Der Prozess Kundenzahlung ermöglicht die Erfassung von Kundenzahlungen über verschiedene Zahlungsinstitute im Rahmen der Zahlung Allgemein. Es ist möglich, zusammen mit den Zahlungen einen Ausgleich einzugeben. Dabei können Rechnungen mit Gutschriften, Rechnungen mit Akontozahlungen oder Rechnungen mit Anzahlungen verrechnet werden. Bei der Speicherung einer Zahlung wird in der Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln automatisch ein Beleg erstellt. Der Beleg gehört zur Beleggruppe N und enthält Buchungen für Kundenforderungen, Finanztransaktionen, Bankgebühren und Kursdifferenzen.
Es können im System firmenübergreifende Kundenzahlungen eingegeben und Abzüge verwendet werden. Diese Funktion bezieht sich auf Zahlungen, bei denen Kundenrechnungen in mehreren Einzelfirmen erstellt und gespeichert werden, die Kundenrechnungen aber lediglich bei einer Firma eingehen und erfasst werden. Dies hat den Vorteil, dass eine Gruppe von Firmen eine zentralisierte Finanzanwendung nutzen kann.
Es gibt einen Arbeitsgang Postenauswahl in Zahlung Allgemein und Kundenausgleichsvorschlag. Mit dieser Funktion können mehrere Rechnungen und/oder Anzahlungen gleichzeitig ausgewählt werden
Wenn eine Zahlung mit einer Rechnung ausgeziffert wird, wird der Steuerbetrag in der Rechnung zu den Kontierschemen gebucht, die für die folgenden Buchungstypen definiert wurden:
Wenn eine Zahlung mit einer Anzahlungsanforderung eingegeben und ausgeziffert wird, wären die Buchungen anders. Der in der Anzahlungsanforderung enthaltene Steuerbetrag wird an die Kontierschemen gebucht, die für die folgenden Buchungstypen definiert wurden:
Der mit der automatisch erstellten Vorauszahlung verbundene Steuerbetrag wird an die Kontierschemen gebucht, die für die folgenden Buchungstypen definiert wurden:
Darüber hinaus steht eine Funktion zur Eingabe der Vorkontierung für neue Akontozahlungen zur Verfügung. Für alle vom Konto unabhängigen Buchungselemente, d. h. für alle freien Buchungselemente B-J, kann eine Vorkontierung definiert werden. Die Vorkontierung wirkt sich auf Kundenforderungen aus, wenn dieser Buchungstyp für die Vorkontierung offen ist. Eine Vorkontierung wirkt sich auch auf den Ausgleich von Kursdifferenzen aus, wenn diese Buchungstypen für die Vorkontierung offen sind.
Beim Steuertyp ?Zahlung? ist es möglich, den richtigen Steuerwährungskurs anzuwenden. Aus dieser Anpassung ergibt sich ein Kursgewinn oder -verlust, für den die Buchungstypen PP62 oder PP61 verwendet werden.
Bankgebühren können in der Zahlungs- und der Buchwährung eingegeben werden, wenn die beiden Währungen nicht identisch sind. In Buchungssteuerung kann angegeben werden, wie die Bankgebühren der Firma gebucht werden sollen. Bei unterschiedlichen Zahlungs- und Buchwährungen wird dieselbe Buchungsregel für die Bankgebühr in beiden Währungen verwendet.
Die Funktionalität der Zahlung Allgemein wird durch die Unterstützung der Aufteilung der Aufgaben verbessert. Dies wird durch die Steuerung der Transaktionsarten pro Anwendergruppe unterstützt. Wenn Transaktionstypen ?Zahlung Allgemein? auf der Grundlage von Finanzmittelkonto und Anwendergruppe ausgewählt werden sollen, kann in diesem Fenster eine neue Anwendergruppe hinzugefügt werden.
Allgemeine Informationen ? Zahlungsfunktionen: Das System bietet Funktionen, die verschiedene Zahlungstypen unterstützen. Jede Funktion ist mit einem Zahlungstyp verknüpft. Bei allen diesen Funktionen werden im System Zahlungen generiert, D. h. im System werden ausgeglichene und zurückgesetzte Zahlungen wie gewöhnliche Zahlungen behandelt.
Eine Zahlung umfasst folgende drei Elemente: Zahlungstransaktion, Finanztransaktion und Beleg.
Zahlungstransaktionen geben an, welche Positionen bezahlt, ausgeglichen oder zurückgesetzt wurden. Bei diesen Positionen kann es sich um Rechnungen, Akontozahlungen, Anzahlungen oder geparkte Zahlungen handeln.
Schließt die Zahlung einen Cash Flow an ein Geldinstitut ein, wird auch eine Finanztransaktion generiert. Mit Hilfe spezieller Suchfunktionen für Finanztransaktionen kann ein Cash Flow in den Finanzkonten einer Firma verfolgt werden.
Bei jeder Zahlung wird ein Beleg generiert. Der Beleg enthält alle Buchungen für die Zahlung. Bei Stornierung einer Zahlung wird ein Korrekturbeleg erstellt.
Allgemeine Informationen - Zahlungen kennzeichnen: Jede Zahlung im System erhält eine eindeutige ID, die aus der Zahlungsserie-ID und einer Nummer aus der Serie besteht. Verschiedene Zahlungstypen können mit verschiedenen Serien verknüpft werden. Auf diese Weise können Zahlungen desselben Typs zusammengefasst werden. Es muss mindestens eine Serie für Kundenzahlungen und eine für Lieferantenzahlungen geben.
Für die Kennzeichnung von Akontozahlungen wird eine eigene Serie verwendet.
Darüber hinaus erhält jede Zahlung eine eindeutige ID und ein Datum, die beide allen Rechnungen zugewiesen werden, die mit der Zahlung ausgeziffert werden. Die Rechnungen und ihre zugehörigen Zahlungen werden in entsprechenden Abfragen und Berichten zusammen mit ihrer Auszifferungs-ID aufgeführt. So kann einfach ermittelt werden, welche Zahlungen zu welchen Rechnungen gehören.
Allgemeine Informationen - Akontozahlungen, Anzahlungen und geparkte Zahlungen: Ein Zahlungseingang kann auf einem oder mehreren Konten verbucht werden. Bei Speicherung der Zahlung erhält jede Zahlung auf einem anderen Konto eine neue ID (siehe oben). Akontozahlungen und Anzahlungen erhalten erst eine Auszifferungs-ID, wenn sie mit einer Rechnung ausgeziffert sind. Geparkte Zahlungen erhalten keine Auszifferungs-ID, da sie mit keinem Kunden verbunden sind.
Eine geparkte Zahlung ist eine spezielle Form der Akontozahlung oder Anzahlung, die ohne Verknüpfung mit einem Kunden oder Lieferanten eingegeben wird. Eine Akontozahlung oder eine Anzahlung ist eine Zahlung mit einer Verknüpfung mit einem Lieferanten oder Kunden, aber ohne Verknüpfung mit einer Rechnung. Eine geparkte Zahlung wird erstellt, wenn Sie den Befehl ?Auszifferung zurücknehmen? in einer Zahlung Allgemein verwenden.
Kundenzahlungen können teilweise geparkt werden, wenn die Eingabe unterbrochen, die Zahlung jedoch gespeichert werden soll. Kundenzahlungen können ebenfalls teilweise geparkt werden, wenn die Herkunft der Zahlung nicht ermittelt werden kann, der Kunde oder die Kundenrechnung also zum Beispiel unbekannt ist. Anhand einer teilweise beglichenen Rechnung kann ein Differenzposten (IP21) erstellt werden; anschließend kann eine Differenzmitteilung an den Kunden geschickt werden.
Wenn der Befehl ?Auszifferung zurücknehmen? verwendet wird, wird kein Finanztransaktionsdatensatz erstellt. Der stornierte Gesamtbetrag wird als geparkte Zahlung definiert und kann mit einzelnen Posten, Rechnungen oder späteren Akontozahlungen verrechnet werden. Eine geparkte Zahlung ist eine Zahlung, die noch nicht vollständig abgeschlossen ist. Sie wird jedoch wie Kundenforderungen und Lieferantenverbindlichkeiten im System verbucht. Es empfiehlt sich, ein spezielles Sammelkonto für geparkte Zahlungen zu verwenden.
Allgemeine Informationen ? Zurücksetzen von Zahlungen: Zahlungen durch Zahlung Allgemein können ganz oder teilweise storniert werden. Bei der Stornierung wird die Zahlung zurückgesetzt, und die Buchungen und Anzahlungen erhalten den Status ?Unbezahlt?. Der Status kann entweder für die gesamte Zahlung oder nur für bestimmte Rechnungen oder Akontozahlungen auf "Unbezahlt" gesetzt werden. Eine vollständige Stornierung der Zahlung Allgemein führt zu einer vollständigen Rückabwicklung der Zahlung, einschließlich der Bargeldtransaktion. Zudem werden alle Differenzposten storniert, die für die Zahlung erstellt wurden. Die Auszifferungs-ID wird für die spezifische Zahlung und zugehörige Rechnungen entfernt. Eine Teilstornierung kann durch die Stornierung der Auszifferung in der Zahlung Allgemein erfolgen. Dadurch wird nur die Zahlung bestimmter Rechnungen rückgängig gemacht, und für die stornierte Finanztransaktion wird eine neue geparkte Zahlung generiert. In diesem Fall wird die Auszifferungs-ID zurückgesetzt.
Es ist auch möglich, die Zahlungstypen "An uneinbringliche Forderung übertragen" und "Abgrenzung für uneinbringliche Forderungen" zurückzusetzen. Für diese Zahlungstypen ist nur eine vollständige Zurücksetzung verfügbar. Ein standardmäßiger Rücksetzbeleg wird mit normalen Buchungen oder mit Korrekturbuchungen erstellt. Dies hängt davon ab, welcher Parameter auf der Seite Firma auf der Registerkarte Buchungsregeln im Feld Buchungsmethode stornieren/zurücksetzen eingegeben wird. Dieses Zurücksetzen erfolgt ohne Buchungssteuerung. Es handelt sich lediglich um eine Umkehrung der vorhandenen Buchung. Der Postenstatus für Rechnungen/Differenzposten, die beim Zurücksetzen von einer Übertragung zu uneinbringlichen Forderungen enthalten sind, wird zu Normal geändert, während der OP Status für Rechnungen/Differenzposten, die beim Zurücksetzen von einer Abgrenzung für uneinbringliche Forderungen enthalten sind, zurück zu "Uneinbringliche Forderung" geändert wird.
Stellen Sie vor der Eingabe von Kundenzahlungsdaten sicher, dass die Basisdatenanforderungen (BDA) laut Anweisung im Prozess ?Basisdaten für das Rechnungswesen eingeben? des Hauptprozesses ?Basisdaten für Zahlung Allgemein eingeben? eingegeben wurden.