In IFS Cloud werden die in den Buchungsregeln eingerichteten standardmäßigen Steuercodesätze bei der Berechnung der Mehrwertsteuer für Kundenaufträge verwendet. In den USA jedoch, wo viele verschiedene Steuercodes existieren und die Steuersätze sich häufig ändern, ist die Standardlösung nicht ausreichend. Der Anwender möchte die Kurse nicht jedes Mal manuell ändern, wenn sich die Steuerdaten geändert haben.
Avalara bietet eine Softwareanwendung namens Avatax an. Avatax verfolgt gültige Steuerdaten, z. B. Steuersätze, und führt Steuerberechnungen für die Märkte in den USA und Kanada durch. Die Lösung ist als Abonnementservice aufgebaut, bei dem die Steuerdaten regelmäßig aktualisiert werden.
IFS hat eine Integration für Avalara entwickelt, die es dem Anwender ermöglicht, sich bei Steuerberechnungen zum Abrufen von korrekten Steuerdaten auf Avalara zu verlassen, ohne dass Steuerdaten manuell aktualisiert werden müssen. Wenn eine Steuerberechnung z. B. für einen Kundenauftrag durchgeführt wird, verwendet IFS Cloud die Integration mit Avalara, um die korrekten Steuersätze zu ermitteln, damit Avalara die Steuerberechnungen durchführen kann. Die Integration wird in den folgenden vier Bereichen in IFS unterstützt:
Alle anderen Bereiche in IFS Cloud verwenden weiterhin die Kernfunktionen zur Berechnung von Steuern.
Das Gesamtkonzept der Integration für Avalara lautet: Wenn ein Steueraufruf in IFS initiiert wird, wird ein Aufruf an die Avalara Sales Tax-Software getätigt, um die korrekten Steuersätze auf Grundlage der Informationen zum Verkaufsangebot, Kundenauftrag, zur Materialrückgabe oder Kundenauftragsrechnung abzurufen. Zur Ermittlung des korrekten Steuersatzes werden die folgenden Hauptparameter verwendet:
Zusätzlich zu diesen Hauptparametern werden Informationen wie die Verkaufsartikelnummer, Preis und Menge ebenfalls an die Avalara Sales Tax-Software weitergeleitet, um sicherzustellen, dass die korrekten Steuersätze abgerufen werden. Basierend auf den Informationen, die an Avalara gesendet werden, sucht Avalara nach den korrekten Steuersätzen und Steuerbeträgen und gibt die Informationen an IFS Cloud zurück. Die Informationen werden dann in das Dialogfeld „Steuerpositionen“ hochgeladen.
Hinweis: Die Avalara-Integration kann nur für Umsatzsteuerberechnungen in den USA und Kanada verwendet werden.
Um die IFS-Integration für Avalara nutzen zu können, sind einige Basisdaten in Bezug auf die Steuercodes, den Firmendatensatz, die Kundenadressen und die Verkaufsartikel erforderlich.
Vier allgemeine Steuercodes dienen zur Darstellung der Steuersätze für Stadt, Staat, Bezirk und Distrikt, die aus der Avalara Sales Tax-Software abgerufen werden. Diese Steuercodes müssen zuerst unter Buchungsregeln/Steuer/Steuercodes hinzugefügt werden. Da die Steuercodes allgemein sind, sollte die Steuer (%) auf null gesetzt werden, und der Steuertyp sollte „Steuer“ lauten. Das Gültig bis-Datum für den Steuercode sollte auf ein Datum in der Zukunft gesetzt werden. Abgelaufene Steuercodes verhindern, dass das System die korrekten Steuersätze von Avalara abruft. Nachdem die vier Steuercodes im Formular „Steuercodes“ erstellt wurden, müssen die Steuercodes mit den allgemeinen Steuercodes auf der Registerkarte Firma/Steuerkontrolle/Externes Steuersystem verknüpft werden.
Die externe Steuerberechnungsmethode auf der Registerkarte Firma/Steuerkontrolle/Externes Steuersystem muss ausgewählt werden, um anzugeben, welche Steuersoftware von Drittanbietern zum Abrufen der entsprechenden Steuersätze verwendet werden soll. Wählen Sie die Option Avalara Sales Tax aus. Die Firmen-ID, die Sie in IFS verwenden, muss auch in der Avalara Sales Tax-Software erfasst sein.
Die Seite „Externe Steuersystemparameter“ befindet sich in Anwendungsgrundeinstellungen/Unternehmen/Steuer/Externe Steuersysteme und dient zum Definieren und Verwalten von Anmeldeinformationen für Avalara. Nachdem die Anmeldeinformationen gespeichert wurden, kann die Verknüpfung mit Avalara überprüft werden, indem der Befehl „Avalara-Verknüpfung prüfen“ ausgewählt wird.
Vor der Verwendung der Schnittstelle müssen zwei Avalara-spezifische Basisdatenwerte eingerichtet werden, nämlich Verwendungscode der Entität Avalara und Steuercodes/Avalara.
Verwendungscode der Entität dient dazu, Kunden in Steuerkategorien einzuteilen. Diese werden dann in der Avalara-Software verwendet, um spezifische Steuerregeln einzurichten. Sobald die Basisdaten hinzugefügt wurden, sollte der Verwendungscode der Entität mit dem Kunden in den Allgemeinen Informationen verknüpft werden. Dieser Wert wird dann an den Kundenauftrag vererbt, und es ist jederzeit möglich, ihn zu ändern, während die Kundenauftragsposition nicht den Status „Geliefert“, „Fakturiert/Geschlossen“ oder „Storniert“ aufweist.
Steuercode/Avalara dient dazu, Artikel in Steuerkategorien zu kategorisieren. Diese werden auch von Avalara verwendet, um Steuerregeln zu erstellen. Sobald die Basisdaten hinzugefügt wurden, sollte der Steuercode/Avalara mit der Registerkarte Verkaufsartikel auf der Registerkarte Externer Steuerparameter verknüpft werden.
Da die Adressdaten verwendet werden, um den korrekten Steuersatz in Avalara nachzuschlagen, müssen alle Adressen sowohl für die Firma als auch für den Kunden korrekt eingegeben werden. Sobald die Adresse gespeichert ist, kommuniziert die Schnittstelle mit der Avalara Sales Tax-Software, um festzustellen, ob die eingegebene Adresse als gültige Adresse betrachtet wird. Falls gültig, werden die Adressdaten in der Datenbank gespeichert. Wenn die eingegebene Adresse nicht als gültige Adresse betrachtet wird, wird ein Fehler angezeigt. Beim Eingeben oder Aktualisieren einer Kundenadresse wird die Standardfirma des Anwenders verwendet, der in Anwender pro Firma in Buchungsregeln eingerichtet ist.
Hinweis: „Jurisdiction Code“ wird in der Avalara-Integration nicht verwendet. Dies wird lediglich für Vertex verwendet.
Die Steuerberechnung wird während verschiedener Ereignisse in den Abläufen Verkaufsangebot, Kundenauftrag, Kundenauftragsrechnung und Materialrückgabe eingeleitet. Bei der Initialisierung verwendet das System den Wert der externen Steuerberechnungsmethode für den Firmendatensatz, um zu bestimmen, woher die Steuercodes und Steuersätze abgerufen werden sollen.
Voraussetzung für die Kommunikation von IFS Cloud mit Avalara ist, dass die Steuerpflicht für die Kundenadresse auf „Steuer“ gesetzt ist und der Verkaufsartikel steuerpflichtig ist. IFS Cloud kommuniziert nicht mit Avalara, wenn die Steuerpflicht für die Kundenadresse auf „Befreit“ gesetzt ist oder wenn der Verkaufsartikel nicht steuerpflichtig ist. Wenn die Steuerpflicht auf „Befreit“ gesetzt wird oder wenn der Verkaufsartikel nicht steuerpflichtig ist, ist das Dialogfeld „Steuerpositionen“ leer.
Es gibt eine Möglichkeit, neue Steueraufforderungen an Avalara zu unterdrücken, wenn neue Artikel/Zusatzkostenpositionen für einen Kundenauftrag oder ein Verkaufsangebot eingegeben werden. Dies kann von Vorteil sein, wenn mit großen Aufträgen gearbeitet oder große Aufträge vom Server erstellt werden. Damit dies funktioniert, darf die Option Automatisches Abrufen von Steuerinformationen bei Artikel/ZuKo-Position-Eingabe in Firma/Steuerkontrolle/Externes Steuersystem nicht ausgewählt sein. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, muss Steuerdaten bei Freigabe des Kundenauftrags aktualisieren ausgewählt werden. Wenn der automatische Steuerabruf bei der Eingabe von Artikel-/Zusatzkostenpositionen unterdrückt wird, kann der Anwender stattdessen den Befehl „Externe Steuer abrufen“ im Kopf „Verkaufsangebot/Kundenauftrag“ verwenden, um bei Ausführung dieses Prozesses Steuerdaten von Avalara bei Bedarf abzurufen.
Für das Verkaufsangebot wird eine neue Steuerberechnung eingeleitet, die dazu führt, dass eine neue Steueranforderung unter folgenden Umständen an Avalara gesendet wird:
Das Dialogfeld „Angebotsposition – Steuerpositionen“ wird mit den von Avalara empfangenen Daten aktualisiert.
Für den Kundenauftrag wird eine neue Steuerberechnung eingeleitet, die dazu führt, dass neue Steueranforderungen unter folgenden Umständen an Avalara gesendet werden:
Das Dialogfeld „Kundenauftragsposition – Steuerpositionen“ wird mit den von Avalara empfangenen Daten aktualisiert. Es besteht die Möglichkeit, bei der Freigabe des Auftrags keine Steueranforderungen zu senden. Dann muss die Option Steuerdaten bei Freigabe des Kundenauftrags aktualisieren auf der Registerkarte Firma/Steuerkontrolle/Externes Steuersystem nicht ausgewählt werden.
Für die Kundenauftragsrechnung wird eine neue Steuerberechnung eingeleitet, die dazu führt, dass eine neue Steueranforderung unter folgenden Umständen an Avalara gesendet wird:
Die endgültige Steuerberechnung ist wird zum Zeitpunkt des Drucks der Kundenrechnung initiiert, und nach Erhalt der Antwort von Avalara werden die Rechnungspositionssteuern gemäß den Daten in der JSON-Datei aktualisiert, bevor die Rechnung tatsächlich gedruckt wird. Im Rahmen der endgültigen Steuerberechnungsanforderung werden die Rechnungspositionen auch in die Tax Registry in Avalara geschrieben.
Materialrückgabegenehmigungen können entweder manuell oder automatisch aus den Kundenauftragspositionen erstellt werden.
Bei manueller Erstellung wird die Sales Tax-Berechnung initiiert, wenn eine neue Materialrückgabeposition oder Materialrückgabe-Zusatzkostenposition zu der Materialrückgabe hinzugefügt wird (und wenn keine Referenz auf den Kundenauftrag oder die Rechnung vorhanden ist und der Preis größer ist als null). Neue Steuerberechnungsanforderungen werden an Avalara gesendet. Nach Erhalt der Antwortdatei (en) wird das Dialogfeld „Mat.rückgabepos./Steuerpos.“ oder das Dialogfeld „Materialrückgabe (RMA)/Zusatzkosten Steuerpos.“ gemäß den in der Antwortdatei empfangenen Daten aktualisiert.
Bei automatischer Erstellung kopiert das System die Steuerpositionen aus den Kundenauftragspositionen und/oder den Zusatzkostenpositionen des Kundenauftrags und fügt diese Informationen dem Bildschirm „Mat.rückgabepos./Steuerpos.“ oder dem Dialogfeld „Materialrückgabe (RMA)/Zusatzkosten Steuerpos.“ hinzu.
Es wird eine neue Steuerberechnung eingeleitet, die dazu führt, dass neue Steueranforderungen unter folgenden Umständen an Avalara gesendet werden:
Für die Kommunikation mit Avalara sollten in IFS Connect/Routing-Adressen vier Routing-Adressen hinzugefügt werden: Diese umfassen:
In der technischen Dokumentation zu Avalara Sales Tax-Installationen finden Sie eine ausführliche Erklärung, wie Sie die oben genannten Routing-Adressen einrichten.