Dokumentdaten für Lieferkette

Allgemeine Informationen

Dokumentdaten für die Lieferkette bestehen im Wesentlichen aus den Basisdaten der Dokumente. Die Funktion bietet eine Methode zum Gruppieren von Dokumenten und zum Verknüpfen bestimmter Textbausteine mit Dokumenten. Die mit den Dokumenten verknüpften Textbausteine werden auf den Dokumenten gedruckt. Sie können die Gültigkeitszeiträume verschiedener Textbausteine für ein bestimmtes Dokument angeben. Dies ermöglicht das Drucken eines bestimmten Textbausteins während einer bestimmten Zeitspanne. Diese Funktion ist nur auf der Seite Dokumententextverwaltung verfügbar und sollte von autorisiertem Personal, beispielsweise einem Systemadministrator oder einer ähnlich qualifizierten Person, durchgeführt werden.

Zweck und Verwendungsbereich

Mithilfe der Dokumentdaten für die Lieferkette können Sie Folgendes erreichen:

Sie können methodisch Dokumente kategorisieren, indem die Ausgabetypen definiert und verknüpft werden.
Durch das Eingeben von Textbausteinen für Dokumente und das Verknüpfen von Dokumenten mit den Textbausteinen können Sie problemlos eine vordefinierte Bibliothek von häufig verwendeten Standardtextbausteinen (in verschiedenen Sprachen) verwalten, die in einem bestimmten Zeitraum auf bestimmte Dokumente gedruckt werden sollen.
Bestimmte Textbausteine können auf ausgewählten Dokumenten in einem bestimmten Zeitraum gedruckt werden. So wird sichergestellt, dass eine bestimmte Nachricht an die Kunden gesendet wird, die die Dokumente erhalten.

Schlüsselelemente

Ausgabetypen, Textbausteine und Dokumente sind dabei die Schlüsselelemente. Dokumente werden mithilfe von Ausgabetypen gruppiert. Dokumente, die gruppiert und gedruckt werden, sind Dokumente, die nur in IFS Supply Chain verwendet werden. Ausgabetypen kategorisieren die Dokumente in separate Bereiche wie Einkauf und Kundenaufträge. Um Textbausteine auf die Dokumente zu drucken, muss zuerst der Textbaustein eingegeben und dann mit dem Dokument verknüpft werden.

Dokumente: Dokumente werden vom System definiert. Es können keine neuen Dokumente erfasst werden. Textbausteine können an Dokumente angefügt werden, um sie zu drucken und die Dokumente zusammen unter einem Ausgabetyp zu gruppieren. Beispiele für vordefinierte Dokumente sind: Kundenauftragsbestätigung, Bestellung, interne Packnotiz und Inventurzählliste.
Ausgabetypen: Ausgabetypen dienen zum methodischen Gruppieren von Dokumenten. Es ist ein Sammelbegriff für alle Dokumente, die darin enthalten sind. Verkaufsdokumentation ist ein Beispiel für einen Ausgabetyp. Dieser umfasst viele andere Dokumente wie Kundenauftragsbestätigung, Entnahmeliste für den Kundenauftrag usw.
Textbausteine: Ein Textbaustein ist ein Gruß oder eine Nachricht, die auf verschiedene Dokumente gedruckt werden kann. Textbausteine werden auf internen Dokumenten auf der ersten Dokumentseite gedruckt. Auf externen Dokumenten werden Textbausteine auf einer Seite unten gedruckt.

Jedes Schlüsselelement wird in den folgenden Abschnitten ausführlich beschrieben.

Hauptprozess

Definieren und Verknüpfen von Ausgabetypen

Der Zweck beim Definieren und Verknüpfen eines Ausgabetyps besteht darin, vorhandene Dokumente in einem vordefinierten Ausgabetyp zu gruppieren oder neue Ausgabetypen hinzuzufügen und vorhandene Dokumente zu kategorisieren. Beim Definieren eines neuen Ausgabetyps wird Text, der für einen bestimmten Ausgabetyp erfasst wird, auf allen Dokumenten gedruckt, die unter dem jeweiligen Ausgabetyp gruppiert sind. Die vordefinierten Dokumente können mit unterschiedlichen Ausgabetypen kombiniert werden.

Beispiele für Ausgabetypen und unter ihnen gruppierte Dokumente:

Ausgabetypen	Ausgabetypbeschreibungen	Dokumente	Bezeichnung
20	Verkaufsdokumentation	1	Kundenauftragsbestätigung
		2	Kundenauftrag - Entnahmeliste
		3	Lieferschein für Kundenauftrag
43	Einkaufsdokumentation	45	Bestellungserinnerung
		46	Liefermahnung
		6	Bestellung
50	Qualitätssicherung	59	Prüfanweisungen

Erfassen von Textbausteinen für Dokumente

Ein vordefinierter Satz gebräuchlicher Textbausteine kann im System in vielen verschiedenen Sprachen erfasst werden. Ein vordefinierter Textbaustein kann ein Gruß oder eine Nachricht mit bis zu 2000 Zeichen sein, die auf angegebenen Dokumenten gedruckt werden können. Der Sprachcode, mit dem der Textbaustein verknüpft ist, bestimmt die Sprache, in der er angezeigt und gedruckt wird. Sie können einen bestimmten Textbaustein für jede in IFS Cloud installierte Sprache eingeben und darstellen.

Beispiel:

Textbaustein	Bezeichnung	Sprache	Text
1200	Dezembergruß	En	Happy Holidays
		De	Fröhliche Weihnachten!
		Es	Feliz Navidad!
		Fr	Joyeux Noel!

Hinweis: Um denselben Textbaustein in verschiedenen Sprachen abzurufen, müssen ISO-Sprachen im System installiert sein.

Verknüpfen von Dokumenten mit Textbausteinen

Ein Dokument kann mit einem vordefinierten Textbaustein für einen bestimmten Zeitraum verknüpft werden. Anschließend können die verknüpften Dokumente im angegebenen Zeitraum automatisch mit dem definierten Textbaustein gedruckt werden.

Um ein Dokument mit einem Textbaustein zu verknüpfen, müssen folgende Bedingungen erfüllt werden:

Die Dokumente müssen im System vordefiniert sein.
Die Ausgabetypen müssen definiert sein.
Die Dokumente müssen mit den entsprechenden Ausgabetypen verknüpft sein.
Die Textbausteine müssen erstellt sein.

Der Textbaustein mit der Textbaustein-ID 1200 beispielsweise kann mit dem Dokument Kundenauftragsbestätigung verknüpft werden. Der Gültigkeitszeitraum kann vom 15.12.2005 bis 30.12.2005 mit dem Gruß "Fröhliche Weihnachten" festgelegt werden.