Ausbuchung eingeben
Erläuterung
Diese Aktivität dient zum Definieren der Zahlungstoleranzen für Kundenzahlungen, die in einer externen Zahlung einer spezifischen Zahlungsmethode enthalten sind. Sie können Toleranzen für Über- und Unterzahlungen festlegen, um die Differenz zwischen dem Gesamtzahlbetrag und dem Zahlbetrag, der auf Rechnungsraten angewendet wird, auszubuchen. Sie können die Toleranzen als exakten Betrag definieren, z. B. Überzahlung aufgrund einer bezahlten Mahngebühr. Außerdem können Toleranzbeträge und Toleranzprozentsätze als Limit definiert werden. Bis-zu-Differenzen können automatisch gehandhabt werden. Um die Differenzen in Übereinstimmung mit diesen Parametern auszubuchen, werden beim automatischen oder manuellen Abgleich von Rechnungen Differenzposten erstellt, auch wenn nur eine Rechnung mit der Kundenzahlung abgeglichen wird.
So geben Sie Ausbuchungsparameter für Differenzen exakter Beträge ein:
- Öffnen Sie die Seite Parameter für externe Zahlungen.
- Nach den Parametern für externe Zahlungen suchen, für die Ausbuchungsparameter eingegeben werden sollen. Auf die Registerkarte Ausbuchung klicken. Eine neue Zeile in der Tabelle für exakte Beträge erstellen.
- In das Feld Zahlungswährung die Währung eingeben, die für den exakten Toleranzbetrag gelten soll. Die Differenzausbuchungsinformationen in dieser Zeile werden für Zahlungen in dieser Währung verwendet.
- In das Feld Exakter Betrag den Betrag eingeben, der automatisch ausgebucht werden kann. Einen positiven Betrag eingeben, falls die Ausbuchung für eine Überzahlung vorgenommen werden soll. Ein negativer Betrag definiert die Ausbuchung für eine Unterzahlung.
- In das Feld Firma die Firma eingeben, für die die Über- oder Unterzahlung automatisch ausgebucht werden soll.
- In das FeldMahnvorlage eine Mahnvorlage eingeben, falls die Ausbuchungsinformationen nur für die festgelegte Mahnvorlage verwendet werden sollen. Die Mahnvorlage der Rechnung mit der höchsten Mahnstufe aller ausgezifferten Rechnungen wird bei der Auszifferung verwendet, um die Ausbuchungsinformationen auf die Bezahlung anzuwenden. Eine Ausbuchungsinformation ohne Mahnvorlage gilt für Rechnungen jeder Art von Mahnvorlage.
- In das Feld Mahnvorlage eine Mahnstufe eingeben, falls die Ausbuchungsinformationen nur für die festgelegte Mahnstufe verwendet werden sollen. Die Mahnstufe der Rechnung mit der höchsten Mahnstufe aller ausgezifferten Rechnungen wird bei der Auszifferung verwendet, um die Ausbuchungsinformationen auf die Bezahlung anzuwenden. Eine Ausbuchungsinformation ohne Mahnstufe gilt für Rechnungen jeder Art von Mahnstufe.
- In das Feld Ausbuchungscode den Ausbuchungscode eingeben, der zur Buchung der Ausbuchung mit einem Kundendifferenzposten verwendet werden soll. Sie können einen Ausbuchungscode aus der Werteliste auswählen. In das Feld Rechnungstyp neuer Posten den Rechnungstyp für den Kundendifferenzposten eingeben, wodurch die Differenz ausgebucht werden wird. In der Werteliste kann ein Rechnungstyp ausgewählt werden. In das Feld Serie für neuen Posten die Rechnungsserie für den Kundendifferenzposten eingeben, wodurch die Differenz ausgebucht werden wird. In der Werteliste kann eine Rechnungsserie ausgewählt werden.
- In das Feld Steuercode den Steuercode für den Kundendifferenzposten eingeben, mit dem die Steuerkorrekturen gebucht werden sollen. Sie können alternativ den Steuercode des betreffenden Kunden verwenden, wenn Sie das Steuercodefeld hier leer lassen. Sie können den Steuercode bei Bedarf aus der Werteliste auswählen.
So geben Sie die Ausbuchungsparameter für Überzahlungen innerhalb des Toleranzrahmens ein:
- Öffnen Sie die Seite Parameter für externe Zahlungen.
- Nach den Parametern für externe Zahlungen suchen, für die Ausbuchungsparameter eingegeben werden sollen. Klicken Sie auf die Registerkarte Ausbuchung, um die Parameter in der Gruppe „Toleranz für Überzahlungen“ einzugeben.
- In das Feld Toleranz % den Prozentsatz eingeben, innerhalb dessen Überzahlungen automatisch ausgebucht werden sollen. Der Limitbetrag, bis zu welchem die Differenz auszubuchen ist, wird mittels des Prozentsatzes auf Basis der Rechnungsbeträge der abgeglichenen Rechnungsraten berechnet.
- In das Feld Toleranzbetrag den Limitbetrag eingeben, bis zu welchem eine Überzahlung automatisch ausgebucht werden sollte.
- In der Tabelle für Differenzausbuchungsinformationen fortfahren und eine neue Zeile erstellen.
- In das Feld Firma die Firma eingeben, für die die Überzahlung automatisch ausgebucht werden soll.
- In das Feld Ausbuchungscode den Ausbuchungscode eingeben, der zur Buchung der Ausbuchung mit einem Kundendifferenzposten verwendet werden soll. Sie können einen Ausbuchungscode aus der Werteliste auswählen. In das Feld Rechnungstyp neuer Posten den Rechnungstyp für den Kundendifferenzposten eingeben, wodurch die Differenz ausgebucht werden wird. In der Werteliste kann ein Rechnungstyp ausgewählt werden. In das Feld Serie für neuen Posten die Rechnungsserie für den Kundendifferenzposten eingeben, wodurch die Differenz ausgebucht werden wird. In der Werteliste kann eine Rechnungsserie ausgewählt werden. In das Feld Steuercode den Steuercode für den Kundendifferenzposten eingeben, mit dem die Steuerkorrekturen gebucht werden sollen. Sie können alternativ den Steuercode des betreffenden Kunden verwenden, wenn Sie das Steuercodefeld hier leer lassen. Sie können den Steuercode bei Bedarf aus der Werteliste auswählen.
Hinweis: Um Differenzen aufgrund von Rechnungen auszubuchen, die mit einer anderen Firma abgeglichen werden, müssen Sie die Differenzausbuchungsinformation für diese andere Firma ebenfalls festlegen.
So geben Sie die Ausbuchungsparameter für Unterzahlungen innerhalb des Toleranzrahmens ein:
- Öffnen Sie die Seite Parameter für externe Zahlungen.
- Nach den Parametern für externe Zahlungen suchen, für die Ausbuchungsparameter eingegeben werden sollen. Auf die Registerkarte Ausbuchung klicken, um die Parameter im Gruppenfeld „Toleranz für Unterzahlungen“ einzugeben.
- In das Feld Toleranz % den Prozentsatz eingeben, innerhalb dessen Überzahlungen automatisch ausgebucht werden sollen. Der Limitbetrag, bis zu welchem die Differenz auszubuchen ist, wird mittels des Prozentsatzes auf Basis der Rechnungsbeträge der abgeglichenen Rechnungsraten berechnet. Der Prozentsatz muss negativ sein, da die Toleranz nur für Unterzahlungen verwendet wird.
- In das Feld Toleranzbetrag den Limitbetrag eingeben, bis zu welchem eine Unterzahlung automatisch ausgebucht werden sollte. Der Betrag muss negativ sein, da die Toleranz nur für Unterzahlungen verwendet wird.
- In der Tabelle für Differenzausbuchungsinformationen fortfahren und eine neue Zeile erstellen.
- In das Feld Firma die Firma eingeben, für die die Überzahlung automatisch ausgebucht werden soll.
- In das Feld Ausbuchungscode den Ausbuchungscode eingeben, der zur Buchung der Ausbuchung mit einem Kundendifferenzposten verwendet werden soll. Sie können einen Ausbuchungscode aus der Werteliste auswählen. In das Feld Rechnungstyp neuer Posten den Rechnungstyp für den Kundendifferenzposten eingeben, wodurch die Differenz ausgebucht werden wird. In der Werteliste kann ein Rechnungstyp ausgewählt werden. In das Feld Serie für neuen Posten die Rechnungsserie für den Kundendifferenzposten eingeben, wodurch die Differenz ausgebucht werden wird. In der Werteliste kann eine Rechnungsserie ausgewählt werden. In das Feld Steuercode den Steuercode für den Kundendifferenzposten eingeben, mit dem die Steuerkorrekturen gebucht werden sollen. Sie können alternativ den Steuercode des betreffenden Kunden verwenden, wenn Sie das Steuercodefeld hier leer lassen. Sie können den Steuercode bei Bedarf aus der Werteliste auswählen.
Hinweis: Um Differenzen aufgrund von Rechnungen auszubuchen, die mit einer anderen Firma abgeglichen werden, müssen Sie die Differenzausbuchungsinformation für diese andere Firma ebenfalls festlegen.
Voraussetzungen
Zum Durchführen dieser Aktivität muss der Parameter für externe Zahlungen für die Zahlungsart vorhanden sein.
Systemauswirkungen
Als Ergebnis dieser Aktivität werden Zahlungsdifferenzen ausgebucht, indem Kundendifferenzposten verwendet werden. Dies geschieht, wenn die Differenz dem genauen Betrag entspricht oder innerhalb der Toleranzen ist, die in den Parametern für externe Zahlungen definiert sind. Eine Differenz, die automatisch aufgrund der Toleranzen, die für die Firma oder den Kunden definiert sind, bearbeitet wird, wird für die betreffende Rechnungsrate ohne Differenzposten direkt ausgebucht.
Die Zahlungsdifferenz wird anhand der Toleranzen in folgender Reihenfolge geprüft:
- Exakter Betrag, der in den Parametern für externe Zahlungen festgelegt ist.
- Toleranz für Unterzahlungen und/oder Überzahlungen, die in den Parametern für externe Zahlungen festgelegt ist.
- Toleranz für Unterzahlung und/oder Überzahlung, die unter „Firma“ und/oder „Kunde“ festgelegt ist, falls der allgemeine Auszifferungsparameter Differenzen beim Ausziffern Kunden/Firma-Toleranzen erlaubt ausgewählt ist.