden.
TX3-Verwendung: Dieser Buchungstyp dient zum Erstellen der Habenbuchung für den gesamten Reisekostenbetrag einschließlich Steuer. Daher erstellt dieser Buchungstyp die Gegenbuchung für alle Sollbuchungen, die für Reisekosten einschließlich Steuer erstellt werden.
Hinweis: Wenn das Modul IFS/Zahlungsläufe nicht im System installiert ist, können Vorauszahlungen unter den Reisekosten eingegeben werden. Mit diesem Buchungstyp wird keine Vorauszahlung für Reisekosten gutgeschrieben.
TX4 – Verwendung: Dieser Buchungstyp dient zum Erstellen der Sollbuchung für den Reisekostenbetrag, wenn die Reisekosten für eine Projektaktivität erstellt werden. Die für den Reisekostenbetrag berechnete Steuer wird nicht in dieser Buchung berücksichtigt, da die Steuer mit dem Buchungstyp TX2 belastet wird.
Hinweis: Wenn Reisekosten mit einer Projektaktivität verknüpft sind, dient dieser Buchungstyp anstelle von TX1 zum Erstellen der Sollbuchung.
TX5 Verwendung: Mit diesem Buchungstyp wird die Habenbuchung für eine Vorauszahlung für Reisekosten erstellt, wenn das Modul IFS/Zahlungsläufe nicht installiert ist.
TX6 – Verwendung: Dieser Buchungstyp dient zum Erstellen der Sollbuchung für den Reisekostenbetrag, wenn die Reisekosten für einen Arbeitsauftrag erstellt werden. Die für den Reisekostenbetrag berechnete Steuer wird nicht in dieser Buchung berücksichtigt, da die Steuer mit dem Buchungstyp TX2 belastet wird.
Hinweis: Wenn Arbeitsaufträge mit einer Projektaktivität verknüpft sind, dient dieser Buchungstyp anstelle von TX1 zum Erstellen der Sollbuchung.
TX7 – Verwendung: Dieser Buchungstyp dient zum Erstellen der Habenbuchung für alle nicht erstattungsfähigen Ansprüche einschließlich Steuer. Daher erstellt dieser Buchungstyp die Gegenbuchung für alle Sollbuchungen (nicht erstattungsfähig), die für Reisekosten einschließlich Steuer erstellt werden.
TX8 – Verwendung: Die Differenz, die aufgrund der Rundung bei der Buchung von Ausgaben in Fremdwährungen auftreten kann, wird mithilfe von TX8 gebucht.
Vorhandene Buchungstypen
| Buchungstyp | Bezeichnung |
| EP1 | Mitarbeitervorschüsse |
| EP2 | Mitarbeiterzahlung |
| EP3 | Reisekostenerstattung |
| EP4 | Forderungen des Mitarbeiters |
| EP5 | Währungsverlust aus Mitarbeiterforderungen |
| EP6 | EP6 – Währungsgewinn aus Mitarbeiterforderungen |
Zulässige Kombinationen von Buchungstypen und Kontrolltypen
| Buchungstyp | Bezeichnung | AC1 | AC2 | AC5 | AC6 | EPC2 | EPC3 | EPC4 | EPC5 | EPC6 |
| EP1 | Mitarbeitervorschüsse | X | X | X | X | X | X | |||
| EP2 | Mitarbeiterzahlung | X | X | X | X | X | X | X | X | |
| EP3 | Reisekostenerstattung | X | X | X | X | X | X | |||
| EP4 | Forderungen des Mitarbeiters | X | X | X | X | X | X | |||
| EP5 | Währungsverlust aus Mitarbeiterforderungen | X | X | X | ||||||
| EP6 | Währungsgewinn aus Mitarbeiterforderungen | X | X | X |
IFS/Spesenverwaltung: Verbindungen zwischen Buchungstypen und Systemereignissen.
Separate Buchungen werden für Zahlungsläufe - Personal erstellt, wenn Mitarbeiter eine Zahlung beantragen und der betreffende Mitarbeiter von der Firma bezahlt wird. Zahlungsforderungen von Mitarbeitern für Reisekosten, die noch nicht von der Firma bezahlt wurden, werden gebucht, wenn der Prozess Vollständige Zahlung ausgeführt wird. Die Buchungstypen EP3 und EP4 erstellen Soll- und Habenbuchungen für Zahlungsforderungen von Mitarbeitern. Wenn die geforderten Beträge von der Firma bezahlt werden, also der Prozess Zahlungsbeleg bestätigen ausgeführt wird, werden mit den Buchungstypen EP2 und EP4 Soll- und Habenbuchungen erstellt.
EP1-Verwendung: Dieser Buchungstyp dient zum Erstellen der Sollbuchung, wenn Mitarbeitervorschüsse an Mitarbeiter gezahlt werden.
EP2-Verwendung: Dieser Buchungstyp dient zum Erstellen der Habenbuchung von Zahlungen, die an einen Mitarbeiter der Firma geleistet werden. Zahlungen können direkt für die Reisekosten oder als eine Vorauszahlung geleistet werden. Der Gesamtzahlungsbetrag wird gutgeschrieben.
Hinweis: Mitarbeitervorauszahlungen werden ebenfalls mithilfe des Buchungstyps EP2 gutgeschrieben. D. h., die EP2-Buchung enthält die Gegenbuchung der von EP1 erstellten Buchung.
EP3-Verwendung: Dieser Buchungstyp dient zum Erstellen der Sollbuchung, wenn eine Zahlung für Reisekosten von einem Mitarbeiter beansprucht wird. Die Buchung wird erstellt, wenn der Prozess Vollständige Zahlung für die Zahlungsforderung der Reisekosten ausgeführt wird.
EP4-Verwendung: Dieser Buchungstyp dient zum Erstellen von Buchungen für Mitarbeiterforderungen. Dieser Buchungstyp erstellt Soll- und Habenbuchungen abhängig von der Transaktion. D. h., wenn ein Mitarbeiter eine Zahlung für Reisekosten beansprucht wird, dient dieser Buchungstyp zum Erstellen der Habenbuchung (Gegenbuchung zur EP3-Buchung). Wenn der Mitarbeiter bezahlt wird, dient diese Buchung zum Erstellen der Sollbuchung (Gegenbuchung zur EP2-Buchung für den Zahlungsbetrag ausschließlich Vorschusszahlungen).
EP5 – Verwendung: Wenn ein Mitarbeiter eine fällige Ausgabe in einer anderen Währung erfasst, die nicht direkt beglichen wird, unterscheidet sich der Wechselkurs gegebenenfalls vom Wechselkurs zum Zeitpunkt der Ausgabenrückmeldung. Wenn dies zu einem realisierten Währungsgewinn führt, wird diese Buchung ihn auf ein spezifisches Konto übertragen.
EP6 – Verwendung: Wenn ein Mitarbeiter eine fällige Ausgabe in einer anderen Währung erfasst, die nicht direkt beglichen wird, unterscheidet sich der Wechselkurs gegebenenfalls vom Wechselkurs zum Zeitpunkt der Ausgabenrückmeldung. Wenn dies zu einem realisierten Währungsverlust führt, wird diese Buchung ihn von einem spezifischen Konto übertragen.